Banyak perusahaan kini telah menyiapkan kotak email mereka sendiri untuk menerima faktur elektronik. Dan biasanya tagihan dikirimkan dengan benar dengan alamat PO box. Namun apa jadinya jika pengirim melakukan kesalahan dan mengirimkan invoice kepada karyawan, misalnya? Kapan faktur dianggap telah diterima?

Menjawab pertanyaan ini bisa menjadi penting, misalnya, dalam hal memenuhi tenggat waktu pembayaran atau mengeluarkan pengingat. Sebagai aturan, periode pembayaran dimulai dengan tanggal faktur atau tkita terima oleh penerima.

Penerimaan faktur sangat penting

Jika faktur elektronik telah disepakati antara mitra bisnis, faktur elektronik dianggap telah diterima segera setelah disimpan di kotak surat penerima atau penyedianya sehingga dapat dipanggil. Jadi jika penerima memiliki kesempatan untuk mencatat email, itu dianggap telah diterima. Kotak surat "pribadi" hanya dapat diberikan ke perusahaan jika digunakan untuk korespondensi bisnis, yaitu bukan kotak surat pribadi karyawan. Karena e-mail - selama tidak ada masalah teknis - biasanya diterima oleh perusahaan pada hari pengirimannya, biasanya juga pada hari penerimaannya.

Tentukan proses penerimaan faktur untuk menghindari masalah

Untuk menghindari masalah ini dan masalah lain dengan penerimaan faktur, harus ada proses yang diatur dengan jelas yang juga menangani masalah "barang nyasar". Harus ada kontrak, perjanjian atau pesanan dengan mitra kontrak yang juga menyatakan dengan jelas alamat email tujuan pengiriman faktur elektronik. Selain itu, karyawan harus dilatih atau diberi tahu bahwa faktur yang mereka terima karena kesalahan segera diteruskan ke bagian akuntansi atau kotak masuk faktur pusat. Kemungkinan perwakilan juga harus diinstruksikan sesuai.

Jika ada penundaan yang lebih lama, misalnya karena seorang karyawan sedang berlibur atau sakit dan faktanya baru menjadi jelas, maka Kita harus berbicara dengan penagih, memberi tahu dia tentang latar belakang dan meyakinkannya tentang pembayaran sesegera mungkin.