Apakah Kita ingin menghemat waktu, uang, dan sumber daya? Transformasi digital yang maju juga membantu di sini. Di banyak bidang bisnis, perusahaan tidak melewatkan peluang digitalisasi ini. Tapi mengapa ada masalah terlalu sering dalam akuntansi? Proses otomatis juga dapat membuat pekerjaan kantor lebih mudah dalam akuntansi. Dengan 5 tips ini, transisi ke akuntansi digital akan berhasil.

Visi “kantor tanpa kertas” telah menghantui dunia bisnis selama bertahun-tahun. Tetapi sementara digitalisasi mengoptimalkan semakin banyak proses kerja di banyak bidang, akuntansi seringkali tetap offline. Akuntansi digital dapat secara signifikan menyederhanakan dokumen yang melelahkan.

Bagaimana cara kerja akuntansi digital?

Langkah kerja manual juga dapat digantikan dan diotomatisasi oleh proses digital dalam akuntansi. Siapa pun yang sejauh ini mencatat pendapatan dan pengeluaran operasional menggunakan spreadsheet Excel, membuat faktur di Word, dan menyimpan dokumen di folder PC, belum memiliki pembukuan digital. Konversi sebenarnya terletak pada penerapan sistem individu dalam solusi keseluruhan yang dapat digunakan untuk mengelola tugas-tugas inti seperti faktur, pengarsipan dokumen dan transfer dokumen elektronik. Dengan cara ini, perangkat lunak dapat berpikir sendiri dan melakukan tugas akuntan klasik secara otomatis. Ini tidak hanya menghemat waktu dan pekerjaan, tetapi juga sumber daya material. Karena akuntansi 4.0 sebagian besar dilakukan tanpa kertas.

Manajemen dokumen tanpa kertas memastikan efisiensi dan kepastian hukum yang lebih baik

Alih-alih mencetak dan mengarsipkan dokumen yang tersedia secara elektronik, dokumen diteruskan ke perangkat lunak akuntansi melalui antarmuka dengan program email dan diproses secara otomatis. Dokumen "Analog", di sisi lain, didigitalkan dan juga dikelola secara terpusat, yang sangat menyederhanakan distribusi, akses, dan evaluasi data. Algoritma memeriksa faktur yang dibuat dan diterima, menganalisis tkita terima, dan secara otomatis memesan transaksi keuangan di akun bisnis. Dengan cara ini, perangkat lunak memastikan dokumentasi proses pembayaran operasional yang lengkap dan sesuai dengan hukum. Pada saat yang sama, sistem dapat memberikan statistik terkini, yang menjadi dasar bagi perusahaan untuk membuat keputusan strategis yang beralasan, bahkan dalam waktu singkat.

Dalam 5 Langkah Menuju Akuntansi Tanpa Kertas

Keuntungan nyata dari akuntansi digital sering diimbangi oleh kekhawatiran tentang keamanan data dan kepatuhan hukum - salah. Kita dapat menkitai tantangan terbesar dalam transisi dalam 5 langkah.

Temukan perangkat lunak akuntansi yang tepat

Prasyarat teknis untuk akuntansi digital adalah perangkat lunak akuntansi yang sesuai. Pasar sekarang menawarkan alat yang dibuat khusus untuk setiap anggaran, industri, dan ukuran perusahaan. Jika Kita ingin melakukan akuntansi Kita tidak hanya tanpa kertas, tetapi juga "tanpa kantor", solusi online (berbasis cloud) sangat ideal, yang dengannya Kita juga dapat mengakses data akuntansi dari perangkat seluler kapan saja. Penyedia profesional mengintegrasikan mekanisme keamanan dan enkripsi yang sesuai untuk memastikan perlindungan terbesar dari data keuangan sensitif.

Bandingkan fungsi dan gunakan fase pengujian

Sejauh mana perangkat lunak membuat pembukuan lebih mudah tergantung pada jangkauan fungsinya. Banyak alat yang tidak hanya mendukung Kita dalam membuat neraca tahunan dan menyiapkan pengembalian pajak, tetapi juga dapat secara otomatis mengirimkan pengembalian pajak penjualan di muka ke kantor pajak melalui koneksi sistem. Demikian juga pembayaran masuk dan keluar di perbankan online dapat dipesan oleh sistem otomatis digital. Bagaimanapun, ada baiknya membandingkan fungsi program yang berbeda dan mencoba penanganannya dalam fase uji coba gratis.

Perhatikan kerangka hukumnya

Legislator juga menetapkan beberapa pedoman untuk akuntansi tanpa kertas. Ini termasuk "prosedur pengendalian internal" di mana, misalnya, keaslian faktur harus dapat diverifikasi oleh dokumen lain. Demikian juga, prinsip-prinsip sistem akuntansi yang didukung TI yang tepat memerlukan pengarsipan data jangka panjang, di mana akses untuk entitas eksternal seperti audit pajak harus dimungkinkan setiap saat.

Berpikir tanpa kertas: Konversi berarti pengenalan

Upaya terbesar dalam transisi ke akuntansi digital menyangkut dokumen yang aslinya dalam bentuk kertas. Laporan rekening, kontrak analog, faktur dan tkita terima harus dipindai untuk pengarsipan digital, yang membutuhkan waktu. Demikian juga, banyak rekan kerja harus memikirkan kembali proses kerja digital murni. Selain itu, membiasakan diri dengan sistem baru mungkin memerlukan kesabaran.

Libatkan akuntan

Konsultasi dan pertukaran dengan konsultan pajak tetap penting dalam akuntansi digital. Hampir setiap ahli keuangan sekarang menggunakan solusi elektronik sendiri dan menyambut baik ketika perusahaan juga mengelola akuntansi mereka secara digital. Pembukuan yang tepat juga dapat menyelamatkan pekerjaan konsultan pajak, yang dapat dia hargai dengan pengurangan harga sebagai imbalannya.

Sementara itu, semua kendala teknis dan hukum untuk kantor tanpa kertas telah dibersihkan. Dalam jangka panjang, akuntansi digital terbukti menjadi investasi yang menguntungkan bagi perusahaan dari semua ukuran dan industri. Atau apakah Kita ingin terus repot dengan dokumen?