• (024) 6723456
  • Rini@stekom.ac.id

PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM BERBISNIS!

Komunikasi dalam berbisnis menjadi hal yang penting dalam segala hal yang menyangkut segala sesuatu yang ada dalam bisnis untuk menghindari kesalahpahaman.

Hal itu pun juga didorong oleh kegiatan seperti misalnya pemasaran yang tentunya membutuhkan komunikasi yang baik mengingat hal ini akan menjadi penilaian terhadap kualitas bisnis baik itu oleh konsumen, rekan kerja, ataupun pihak investor.

Sehingga ketika suatu perusahaan membuka lowongan pekerjaan tak jarang ditemui persyaratan yang harus dimiliki oleh calon karyawan yakni mampu berkomunikasi dengan baik.

Komunikasi sendiri merupakan suatu proses penyampaian dan penerimaan informasi dari seseorang ke orang lain.

Sehingga ketika komunikasi dapat dilakukan dengan tepat maka tidak akan menimbulkan persepsi yang berbeda antara pemberi informasi dengan penerima informasi.

Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi bisnis merupakan komunikasi yang dilakukan di dalam dunia bisnis. Komunikasi ini berperan penting menyampaikan pesan kepada semua pihak yang berkecimpung dalam bisnis.

Komunikasi bisa dilakukan secara langsung maupun tidak langsung melalui perantara media.

Komunikasi bisnis mencakup proses berbagi informasi berbagai pihak yang ada dalam suatu bisnis.

Dengan berkomunikasi, tujuan bisnis akan mudah tercapai karena pesan-pesan demi mencapai tujuan itu bisa dipahami oleh semua pihak.

Unsur-unsur Penting pada Komunikasi Bisnis

Pada dasarnya komunikasi bisnis sama dengan komunikasi pada umumnya, hanya saja yang membedakan adalah ruang lingkup dan tujuan. Berikut 6 unsur komunikasi bisnis:

1. Narasumber

Yakni orang yang ingin menyampaikan pesan atau orang yang menginformasikan pesan pada pihak lain.

2. Informasi

Merupakan isi pesan yang disampaikan bisa berupa ide, gagasan, pendapat, keputusan, dan lain-lain.

3. Media

Merupakan sarana yang digunakan untuk mengirimkan informasi bisa secara langsung menggunakan mulut atau secara tidak langsung menggunakan tulisan hingga pesan elektronik dan media sosial.

4. Penerima

Yang dimaksud dengan penerima adalah orang yang menerima pesan dari narasumber.

5. Feedback

Merupakan sebuah proses di mana penerima pesan memahami maksud dan isi pesan yang disampaikan oleh narasumber.

6. Noise

Terkait hal-hal bising yang bisa menyebabkan adanya miskomunikasi karena pesan tidak tersampaikan dengan baik.

Dasar-dasar dalam Komunikasi Bisnis

Ketika ingin berkomunikasi secara efektif, ada tiga dasar elemen yang harus dipahami, yaitu:

  1. Struktur, bagaimana komunikasi harus dilakukan dengan teratur mulai dari pembukaan, gerakan tangan, dan kedekatan ketika berkomunikasi.
  2. Kejelasan, pesan yang disampaikan harus jelas agar penerima pesan tidak bingung apa maksud dari informasi yang mereka terima.
  3. Konsistensi ketika membicarakan sesuatu

Jenis-jenis Komunikasi Bisnis

Komunikasi dalam berbisnis ini dibedakan menjadi dua macam yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.

 

Komunikasi vertikal adalah proses penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinan kepada pihak pegawai atau sebaliknya.

Seperti misalnya pimpinan memberikan perintah atau petunjuk, dan pemberian laporan kinerja dari pihak pegawai terhadap pimpinan.

Hal itu bertujuan untuk menjaga hubungan yang baik antara pimpinan dan pegawai dan untuk mengoordinasi kegiatan-kegiatan pegawai agar fokus untuk merealisasikan tujuan bisnis yang dijalankan.

Sedangkan komunikasi horizontal adalah cara komunikasi untuk menjamin hubungan baik antara pimpinan yang setingkat dan diwujudkan dengan mengadakan pertemuan secara berkala.

Dari kondisi tersebut maka tidak salah jika komunikasi dalam berbisnis ini penting untuk dimiliki atau diterapkan oleh semua pelaku bisnis baik itu berkedudukan sebagai pemimpin ataupun pegawai.

Selain itu, dalam beberapa literatur juga menyebutkan komunikasi dibagi menjadi tiga lagi.

Jenis komunikasi bisnis terbagi dalam tiga, yaitu:

1. Komunikasi lisan

Percakapan ini dilakukan secara bertatap muka entah secara formal atau informal di dalam kantor. Biasanya komunikasi ini terjadi saat rapat atau presentasi.

2. Komunikasi nonverbal

Komunikasi ini dilakukan menggunakan ekspresi wajah, komunikasi ini juga bisa dilakukan secara tidak langsung yaitu menggunakan emoji dalam aplikasi berkirim pesan.

3. Komunikasi tertulis dan elektronik

Jenis komunikasi ini dilakukan lewat media perantara seperi pesan, laporan, dokumen, dan lain-lain.

Bentuk-bentuk Komunikasi Bisnis

Ada dua bentuk komunikasi bisnis yakni internal dan eksternal di mana kedua jenis itu memiliki turunan masing-masing.

1. Komunikasi bisnis internal

komunikasi bentuk ini dilakukan di dalam satu perusahaan, misalnya:

  • Komunikasi karyawan dengan jabatan entry level kepada atasan, atau komunikasi ke atas
  • Komunikasi ke bawah, disampaikan oleh atasan pada karyawan di bawah jabatan mereka
  • Komunikasi yang dilakukan antar divisi

2. Komunikasi bisnis eksternal

Bentuk komunikasi yang berlangsung antara orang-orang di luar lingkungan perusahaan.

Contohnya komunikasi dengan pelanggan, mitra, vendor, kompetitor, dan pihak lain yang berpengaruh pada berjalannya bisnis.

Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis

Ruang lingkup komunikasi bisnis terbatas pada dua hal yaitu di dalam perusahaan dan di luar perusahaan.

  1. Komunikasi di dalam perusahaan berlangsung antara karyawan dengan karyawan, karyawan dengan bos, maupun karyawan dengan staf non-karyawan.
  2. Komunikasi di luar perusahaan berlangsung antara pihak dari perusahaan A dengan perusahaan B. Komunikasi ini bisa terjadi antara HRD dengan calon karyawan, antara divisi marketing dengan konsumen, atau antara bos dengan investor.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Ada beberapa tujuan dari dilakukannya komunikasi bisnis, di antaranya:

1. Memberikan motivasi

Komunikasi menjadi sarana bagi atasan memberikan motivasi pada bawahan mereka agar tugas dilakukan dengan tepat.

2. Berbagi informasi

Kelancaran berbagi informasi dalam suatu organisasi bisa membuat keputusan-keputusan atasan mudah mengalir dan dipahami oleh semua orang.

3. Sosialisasi

Karyawan bukan robot, sehingga komunikasi yang menunjang terjadinya proses bersosialisasi sangat dibutuhkan.

4. Melakukan Kontrol

Kontrol atasan pada karyawan bisa dilakukan menggunakan komunikasi. Bos bisa menyampaikan keluhan mereka dengan baik begitu juga sebaliknya agar konflik minim terjadi.

Fungsi Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis memiliki empat fungsi, di antaranya:

1. Memberikan informasi

Fungsi ini berperan mengalihkan informasi dari satu orang pada pihak lain dalam dunia bisnis. Contoh komunikasi ini terjadi saat bos meminta karyawan baru ke divisi HRD.

2. Melakukan persuasi

Fungsi ini membuat pihak penerima informasi mengerti apa isi dari pesan yang disampaikan oleh narasumber.

3. Melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis

Hal ini dilakukan antar perusahaan agar kesepakatan dijalin lebih mudah. Selain itu, dengan kolaborasi antar perusahaan dapat bertukar keahlian atau pengetahuan dalam bisnis sehingga akan lebih mudah mencapai target bisnis.

4. Melakukan integrasi dengan audiens

Fungsi menyatukan semua audiens menjadi ‘kita’. Dengan adanya engagement yang terus terbangun dengan audiens, maka akan membuat bisnis Anda akan terus relevan dengan kebutuhan mereka.

Dan ini tentunya baik untuk prospek bisnis dalam jangka panjang.

Manfaat Komunikasi Bisnis

Setelah Anda memahami ruang lingkup dalam komunikasi bisnis, kini saatnya menggali lebih dalam terkait apa saja manfaat komunikasi bisnis.

Berikut manfaat pentingnya komunikasi dalam berbisnis.

1. Menghindari kesalahpahaman

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa komunikasi dengan baik ini dapat menghindari kesalahpahaman atau terjadinya perbedaan persepsi.

Sehingga ketika pelaku bisnis mampu berkomunikasi dengan baik hal seperti kesalahpahaman atau pun miskomunikasi menjadi hal yang tidak perlu dipersoalkan dan dapat diselesaikan secara damai.

Selain itu, hal tersebut membuat lebih mudah bagi pelaku bisnis untuk meminimalisir terjadinya persoalan atau permasalahan yang tidak perlu dan akan membuat pelaku bisnis lebih fokus pada tugasnya masing-masing.

2. Membantu membangun tim bisnis

Dalam membangun sebuah tim maka diperlukan seorang leader atau pemimpin yang mampu berkomunikasi dengan baik kepada setiap individu yang ada pada tim tersebut.

Sehingga ketika pemimpin tersebut telah mampu berkomunikasi dengan baik maka dapat membawa dampak positif pada tim yang dibangun agar lebih unggul dan menghasilkan kinerja yang lebih bagus.

3. Meningkatkan proses bisnis

Dengan melakukan komunikasi pada saat menjalankan bisnis maka akan berguna untuk membahas kemajuan bisnis yang dijalankan.

Hal ini juga mampu memberikan adanya solusi jika bisnis yang dijalankan menemui masalah atau pun membahas terkait rencana-rencana yang akan dilakukan untuk bisnis ke depannya.

Sehingga proses bisnis yang dijalani akan lebih meningkat, dan dapat dikembangkan secara lebih efisien.

4. Meningkatkan kualitas pelayanan

Seperti yang telah dibahas sebelumnya bahwa komunikasi dalam berbisnis ini bukan hanya terjadi pada pemimpin dengan pegawai atau sesama pelaku bisnis saja tetapi juga dapat terjadi antara pelaku bisnis dengan konsumen.

Hal itu dikarenakan adanya sebuah interaksi seperti misalnya sewaktu melakukan pemasaran atau transaksi penjualan yang membutuhkan adanya pelayanan dari pihak pelaku bisnis terhadap konsumen.

Ketika pelaku bisnis dapat dan mampu berkomunikasi atau berinteraksi dengan baik kepada konsumen maka akan membantu bisnis dalam meningkatkan pelayanan yang baik.

Tentunya hal itu menjadi hal yang penting bagi bisnis mengingat ini menjadi acuan atau cara untuk menarik konsumen terkait produk yang ditawarkan.

5. Membangun suasana positif dan kondusif

Komunikasi yang baik antara pelaku bisnis dapat membangun suasana positif dan kondusif dalam suatu bisnis.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya bahwa komunikasi dapat meminimalisir terjadinya kesalahpahaman.

Di mana kesalahpahaman ini dapat memicu suatu konflik internal bisnis yang berujung pada rasa ketidaknyamanan yang terjadi antar pelaku bisnis.

Akan tetapi, hal ini dapat dihindari dan diselesaikan jika ada suatu komunikasi dalam berbisnis yang baik.

6. Memahami kondisi pasar

Dalam berkomunikasi dengan pelanggan tidak hanya pada saat melakukan proses pemasaran ataupun transaksi penjualan.

Di mana komunikasi dengan pelanggan dapat terjadi pada saat melakukan survei.

Sehingga ketika komunikasi yang baik diterapkan akan membantu pelaku bisnis dalam hal mengetahui apa yang kurang dalam produk yang ditawarkan menurut konsumen.

Selain itu, dapat mengetahui dengan jelas permintaan pasar yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan konsumen.

Proses Komunikasi Bisnis

Bovee dan Thill, dua orang pakar bisnis, mendeskripsikan komunikasi bisnis dalam enam tahapan, berikut penjelasannya:

  1. Pengirim atau narasumber memiliki ide
  2. Pengirim mengubah ide menjadi sebuah pesan
  3. Pengirim menyampaikan pesan atau informasi
  4. Penerima mendapatkan pesan yang disampaikan pengirim
  5. Penerima menafsirkan maksud pesan yang diberikan pengirim
  6. Penerima memberikan tanggapan pada pengirim pesan setelah memahami maksud informasi yang disampaikan

Etika Komunikasi Bisnis

Maksudnya adalah etika ketika berkomunikasi dengan semua pihak yang berkaitan dengan bisnis. Etika dalam bisnis penting diperhatikan dan dipraktikan.

Etika ini menjadi penilaian seseorang terhadap baik atau buruknya orang lain yang terlibat dalam bisnis.

Etika bisnis ini berlaku dalam berbagai jenis komunikasi seperti melalui telepon, melalui email, pesan instan, video call, dan media sosial.

Ketika berbicara soal etika, Anda harus memperhatikan dan menghargai satu sama lain saat berkomunikasi.

Hilangkan ego dan amarah, agar informasi bisa disampaikan dan diterima oleh kedua belah pihak.

Hambatan dalam Komunikasi Bisnis

Purwanto, seorang pakar, menjelaskan beberapa hambatan yang biasanya dialami dalam komunikasi bisnis, yaitu:

1. Hambatan dalam mengembangkan pesan

Kondisi ini bisa terjadi ketika pengirim atau narasumber kesulitan menyampaikan isi informasi pada penerima. Hal ini bisa terjadi karena beberapa faktor, misalnya grogi karena harus berbicara di depan umum.

2. Munculnya noise

Yaitu adanya masalah tidak terduga saat proses penyampaian pesan dilakukan seperti munculnya suara gaduh.

3. Adanya miskomunikasi

Miskomunikasi atau salah memahami maksud isi pesan yang disampaikan oleh narasumber. Tentu banyak faktor kenapa hal ini bisa terjadi.

Oleh karena itu, dalam komunikasi akan lebih baik jika Ada meminta feedback dari penerima pesan. Hal ini untuk memastikan apakah mereka sudah mengerti dengan apa yang Anda sampaikan.

Strategi Jitu dalam Komunikasi Bisnis yang Efektif

Strategi atau rencana jadi bagian penting dalam komunikasi bisnis. Tujuannya, agar bisnis bisa berjalan lancar dan mendapatkan keuntungan.

Strategi ini bisa membuat komunikasi antar bisnis berjalan tanpa hambatan sehingga maksud dari dilakukannya komunikasi bisa mudah diterima oleh penerima pesan.

Strategi ini mencakup penelusuran soal target sasaran, media yang digunakan, dan pendekatan apa yang dilakukan.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk memastikan bahws strategi komunikasi bisis yang dilakukan sudah tepat, di antaranya:

  • Memahami siapa target penerima pesan
  • Tahu siapa orang yang akan dengan mudah menerima pesan yang disampaikan
  • Menentukan jumlah penerima pesan
  • Mengukur tingkat pemahaman penerima pesan dengan isi informasi yang diberikan
  • Memperkirakan reaksi apa yang akan ditunjukkan oleh penerima pesan
  • Mencari tahu seberapa besar penerima pesam membutuhkan informasi kita

Dalam komunikasi bisnis, pesan bisa disampaikan dengan banyak cara, bahkan pesan bisa disampaikan melalui media gambar, audio, dan audio visual. Ini bisa jadi strategi yang digunakan untuk melakukan komunikasi bisnis.

Cara Komunikasi Bisnis yang Baik

Ada empat cara yang bisa diterapkan ketika melakukan komunikasi bisnis, di antaranya:

1. Menghilangkan prasangka

Prasangka bisa menimbulkan penilaian yang buruk dari awal bahkan sebelum komunikasi dimulai. Dengan siapa pun Anda berbicara, hilangkan prasangka karena hal itu bisa mempengaruhi dua belah pihak yang sedang berkomunikasi.

2. Mendengarkan dengan baik

Sebelum memberikan respons, dengarkan dengan baik isi informasi, pesan, dan maksud dari narasumber.

Jikalau itu berisi komplain atau masalah lainnya, Anda harus benar-benar mendengarkan dengan baik.

Hal ini menunjukkan bahwa Anda memiliki etika komunikasi bisnis yang bagus. Perlu diingat bahwa kegagalan mendengarkan bisa jadi pembunuh proses komunikasi.

3. Mengajukan pertanyaan

Jangan malu untuk bertanya ketika Anda tidak memahami isi pesan yang diberikan narasumber. Hal ini dilakukan demi menghindari adanya miskomunikasi.

4. Sabar

Bersabar dalam komunikasi, apalagi ketika sedang bersitegang, bukan berarti kalah, tapi Anda sangat beretika.

Sabar bisa jadi komunikasi terbaik, karena butuh waktu bagi semua orang untuk menelan informasi yang didapat.

Contoh Komunikasi Bisnis dalam Dunia Penjualan

Berikut beberapa contoh komunikasi bisnis dalam penjualan, yaitu:

  • Email penawaran produk baru yang dikirimkan oleh perusahaan pada konsumen yang pernah membeli produk mereka sebelumnya
  • Telepon masuk dari telemarketing yang menawarkan jasa pinjaman uang dengan bunga sedikit
  • Surat penawaran kerja sama antara produk A dengan produk B, misalnya kosmetik dengan permen.

Hubungan Antara Komunikasi dengan Bisnis

Komunikasi menjadi jembatan antara bisnis dengan tujuannya, yaitu mendapatkan keuntungan. Tanpa komunikasi yang baik, bisnis bisa benar-benar tidak berjalan.

Keterampilan komunikasi yang efektif diperlukan untuk menjalankan bisnis apa pun, entah skala kecil atau besar, produk barang atau jasa, semua butuh keterampilan komunikasi.

Faktanya, hubungan bisnis bisa berantakan ketika komunikasi juga tidak terjalin dengan baik. Itu lah kekuatan komunikasi sebagai jembatan untuk meraih kesuksesan mereka.

 Copyright stekom.ac.id 2018 All Right Reserved