Karena tujuan dari setiap perusahaan adalah untuk mencapai keuntungan yang sebesar-besarnya bagi pemiliknya. Ada banyak faktor yang dapat menghambat pertumbuhan bisnis: pemasaran yang buruk, lini produk yang statis, atau kualitas produk yang rendah. Tetapi terkadang perusahaan meremehkan hal-hal sehari-hari yang tampaknya sederhana yang sebenarnya merugikan karyawan mereka. Salah satunya adalah menggunakan spreadsheet Excel dalam interaksi pelanggan, bukan sistem CRM (Customer Relationship Management). Ada cukup banyak informasi tentang topik ini dan bahkan banyak lelucon di internet, tetapi artikel ini telah menyusun daftar kelemahan terpenting Excel untuk proses keuangan di perusahaan:

1.Excel Memakan Waktu

Karena digitalisasi saat ini, sebagian besar perusahaan dihadapkan pada kenyataan baru di mana mereka harus belajar mempraktekkan manajemen waktu yang tepat untuk menghemat waktu sebanyak mungkin. Karena waktu adalah satu-satunya sumber daya yang tidak dapat disia-siakan oleh siapa pun. Excel adalah salah satu aspek pekerjaan yang paling memakan waktu yang dihadapi karyawan setiap hari². "Excel lambat" adalah keluhan umum bagi semakin banyak karyawan. Excel tidak digunakan untuk memproses data dalam jumlah besar dan jika kita kembali ke akar sejarah Excel, kita dapat menyebutkan fakta bahwa kerangka kerja Excel tidak dibuat untuk memproses data dalam jumlah besar. Jadi, Excel tidak hanya sangat lambat, tetapi juga rawan kesalahan dengan data dalam jumlah besar.

2.Excel Rentan Terhadap Kesalahan

Bahkan perusahaan terbesar dengan banyak karyawan dan proses kerja yang teliti tidak kebal terhadap digit yang dialihkan, salah perhitungan, dan kesalahan pengetikan.

3.Excel Bukan Database

Apa yang benar-benar membedakan MS Excel dari perangkat lunak CRM (manajemen hubungan pelanggan) adalah keamanan data. Akuntansi Excel memberikan rasa aman yang salah dengan perlindungan kata sandinya. Karena jika tidak ada riwayat audit di Excel, kecurangan sangat sulit dicegah. Nomornya mudah diubah dan kecuali verifikasi dilakukan secara independen, tidak ada cara untuk mendeteksi kesalahan. Dan bahaya sebenarnya adalah bahwa spreadsheet Excel tidak memberikan jejak audit atau keamanan memadai lainnya. Hal ini dapat menyebabkan informasi yang tidak akurat atau salah dalam dokumen, yang pada gilirannya menimbulkan risiko besar bagi perusahaan dan kemungkinan penipuan.

4. Excel Tidak Dapat Menentukan Laba Atas Investasi Secara Langsung

Bayangkan berapa banyak waktu yang dapat Kita buang untuk meminta informasi yang mereka butuhkan kepada karyawan, atau melakukan pemeriksaan kepatuhan yang tidak lengkap, mendesak seluruh organisasi untuk mematuhi kebijakan pengeluaran, dan kemudian menggunakan spreadsheet Excel untuk mentransfer semua informasi tersebut ke dalam akuntansi. Ini adalah salah satu kelemahan terbesar dari spreadsheet, yang menyebabkan hasil yang sangat tidak efisien di perusahaan, terutama di departemen akuntansi dan keuangan. Excel masih belum memiliki banyak fitur yang dimiliki sebagian besar sistem berbasis AI, seperti alur kerja otomatis dan proses kepatuhan. Yang harus Kita lakukan adalah memindai dan mengirimkan pengeluaran Kita, perangkat lunak akan secara otomatis memvalidasi data, memeriksa PPN dan menyinkronkan ERP Kita sesuai dengan aturan akuntansi khusus Kita. Dalam hal ini, Excel jauh kurang layak untuk manajemen pengeluaran perusahaan.

Bisnis Bermigrasi Ke Alat Alternatif Yang Lebih Baik

Merampingkan manajemen melalui penggunaan perangkat lunak digital dapat menghasilkan keuntungan finansial yang signifikan bagi bisnis. Salah satu tujuannya adalah untuk mengurangi risiko penipuan dan kesalahan serta menghemat waktu. Tetapi manfaat dari beralih ke digital lebih dari sekadar peningkatan efisiensi. Perangkat lunak digital membuatnya lebih efisien untuk mengelola bisnis dan akuntansi Kita, terutama dengan otomatisasi dan solusi tanpa kertas.

Banyak manfaatnya antara lain:

1)  Mengurangi risiko kesalahan dan upaya penipuan secara drastis

2)  Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi di setiap tingkat pemrosesan

3)  Cara dinamis untuk memantau dan mengelola pengeluaran

4)  Pembayaran pengembalian dana lebih cepat

Saat ini transisi perusahaan ke solusi digital dan tanpa kertas telah didorong lebih jauh oleh krisis kesehatan. Pandemi telah melumpuhkan perusahaan yang kini terpaksa mempekerjakan karyawan dari jarak jauh. Saat ini tidak mungkin membayangkan sebuah perusahaan beroperasi tanpa perangkat lunak ekosistem. Tapi bukankah Excel dalam hal ini terlalu tua untuk era data besar?

Mencapai Efisiensi Dengan Alat Alternatif Digital

Transformasi digital yang tiba-tiba dan cepat yang didorong oleh COVID-19 telah mendorong banyak perusahaan untuk beralih ke alat alternatif yang lebih baik untuk mencapai produktivitas yang lebih baik selama waktu khusus ini. Jenji menyediakan cara yang efisien untuk mengelola penggantian biaya tanpa perlu menggunakan spreadsheet Excel yang tidak jelas. Aplikasi Jenji membantu bisnis mengotomatiskan proses yang memakan waktu, mendapatkan kontrol yang lebih baik atas pengeluaran setiap karyawan, dan menghilangkan kesalahan. Perangkat lunak ini juga menawarkan pelacakan yang kital dengan transparansi penuh tentang setiap pengeluaran (misalnya pemberitahuan instan ketika seorang karyawan memasukkan tkita terima melalui ponsel cerdas mereka), pelaporan yang lebih cepat, dan kepatuhan yang lebih baik terhadap kebijakan perusahaan.