Benchmarking adalah proses untuk terus meningkatkan bisnis atau organisasi dengan mengevaluasi ruang lingkup untuk perbaikan, membandingkan posisi saat ini dengan posisi sebelumnya atau dengan praktik bisnis pesaing yang relevan, sehingga menetapkan standar yang akan dicapai.

Misalnya,  rantai layanan pengiriman makanan menghadapi masalah keterlambatan pengiriman karena keluhan pelanggan dan ketidakpuasan terhadap layanan tersebut.

Perusahaan menyiapkan tim untuk melakukan proses benchmarking untuk tujuan ini. Tim mengamati dan meneliti strategi salah satu pesaingnya yang menguasai pasar. Ditemukan bahwa merek pesaing telah memasang pelacak GPS di sepeda pengiriman.

Dengan demikian, ia dapat dengan mudah melacak posisi pengirimnya dan memantau waktu dan efisiensinya.

Perusahaan mengikuti strategi yang sama dan mampu mendapatkan kembali kepercayaan pelanggan atas merek dan meningkatkan tingkat kepuasan dari layanannya.

Jenis Benchmarking

Benchmarking merupakan kegiatan yang strategis. Ini membutuhkan banyak penelitian dan analisis. Untuk membuatnya efisien, perusahaan harus jelas tentang jenis strategi terkait yang harus disesuaikan untuk menangani area masalah tertentu. Ini dibagi menjadi dua kategori berikut yang masing-masing memiliki beberapa strategi:

Benchmarking Internal

Benchmarking internal mengacu pada perbandingan kinerja organisasi secara internal. Baik dengan kinerja sebelumnya atau dengan para pesaingnya, yaitu perusahaan-perusahaan yang tergabung dalam industri yang sama. Di sini, informasi biasanya dikumpulkan dan diedarkan di dalam organisasi itu sendiri.

Berikut adalah berbagai strategi yang termasuk dalam kategori ini:

§  SWOT : Dalam strategi benchmarking ini, kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman perusahaan didaftar dan dianalisa oleh manajemen.

§  Benchmarking Praktik Terbaik : Manajemen sendiri mempelajari dan mengidentifikasi strategi dan praktik perusahaan lain yang merupakan pemimpin pasar, untuk merencanakan tindakan yang diinginkan.

§  Metrik Kinerja : Strategi ini didasarkan pada metrik statistik yang diperoleh melalui analisis preferensi klien dan perbandingan yang dibuat dengan pesaing. Perusahaan dapat menemukan celah dalam kinerjanya dan mengatasinya.

§  Financial Benchmarking : Manajemen melakukan studi perbandingan prakiraan keuangan dengan hasil aktual atau laporan keuangan untuk mengetahui area kekurangan dan mengambil tindakan korektif.

§  Pembandingan Fungsional : Perusahaan membandingkan kinerja dan produknya dengan industri terkait lainnya untuk meningkatkan fungsionalitasnya secara inovatif.

Benchmarking Eksternal

Dalam benchmarking eksternal, perusahaan membandingkan kinerja mereka dengan para pesaingnya di industri atau di seluruh dunia. Biasanya, dengan data yang dikumpulkan melalui asosiasi atau pihak ketiga.

§  Collaborative Benchmarking : Untuk meningkatkan standar kinerja, perusahaan-perusahaan yang tergabung dalam industri tertentu bekerja sama dengan asosiasi industri. Asosiasi-asosiasi ini menyediakan data benchmarking tentang praktik terbaik dan analisis komparatif dari semua perusahaan, untuk memfasilitasi peningkatan perusahaan yang berkinerja buruk.

§  Pembandingan Proses : Dalam pembandingan proses, perusahaan menganalisis metode, tugas, teknik produksi pesaing, sarana distribusi, dll. Perusahaan juga mempelajari mekanisme standar untuk melakukan fungsi tertentu, untuk memodifikasi cara yang sesuai.

§  Product Benchmarking : Strategi ini berfokus pada analisis mendalam terhadap produk pesaing untuk mengetahui fitur dan komposisinya. Perusahaan menggunakan strategi ini untuk meningkatkan dan mendesain ulang produknya.

§  Benchmarking Perusahaan : Perusahaan membandingkan berbagai departemennya seperti keuangan, produksi, distribusi, pemasaran , sumber daya manusia, dll. dengan pesaingnya untuk meningkatkan efisiensi setiap divisi.

§  Benchmarking Strategis : Strategi ini biasanya diadopsi ketika perusahaan berencana untuk menerapkan kebijakan atau ide baru atau memodifikasi yang sudah ada. Tim membandingkan pendekatan perusahaan dengan pendekatan perusahaan sukses lainnya di industri sebelum mempraktikkannya.

§  Global Benchmarking : Mirip dengan benchmarking strategis, satu-satunya perbedaan adalah bahwa di sini perusahaan membandingkan strateginya dengan strategi cabang lain atau berbagai pesaing yang tersebar di seluruh dunia, untuk mengambil tindakan korektif.

Proses Benchmarking 

Benchmarking bukanlah solusi langsung untuk suatu masalah. Sebaliknya, ini adalah perawatan langkah demi langkah dari area masalah. Langkah-langkah ini dijelaskan secara rinci di bawah ini:

1.      Perencanaan : Tahap perencanaan menentukan kebutuhan benchmarking dan area yang membutuhkannya. Para pesaing dan sarana untuk mengumpulkan data yang relevan juga diputuskan pada tahap ini.

2.      Analisis : Perusahaan kemudian menganalisis data yang dikumpulkan untuk mengetahui kekuatan pesaing, membuat daftar kelemahannya dan cara perbaikannya.

3.      Integrasi : Pada fase ini, analisis dilaporkan ke manajemen puncak, dan setelah persetujuan mereka, rencana tindakan yang diinginkan dengan strategi yang terdefinisi dengan baik, dikembangkan.

4.      Tindakan : Sekarang, manajemen memiliki rencana yang bisa diterapkan; pada tahap ini, karyawan melaksanakan rencana benchmarking.

5.      Kedewasaan : Tahap terakhir adalah kedewasaan; pada fase inilah hasil penggunaan benchmarking untuk meningkatkan operasi bisnis dapat diamati. Penerapan benchmarking yang berhasil akan mengarah pada pencapaian kepemimpinan pasar.

Keuntungan dari Benchmarking 

Benchmarking sangat penting bagi organisasi untuk mempertahankan persaingan tingkat tinggi dan untuk memenuhi kebutuhan dan kebutuhan pelanggan.

§  Meningkatkan Metodologi Pembelajaran : Benchmarking membuka jalan untuk menghasilkan ide dan berbagi praktik bisnis yang telah terbukti yang dapat dilihat sebagai pengalaman belajar bagi perusahaan.

§  Memulai Peningkatan Teknologi : Melalui strategi ini, perusahaan mengetahui tentang teknologi dan teknik baru yang telah diadopsi oleh para pemimpin pasar. Oleh karena itu, perusahaan dapat merencanakan peningkatan teknologinya untuk mempertahankan persaingan.

§  Meningkatkan Standar Perusahaan : Perusahaan menganalisis dan mempelajari standar pesaing. Hal ini memudahkan perusahaan untuk meningkatkan standar produksi dan produk yang sesuai.

§  Meningkatkan Kualitas Kerja : Ini mengarah pada pertumbuhan organisasi karena meningkatkan kualitas keseluruhan output dan mengurangi kemungkinan kesalahan karena standarisasi operasi bisnis.

§  Mengatasi Persaingan : Mengetahui tentang bisnis pesaing dan strategi mereka, membantu perusahaan untuk merancang strateginya secara efisien. Ini juga memfasilitasi perusahaan untuk diperbarui dengan perkembangan dan teknologi terkini, sehingga mengalahkan persaingan pasar.

§  Meningkatkan Efisiensi : Efisiensi keseluruhan karyawan meningkat dengan praktik ini karena standarisasi kerja memotivasi mereka untuk bekerja lebih baik tanpa membuat banyak kesalahan.

§  Meningkatkan Kepuasan Pelanggan : Melalui benchmarking, perusahaan mengumpulkan data yang cukup tentang kebutuhan dan keinginan pelanggan melalui umpan balik pelanggan. Informasi ini membantu perusahaan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dan tingkat kepuasan.

§  Help Overcome Weaknesses : Strategi-strategi ini membantu perusahaan dalam mencari tahu kekurangannya dan mengatasinya untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.

Kekurangan Benchmarking

Seperti yang sudah kita ketahui bahwa benchmarking membutuhkan banyak keahlian dan kumpulan data yang banyak. Oleh karena itu, menjadi sulit bagi beberapa organisasi untuk menjalankan strateginya dengan cara yang diinginkan.

§  Kurangnya Informasi : Terkadang, perusahaan tidak dapat mengumpulkan informasi yang memadai untuk benchmarking. Ini mengarah pada perbandingan yang tidak tepat atau tidak memadai antara kinerja perusahaan dengan pesaingnya.

§  Meningkatkan Ketergantungan : Perusahaan cenderung bergantung pada strategi perusahaan lain untuk menjadi sukses. Dalam proses mengikuti pemimpin pasar ini, mereka mengorbankan individualitas dan keunikan mereka dan mulai mengikuti jalan yang ditunjukkan oleh orang lain.

§  Kurangnya Pemahaman : Kadang-kadang, perusahaan mengadopsi benchmarking demi melakukannya, daripada mencari tahu kebutuhannya. Ia gagal memahami kelemahannya sambil mengawasi fungsi para pesaingnya.

§  Menyalin Lainnya : Beberapa organisasi tidak memahami tujuan sebenarnya dari strategi ini dan mulai meniru pesaing mereka dalam setiap aspek. Ini bahkan dapat menyebabkan kejatuhan bisnis.

§  Perbandingan yang Tidak Benar : Ini menuntut perbandingan antara dua atau lebih perusahaan yang tergabung dalam industri yang sama dan bersaing satu sama lain. Namun terkadang, perusahaan membuat perbandingan yang tidak relevan sehingga menghasilkan tolok ukur yang buruk.

§  Costly Affair : Ini membutuhkan tim personel berpengalaman yang memiliki keterampilan analitis dan keahlian yang sangat baik di bidangnya. Sehingga menambah beban administrasi perusahaan. Bahkan implementasi perubahan terkadang melibatkan belanja modal.

Lingkup Benchmarking

Benchmarking sangat penting untuk meningkatkan fungsi keseluruhan organisasi. Itu perlu untuk setiap departemen. menyediakan manajemen rantai pasokan yang tepat dengan memfasilitasi organisasi untuk memilih saluran distribusi yang terdefinisi dengan baik, membuat aliran barang dan jasa nyaman bagi konsumen serta pemasok.

Seperti Amazon.in yang terus menerima umpan balik konsumen sebagai praktik di bawah strategi ini, ia telah muncul sebagai merek terkemuka selama bertahun-tahun, yang dikenal dengan layanan pelanggannya.

Tata Consultancy Services adalah salah satu perusahaan mapan yang menetapkan standar bagi karyawannya. Ini terus bekerja untuk meningkatkan efisiensi dan keterampilan mereka sebagai praktik manajemen sumber daya manusia yang efektif.

Ini adalah praktik terbaik dalam hal manajemen operasi. Manajer memilih strategi proses untuk meningkatkan kinerja tugas atau operasi bisnis seperti produksi, distribusi, periklanan, dll.

Untuk menerapkan rencana baru, yang mungkin memiliki dampak besar pada bisnis, yang dikenal sebagai perusahaan manajemen strategis menetapkan tolok ukur, melalui Benchmarking dengan strategi sukses perusahaan lain.

Hal ini digunakan untuk pemanfaatan sumber daya perusahaan secara tepat, termasuk pemanfaatan kapasitas pabrik secara optimal. Benchmarking produk terus berfokus pada peningkatan kualitas produk dan penambahan fitur baru pada produk yang sudah ada.