Hutang adalah sub-bidang akuntansi keuangan yang membentuk kutub yang berlawanan dengan piutang. Dia bertanggung jawab atas pembukuan hubungan akun saat ini antara perusahaan sendiri dan apa yang disebut kreditur dari siapa perusahaan membeli barang atau jasa (pemasok).

VENDOR

Hutang usaha adalah pemasok atau penyedia eksternal yang telah menyediakan layanan untuk perusahaan (pelanggan) - yaitu yang memiliki klaim yang belum dibayar terhadap mereka. Dari sudut pandang perusahaan yang membeli jasa dari pemasok, ini adalah kewajiban. Seseorang berbicara tentang "vendor" karena mereka memberi perusahaan "kredit" dalam arti kiasan dalam bentuk layanan atau produk. Kita mengambil risiko yang sama sebagai pemberi pinjaman. Utang usaha adalah kebalikan dari piutang.

Sasaran Hutang Usaha

Tujuan utama dari hutang usaha adalah untuk menjaga hubungan pemasok. Departemen hutang selalu bekerja dalam koordinasi yang erat dengan departemen pembelian. Dia memiliki tugas yang bertanggung jawab untuk mengawasi semua tagihan yang belum dibayar dan membayarnya tepat waktu. Ini adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa produk dan layanan dikirimkan tepat waktu dan proses pengadaan berjalan tanpa masalah.

Tidak hanya perusahaan besar yang seringkali harus berhadapan dengan sejumlah besar kreditur. Departemen hutang yang jelas juga membantu pendiri dan usaha kecil untuk melacak berbagai hal. Karena tidak ada yang lebih sulit daripada membayar biaya bunga atau harus bekerja dengan pemasok yang tidak puas.

Apa peran hutang dagang?

Hutang usaha terutama berkaitan dengan pemrosesan faktur masuk (juga dikenal sebagai faktur vendor). Ini mencakup beberapa langkah individu:

1.    Pemeliharaan catatan vendor

Semua kreditur yang mengadakan hubungan bisnis reguler dan jangka panjang dengan perusahaan dicatat dalam database kreditur. Setiap vendor diberi nomor identifikasi sendiri, yang disebut nomor vendor.

Ini disimpan dalam catatan data dengan informasi lebih lanjut tentang perusahaan. Sebagai aturan, sistem yang disebut ERP (Enterprise Resource Planning System) digunakan. Sistem tersebut mengelola sumber daya manusia, modal, bahan, persediaan dan banyak sumber daya lain dari perusahaan. Anda dapat membaca lebih lanjut tentang pemeliharaan catatan master vendor di sini.

 2.   Pemeriksaan faktur yang masuk

Saat memeriksa faktur yang masuk, item individual (misalnya bahan) serta jumlah dan harganya diperiksa. Selain itu, bagian utang usaha memeriksa apakah faktur yang masuk sesuai dengan pesanan pembelian

3.    Pencatatan invoice yang masuk

Faktur sekarang diproses secara elektronik. Hal ini memungkinkan sebagian besar pembayaran otomatis dan pemesanan faktur.

Nomor vendor digunakan untuk mencatat invoice sehingga setiap vendor invoice dapat dengan mudah ditemukan kembali. Jumlah faktur diposting sebagai kewajiban secara kredit.

4.    Manajemen item terbuka

Bagian hutang usaha memilah dan mengelola faktur terbuka sesuai dengan tanggal jatuh temponya sehingga piutang yang terutang dapat diselesaikan secepat mungkin. Proses pembayaran yang cepat dan terstruktur tidak hanya meningkatkan hubungan dengan pemasok. Ini juga untuk menghindari pemesanan ganda yang tidak disengaja. Saat mengelola item yang terbuka, semua tagihan dan kewajiban pembayaran yang belum dibayar menjadi satu. Ini berarti bahwa likuiditas jangka pendek juga dapat direncanakan dan diperiksa dengan lebih baik. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang subjek item terbuka di sini.

 5.   Alasan pembayaran

Hutang usaha diselesaikan paling lambat pada saat tanggal jatuh tempo tercapai. Ini berarti bahwa klaim diselesaikan dengan pembayaran. Dengan bantuan perangkat lunak akuntansi yang sesuai, pembayaran dilakukan sepenuhnya secara otomatis, misalnya dengan transfer online. Hutang Usaha juga bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola pesanan tetap.

 6.   Pengarsipan faktur masuk

Faktur yang masuk adalah dokumen kena pajak dan oleh karena itu harus disimpan Faktur diurutkan secara kronologis atau abjad dan disimpan dalam sistem pengarsipan.

 7.   Evaluasi

Bagian utang usaha juga bertanggung jawab untuk membuat evaluasi rutin atas item terbuka, daftar saldo utang usaha, atau data induk utang usaha. Evaluasi tersebut sangat penting untuk penyelarasan strategis perusahaan serta untuk perencanaan likuiditas perusahaan jangka pendek.