• (024) 6723456
  • Rini@stekom.ac.id

Purchase Order (PO)

Purchase order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual.

Artinya, PO juga digunakan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.

Dokumen ini memuat informasi tentang detail pesanan kebutuhan pembeli seperti jenis barang, kuantitas, harga, dan nomor atau tanggal.

Semakin spesifik pesanan, maka semakin banyak juga rincian yang disertakan dan itu akan membuat kegiatan pemesanan pembelian lebih efektif.

Perbedaan antara PO dan faktur (invoice)

Kesalahpahaman sering terjadi mengingat keduanya melibatkan aktivitas pelanggan (pembeli) dan pemasok (penjual) yang mengatur pembayaran untuk suatu produk atau jasa.

Perbedaan utamanya yang terletak pada waktu. Sederhananya, arti PO diterbitkan pada awal proses ketika pembeli mulai memesan barang-barang yang dibutuhkan kepada penjual.

Sedangkan faktur atau invoice diterbitkan pada akhir proses oleh penjual dengan menggunakan informasi dari PO untuk menagih pembayaran yang sudah disepakati oleh pembeli.

Fungsi Pesanan Pembelian

Berikut ini adalah fungsi purchase order (PO):

·   Sebagai bukti pemesanan barang dari pembeli, dan komitmen penjual sebagai penerima pesanan

·       Menghindari kesalahan dalam jumlah pemesanan barang dan spesifikasi produk

·      Menghindari kesalahan harga pembelian barang sehingga pada saat penagihan dari penjual tidak ada perbedaan harga

·    Mengingatkan penjual untuk melakukan penyediaan barang sesuai pesanan dan waktu yang dibutuhkan

· Membantu melacak pesanan yang masuk sehingga dapat menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman

· Sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi

·  Membantu departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran sehingga akan lebih siap  ketika harus membayar faktur saat jatuh tempo

·      Membuktikan kepada auditor, bank (kreditur) dan lembaga perpajakan bahwa perusahaan Anda melakukan proses transaksi bisnis dengan cara yang benar

Komponen dalam Purchase Order (PO)

Umumnya, pada dokumen atau surat PO harus mencantumkan detail seperti contoh:

1.   Nama produk atau barang yang dipesan

2.   Kuantitas setiap produk atau barang yang dipesan

3.   Harga setiap unit produk atau barang yang dipesan

4.   Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan

5.   Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

6.   Nomor

7.   Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran

8.   Kolom otorisasi

Contoh Purchase Order (PO)

Berikut ini adalah beberapa contoh template purchase order (PO) dalam Bahasa Indonesia:







Contoh format form surat purchase order (PO) dari salah satu bisnis coffee shop:



Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Purchase Order (PO) Adalah Sebagai Berikut

·         Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas.

·         Cantumkan detail apa saja yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.

·         Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang Anda pilih.

·         Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang ditawarkan (jika dirasa perlu)

·         Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail, bila dibutuhkan buatlah daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya.

·         Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan.

·         Cantumkan nomor. Ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan.

Apa yang Terjadi Setelah Purchase Order Dikirim?

Setelah purchase order telah dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak.

Jika PO diterima, artinya penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah yang tercantum pada harga yang ditetapkan oleh pembeli.

Penjual kemudian mengeluarkan faktur (invoice) kepada pembeli berdasarkan pesanan pembelian.

Sebagai contoh ada sebuah perusahaan instalasi listrik perlu membeli bahan baru dari pemasok untuk menciptakan produk mereka.

Perusahaan kemudian membuat pesanan pembelian untuk diajukan ke pemasok dari mana mereka ingin memesan bahan.

Pemasok setuju untuk memenuhi pesanan pembelian dan mengirimkan materi ke perusahaan instalasi listrik tersebut beserta invoice-nya.

Ketika perusahaan instalasi tersebut menerima barang dan invoice, mereka membandingkannya dengan yang mereka kirimkan.

Jika dokumen dan barangnya sesuai, perusahaan tersebut akan membayar tagihannya.

Perbedaan Purchase Order (PO) dengan Purchase Requisition (PR)

Banyak yangtidak menyadari bahwa terdapat perbedaan antara purchase order (PO) dan purchase requisition (PR).

Keduanya adalah instrumen yang mendokumentasikan aktivitas pemesanan akan tetapi, kedua instrumen tersebut memiliki perbedaan di tingkat persetujuan.

PR hanya mendokumentasikan list barang-barang pesanan dari pembeli.

Sedangkan ketika PO sudah dibuat, itu berarti perusahan atau bisnis sebagai pembeli telah menyetujui permintaan yang diajukan dari PR.

Biasanya proses persetujuan dari purchase requisition menjadi purchase order dilakukan dan diotorisasi oleh manajemen dan departemen akuntansi.

Jadi, surat PO atau dokumen purchase adalah dibuat ketika PR disetujui oleh pihak-pihak yang sebelumnya disebutkan.

Lebih detailnya, ketika PR diterima maka pihak manajemen akan menghubungi pihak pemasok untuk memastikan stok barang-barang yang tertera di PR tersedia.

Setelah pemasok melakukan konfirmasi, barulah surat PO benar-benar dibuat dan ditandatangani.

Dengan cara ini, setidaknya pembeli akan terhindar dari kemungkinan pembatalan pesanan dari pemasok.

Dengan mengetahui contoh format form purchase order PO, dan bedanya dengan purchase requisition adalah seperti apa, bisnis Anda akan terhindar dari kesalahan-kesalahan teknis dalam melakukan pemesanan pembelian kepada pemasok.

 

5 Tips Dalam Membuat Dokumen Pesanan Pembelian

 

Berikut ini adalah beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan tentang purchase order (PO), apa saja itu?

·         Pastikan Isi Dokumen Lengkap

Agar tidak salah dalam membuat purchase order, pertama Anda harus pastikan isi PO lengkap.

Sehingga supplier juga tidak salah dalam mengirimkan permintaan Anda.

Minimal harus memuat informasi tentang identitas pemesan dan perusahaan, nama produk, jumlah barang, harga, metode pembayaran, cara pengiriman, syarat dan ketentuan lain, dan sebagainya.

·         Memilih Supplier

Salah satu kesalahan dalam purchase order biasanya berkaitan dengan supplier.

Bisnis Anda tentu saja memiliki supplier bukan? Untuk memenuhi bahan baku atau apapun, sebuah bisnis tentu memiliki supplier.

Wajar saja jika Anda juga memiliki banyak supplier. Anda dapat memilih supplier mana yang menguntungkan bisnis Anda.

Namun, terkadang supplier juga dapat menghambat bisnis Anda.

Supplier yang nakal bisa saja mengurangi jumlah permintaan Anda pada purchase order (PO)jika demikian artinya proses produksi pun dapat terhambat.

Karenanya sangat penting untuk memperhatikan supplier yang masuk ke bisnis Anda. Pilihlah yang sesuai kebutuhan perusahaan, yang menawarkan kerjasama yang baik ataupun kriteria lain.

·         Jangan Menerima Harga Apa Adanya

Biasanya perusahaan berpikir bahwa harga pesanan pada PO sudah tetap, tidak boleh ditawar.

Padahal tidak begitu, jika Anda bekerja sama dengan supplier tertentu, Anda dapat melakukan penawaran mengenai harganya terlebih dahulu.

Yakinkan mereka bahwa bisnis Anda akan memesan ulang jika harganya cocok satu sama lain.

Dengan begitu, secara tidak langsung Anda juga menekan atau menghemat biaya sehingga keuntungan yang diperoleh bertambah.

·         Jangan Abaikan Nasihat Supplier

Supplier merupakan pihak yang paling memahami  produk yang mereka jual.

Dengan pengetahuan yang banyak, mereka dapat memberi saran untuk Anda dalam menggunakan produk mereka sehingga hasilnya maksimal.

Maka dari itu, jangan mengabaikan nasihat supplier. Apalagi sekarang persaingan usaha semakin kompetitif, maka bersikap terbuka perlu Anda miliki.

·         Pesan Sesuai Tujuan

Departemen pembelian memiliki tugas untuk melakukan pemesanan persediaan. Mungkin beberapa orang menganggap tugas tersebut adalah tugas yang mudah, tapi sebenarnya tugas tersebut berat karena kebutuhan setiap departemen berbeda-beda.

Untuk itu sebelum mengirimkan purchase order, pastikan pesanan sesuai dengan tujuan. Jika Anda tidak mau meninjau ulang pesanan, dikhawatirkan barang yang dibeli tidak cocok dengan perusahaan Anda.

Maka pastikan Anda juga tahu tujuan perusahaan sebelum benar-benar melakukan pemesanan.

 

 Copyright stekom.ac.id 2018 All Right Reserved