Jika Anda, sebagai seorang pengusaha, ingin menjalankan perusahaan Anda dengan sukses, pastikan bahwa tagihan untuk layanan yang Anda berikan selalu dibayar tepat waktu. Anda juga harus mengawasi proses penagihan dan dunning Anda selama ini.

Ketika Anda menjual barang atau menawarkan jasa, Anda memberikan pinjaman kepada pembeli, sedangkan di toko fisik Anda langsung membayar barang saat Anda membelinya. Tetapi jika Anda memberikan kredit, Anda harus menunggu pembayaran dan mungkin menagih tagihannya.

Dengan cara berikut ini Anda dapat menghindari perusahaan Anda bermasalah karena piutang tak tertagih. 

Gunakan perangkat lunak untuk membuat faktur Anda

Anda dapat menerbitkan dan mengirim faktur hanya dengan beberapa klik, asalkan Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi modern Selain itu, Anda akan diberi tahu kapan waktunya untuk menagih faktur Anda (yaitu, ketika batas waktu pembayaran telah kedaluwarsa). Di sisi lain, pelacakan faktur jauh lebih sulit jika Anda membuat faktur dengan tangan atau dengan pengolah kata. Bahkan menyimpan daftar tagihan terutang yang terpisah akan memperlambat Anda. Karena Anda memiliki lebih sedikit waktu untuk apa yang Anda nikmati dan apa yang memajukan perusahaan Anda: memenangkan pelanggan dan menyenangkan mereka dengan produk dan layanan Anda.

Tawarkan diskon untuk pembayaran lebih awal

Jangan ragu untuk mencoba trik kecil berikut: Jelaskan kepada pelanggan Anda bahwa mereka akan menerima diskon jumlah faktur jika mereka membayar dalam beberapa hari. Ini mendukung pembayaran cepat.

Anda memiliki dua opsi untuk membiayai diskon:

1. Anda menerima pengurangan penjualan dalam jumlah diskon untuk menghemat waktu pada pelacakan pembayaran apa pun.

2. Anda menambahkan nilai diskon ke harga reguler, dengan asumsi bahwa diskon hampir selalu diklaim.

Dengan pendekatan ini Anda mengoptimalkan arus kas Anda dan mengurangi percakapan yang tidak menyenangkan tentang tagihan yang belum dibayar atau bahkan pengingat.

Gunakan debit langsung

Jika pelanggan menggunakan layanan Anda secara teratur, Anda dapat meminta mereka untuk berpartisipasi dalam debit langsung. Namun, debit langsung tidak hanya terbatas pada transaksi pembayaran biasa. Anda juga dapat menggunakannya untuk pembayaran tidak teratur atau sekali bayar.

Banyak orang terbuka untuk debit langsung. Mereka menggunakan PayPal untuk pembelian mereka dan jumlahnya otomatis didebit dari akun mereka.

Kirim ringkasan akun mingguan

Kirimkan laporan mingguan pelanggan Anda yang merinci jumlah yang harus dibayar. Fungsi ini mungkin sudah tersedia di perangkat lunak akuntansi Anda. Dengan ikhtisar ini, jumlah faktur terutang selalu terlihat oleh pelanggan Anda dan kecil kemungkinannya untuk dilupakan. Kami menyarankan Anda juga menjelaskan dalam persyaratan kontrak Anda bahwa ini adalah praktik umum yang berlaku untuk semua pelanggan.

Buat faktur Anda jelas

Faktur tidak boleh lebih panjang dari satu halaman A4 dan hanya berisi informasi yang diperlukan: nomor faktur unik, nama dan alamat pengirim, deskripsi, dan syarat pembayaran.

Jika Anda memiliki nomor PPN, ada beberapa persyaratan hukum yang harus diikuti. Tetapi hal yang sama berlaku di sini: faktur dapat dan harus sejelas mungkin. Merekam syarat dan ketentuan Anda adalah ide yang baik dan dapat dengan mudah disediakan secara digital.