Sistem
informasi akuntansi (SIA) adalah struktur yang digunakan bisnis untuk
mengumpulkan, menyimpan, mengelola, memproses, mengambil, dan melaporkan data
keuangannya sehingga dapat digunakan oleh akuntan, konsultan, analis bisnis,
manajer, chief financial officer (CFO). ), auditor, regulator, dan agen pajak. Akuntan yang terlatih
secara khusus bekerja secara mendalam dengan SIA untuk memastikan tingkat
akurasi tertinggi dalam transaksi keuangan dan pencatatan perusahaan, serta
membuat data keuangan mudah tersedia bagi mereka yang secara sah membutuhkan
akses ke sana—semuanya sambil menjaga data tetap utuh dan aman . Memahami Sistem
Informasi Akuntansi (SIA) Sistem informasi
akuntansi adalah cara melacak semua akuntansi dan aktivitas bisnis untuk sebuah
perusahaan. Sistem informasi akuntansi umumnya terdiri dari enam komponen
utama: orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur
teknologi informasi, dan pengendalian internal. Berikut adalah rincian dari
masing-masing komponen secara rinci. 1.
Orang-orang SIA Orang-orang
di SIA adalah pengguna sistem. Sebuah SIA membantu departemen yang berbeda
dalam sebuah perusahaan bekerja sama. Profesional yang mungkin perlu
menggunakan SIA organisasi meliputi: § Akuntan §
Konsultan §
Analis bisnis §
Manajer §
Kepala petugas keuangan § Auditor Sebagai contoh,
manajemen dapat menetapkan tujuan penjualan dimana staf dapat memesan jumlah
persediaan yang sesuai. Pesanan persediaan memberi tahu departemen akuntansi
tentang hutang baru. Ketika penjualan dilakukan dalam bisnis, orang-orang dan
departemen yang terlibat dalam proses penjualan dapat mencakup hal-hal berikut: § Tenaga
penjualan memasukkan pesanan pelanggan ke dalam SIA. § Akuntansi
tagihan atau mengirim faktur ke pelanggan. § Gudang
mengumpulkan pesanan. § Departemen
pengiriman mengirimkan pesanan ke pelanggan. § Departemen
akuntansi mendapat pemberitahuan tentang piutang baru, yang merupakan IOU dari
pelanggan yang biasanya dibayar dalam waktu 30, 60, atau 90 hari. § Departemen
layanan pelanggan melacak pesanan dan pengiriman pelanggan. § Manajemen
menggunakan SIA untuk membuat laporan penjualan dan melakukan analisis biaya,
yang dapat mencakup inventaris, pengiriman, dan biaya produksi. Dengan
SIA yang dirancang dengan baik, setiap orang dalam suatu organisasi dapat
mengakses sistem yang sama dan mengambil informasi yang sama. SIA juga
menyederhanakan proses pelaporan informasi kepada orang-orang di luar
organisasi, bila diperlukan. Misalnya,
konsultan mungkin menggunakan informasi dalam SIA untuk menganalisis
efektivitas struktur harga perusahaan dengan melihat data biaya, data
penjualan, dan pendapatan. Selain itu, auditor dapat menggunakan data untuk
menilai kontrol internal perusahaan, kondisi keuangan, dan kepatuhan terhadap
peraturan seperti Sarbanes-Oxley Act
(SOX). SIA harus dirancang
untuk memenuhi kebutuhan orang-orang yang akan menggunakannya. Sistem juga
harus mudah digunakan dan harus ditingkatkan, tidak menghalangi efisiensi. 2.
Prosedur dan Instruksi Prosedur dan instruksi
SIA adalah metode yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil, dan
memproses data. Metode ini manual dan otomatis. Data dapat berasal dari sumber
internal (misalnya, karyawan) dan sumber eksternal (misalnya, pesanan online
pelanggan). Prosedur dan instruksi akan dikodekan ke dalam perangkat lunak SIA.
Namun, prosedur dan instruksi juga harus "dikodekan" ke dalam
karyawan melalui dokumentasi dan pelatihan. Prosedur dan instruksi harus
diikuti secara konsisten agar efektif. 3.
Data SIA Sebuah
AIS harus memiliki struktur database untuk menyimpan informasi, seperti bahasa
query terstruktur (SQL), yang merupakan bahasa komputer yang biasa digunakan
untuk database. SQL memungkinkan data yang ada di AIS untuk dimanipulasi dan diambil
untuk tujuan pelaporan. SIA juga akan memerlukan berbagai layar input untuk
berbagai jenis pengguna sistem dan entri data, serta format output yang berbeda
untuk memenuhi kebutuhan pengguna yang berbeda dan berbagai jenis informasi. Data
yang terkandung dalam SIA adalah semua informasi keuangan yang berkaitan dengan
praktik bisnis organisasi. Setiap data bisnis yang berdampak pada keuangan
perusahaan harus dimasukkan ke dalam SIA. Jenis data yang
disertakan dalam SIA bergantung pada sifat bisnis, tetapi dapat terdiri dari
berikut ini: § Pesanan
penjualan §
Laporan tagihan pelanggan §
Laporan analisis penjualan §
permintaan pembelian §
Faktur vendor §
Periksa register §
Jurnal umum §
Data inventaris §
Informasi penggajian §
Ketepatan waktu § Informasi
pajak Data
tersebut dapat digunakan untuk menyiapkan laporan akuntansi dan laporan
keuangan, termasuk umur piutang, jadwal depresiasi atau amortisasi, neraca
percobaan, dan laporan laba rugi. Memiliki semua data ini di satu tempat di SIA
memfasilitasi pencatatan, pelaporan, analisis, audit, dan aktivitas pengambilan
keputusan bisnis. Agar data bermanfaat, data tersebut harus lengkap, akurat,
dan relevan. Di sisi lain, contoh
data yang tidak akan masuk ke SIA termasuk memo, korespondensi, presentasi, dan
manual. Dokumen-dokumen ini mungkin memiliki hubungan tangensial dengan
keuangan perusahaan, tetapi, tidak termasuk catatan kaki standar,
dokumen-dokumen tersebut sebenarnya bukan bagian dari pencatatan keuangan
perusahaan. 4.
Perangkat Lunak SIA Komponen
perangkat lunak SIA adalah program komputer yang digunakan untuk menyimpan,
mengambil, memproses, dan menganalisis data keuangan perusahaan. Sebelum ada
komputer, SIA adalah sistem manual berbasis kertas, tetapi saat ini, sebagian
besar perusahaan menggunakan perangkat lunak komputer sebagai dasar SIA. Bisnis
kecil mungkin menggunakan Intuit's Quickbooks atau Sage's Sage 50 Accounting,
tetapi ada yang lain. Bisnis kecil hingga menengah mungkin menggunakan SAP
Business One.? Bisnis menengah dan besar mungkin
menggunakan Microsoft Dynamics GP, MAS Sage Group 90, atau MAS 200, Oracle's
PeopleSoft, atau Epicor Financial Management. Kualitas,
keandalan, dan keamanan adalah komponen kunci dari perangkat lunak SIA yang
efektif. Manajer mengandalkan informasi yang dihasilkannya untuk membuat
keputusan bagi perusahaan, dan mereka membutuhkan informasi berkualitas tinggi
untuk membuat keputusan yang tepat. Program
perangkat lunak SIA dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik dari
berbagai jenis bisnis. Jika program yang ada tidak memenuhi kebutuhan
perusahaan, perangkat lunak juga dapat dikembangkan sendiri dengan masukan
substansial dari pengguna akhir atau dapat dikembangkan oleh perusahaan pihak
ketiga khusus untuk organisasi. Sistem ini bahkan dapat dialihdayakan ke
perusahaan khusus. Untuk perusahaan
publik, apa pun program perangkat lunak dan opsi penyesuaian yang dipilih
bisnis, peraturan Sarbanes-Oxley akan menentukan struktur SIA sampai batas
tertentu. Ini karena peraturan SOX menetapkan kontrol internal dan prosedur
audit yang harus dipatuhi oleh perusahaan publik. 5.
Infrastruktur TI Infrastruktur teknologi
informasi hanyalah nama mewah untuk perangkat keras yang digunakan untuk
mengoperasikan sistem informasi akuntansi. Sebagian besar item perangkat keras
ini harus dimiliki oleh bisnis dan dapat mencakup yang berikut: § Komputer § Perangkat
seluler § Server § Printer § Pelindung
gelombang § Router § Media
penyimpanan § Catu
daya cadangan Selain
biaya, faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perangkat keras termasuk
kecepatan, kemampuan penyimpanan, dan apakah dapat diperluas dan ditingkatkan. Mungkin
yang paling penting, perangkat keras yang dipilih untuk SIA harus kompatibel
dengan perangkat lunak yang dimaksud. Idealnya, ini tidak hanya kompatibel,
tetapi juga optimal sistem yang kikuk akan jauh lebih tidak membantu daripada
sistem yang cepat. Salah satu cara bisnis dapat dengan mudah memenuhi persyaratan
kompatibilitas perangkat keras dan perangkat lunak adalah dengan membeli sistem
turnkey yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan
bisnis. Membeli sistem turnkey berarti, secara teoritis, bahwa bisnis akan
mendapatkan kombinasi optimal dari perangkat keras dan perangkat lunak untuk SIA-nya. SIA yang baik juga
harus mencakup rencana pemeliharaan, servis, penggantian, dan peningkatan
komponen sistem perangkat keras, serta rencana pembuangan perangkat keras yang
rusak dan usang, sehingga data sensitif benar-benar hancur. 6.
Kontrol Internal Kontrol
internal SIA adalah tindakan keamanan yang dikandungnya untuk melindungi data
sensitif. Ini bisa sesederhana kata sandi atau serumit identifikasi biometrik.
Protokol keamanan biometrik mungkin termasuk menyimpan karakteristik manusia
yang tidak berubah seiring waktu, seperti sidik jari, suara, dan pengenalan
wajah. SIA
harus memiliki kontrol internal untuk melindungi terhadap akses komputer yang
tidak sah dan untuk membatasi akses ke pengguna yang berwenang, yang mencakup
beberapa pengguna di dalam perusahaan. Itu juga harus mencegah akses file yang
tidak sah oleh individu yang diizinkan untuk mengakses hanya bagian tertentu
dari sistem. SIA berisi informasi
rahasia yang tidak hanya milik perusahaan tetapi juga milik karyawan dan
pelanggannya. Data ini mungkin termasuk: § Nomor
Jaminan Sosial § Gaji
dan informasi personalia § Nomor
kartu kredit § Informasi
pengguna § Data
keuangan perusahaan § Informasi
keuangan pemasok dan vendor Semua
data dalam SIA harus dienkripsi, dan akses ke sistem harus dicatat dan diawasi.
Aktivitas sistem juga harus dapat dilacak. SIA juga memerlukan
kontrol internal yang melindunginya dari virus komputer, peretas, dan ancaman
internal dan eksternal lainnya terhadap keamanan jaringan. Itu juga harus
dilindungi dari bencana alam dan lonjakan listrik yang dapat menyebabkan
hilangnya data. Contoh
Dunia Nyata Sistem Informasi Akuntansi SIA yang dirancang
dengan baik memungkinkan bisnis berjalan dengan lancar setiap hari sementara SIA
yang dirancang dengan buruk dapat menghambat operasinya. Kegunaan ketiga dari
SIA adalah, ketika sebuah bisnis berada dalam masalah, data dalam SIA nya dapat
digunakan untuk mengungkap cerita tentang apa yang salah. Kasus WorldCom dan
Lehman Brothers memberikan dua contoh. WorldCom Pada tahun 2002,
auditor internal WorldCom Eugene Morse dan Cynthia Cooper menggunakan SIA
perusahaan untuk mengungkap hampir $ 4 miliar dalam alokasi biaya penipuan dan
entri akuntansi lainnya. Investigasi mereka menyebabkan penghentian CFO Scott
Sullivan, serta undang-undang baru — bagian 404 Sarbanes-Oxley Act, yang
mengatur kontrol dan prosedur keuangan internal perusahaan. Lehman
Brothers Saat menyelidiki
penyebab keruntuhan Lehman, tinjauan terhadap SIA dan sistem data lainnya
merupakan komponen kunci, bersama dengan pengumpulan dan tinjauan dokumen,
ditambah wawancara saksi. Pencarian penyebab kegagalan perusahaan
"memerlukan penyelidikan dan tinjauan ekstensif terhadap operasi,
perdagangan, penilaian, keuangan, akuntansi, dan sistem data Lehman
lainnya," menurut laporan pemeriksa setebal 2.200 halaman, sembilan
volume. Sistem Lehman
memberikan contoh bagaimana SIA tidak harus terstruktur. Laporan pemeriksa
Anton R. Valukas menyatakan, "Pada saat pengajuan kebangkrutannya, Lehman
mempertahankan tambal sulam lebih dari 2.600 sistem perangkat lunak dan
aplikasi... Banyak sistem Lehman yang misterius, ketinggalan jaman atau tidak
standar."? Pemeriksa memutuskan
untuk memfokuskan usahanya pada 96 sistem yang tampaknya paling relevan. Ujian
ini membutuhkan pelatihan, studi, dan coba-coba hanya untuk mempelajari cara
menggunakan sistem. Laporan Valukas juga
mencatat, "Sistem Lehman sangat saling bergantung, tetapi hubungan mereka
sulit untuk diuraikan dan tidak didokumentasikan dengan baik. Dibutuhkan upaya
luar biasa untuk menguraikan sistem ini untuk mendapatkan informasi yang
diperlukan."? Garis
bawah
Enam komponen AIS
semuanya bekerja sama untuk membantu karyawan kunci mengumpulkan, menyimpan,
mengelola, memproses, mengambil, dan melaporkan data keuangan mereka. Memiliki
sistem informasi akuntansi yang berkembang dengan baik dan terpelihara yang
efisien dan akurat merupakan komponen tak terpisahkan dari bisnis yang sukses. |