Sebelum merangkum apa itu pengendalian internal, mari simak beberapa definisi pengendalian internal menurut para ahli.

1. COSO (Committee of Sponsoring Organization)

Bisa dibilang COSO merupakan komite yang membuat kerangka konsep dari pengendalian internal yang banyak digunakan perusahaan saat ini.

COSO mendefinisikan pengendalian internal sebagai proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan karyawan yang dirancang dalam rangka memberikan jaminan bahwa organisasi dapat mencapai tujuannya melalui,

·         efisiensi dan efektifitas produksi;

·         penyajian laporan keuangan yang dapat dipertanggungjawabkan;

·         ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku.

2. IFAC (International Federation of Accountants)

IFAC mendefinisikan pengendalian internal sebagai sistem yang dimiliki organisasi untuk mengelola risiko yang dilaksanakan, dipahami, dan diawasi oleh tingkat pimpinan, manajemen, hingga karyawan untuk mendapatkan keuntungan dan mencegah kerugian guna mencapai tujuan organisasi itu sendiri.

3. OJK (Otoritas Jasa Keuangan)

Menurut OJK, pengendalian internal merupakan sistem yang dirancang oleh perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, mengamankan harta, menjaga ketelitian data perakunan, menegakkan disiplin, dan meningkatkan ketaatan karyawan terhadap kebijakan perusahaan.

Dari ketiga definisi tersebut, sebenarnya Anda bisa menarik satu benang merah terkait definisi pengendalian internal yaitu sebuah sistem yang dibuat oleh perusahaan atau organisasi dalam mengatur segala sesuatu aktivitas di dalamnya untuk mencapai tujuan perusahaan atau organisasi tersebut.

Sehingga yang bertanggung-jawab bukanlah pemilik atau pimpinan organisasi saja namun seluruh anggota di dalamnya meski pada awalnya, pengendalian internal dibuat dan diamanatkan oleh dewan direksi atau pimpinan.

Tujuan dan Fungsi Pengendalian Internal

Seperti yang telah disinggung pada definisinya, tujuan adanya pengendalian internal adalah agar perusahaan bisa mencapai tujuannya dengan cara mendapatkan kesempatan dan keuntungan serta mencegah adanya kerugian.

Selain itu, ada beberapa tujuan lainnya yaitu.

·         Menghasilkan informasi seperti laporan keuangan yang bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan

·         Memastikan segala aktivitas perusahaan sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku.

·         Meningkatkan efisiensi dan mencegah adanya pemborosan pengelolaan sumber daya perusahaan.

·         Memastikan segala anggota perusahaan atau organisasi mengetahui dan mematuhi kebijakan yang telah dibuat.

·         Menjaga aset perusahaan.

·         Menjamin keamanan operasional perusahaan.

Hal yang paling jelas adalah tentu mencegah adanya tindak kecurangan karyawan seperti administration fraud atau financial fraud.

Jenis Pengendalian Internal

Berdasarkan tujuannya, pengendalian internal dibagi ke dalam dua jenis yaitu:

·         Pengendalian internal akuntansi yang meliputi persetujuan, keandalan data, pemisahan fungsi operasi, penyimpanan, pencatatan, hingga pengawasan aset atas kekayaan.

·         Pengendalian internal administrasi yang meliputi efisiensi usaha, kebijakan direksi, analisis risiko, manajemen sumber daya hingga pengendalian mutu.

Baca Juga: Audit Operasional: Bagaimana Tujuan, Contoh, Tahapan & Laporannya?

Unsur-Unsur Pengendalian Internal secara Umum

Ada beberapa unsur sistem pengendalian internal yaitu:

1.   Struktur yang mampu memisahkan tanggungjawab fungsional secara jelas dan tegas. Misal dalam akuntansi harus ada dua orang yang bertugas secara berbeda yaitu orang yang menerima transaksi dan orang yang mencatat transaksi keuangan.

2.   Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan unsur laporan keuangan. Contoh pengendalian internal kas perusahaan.

3.   Melaksanakan tugas dan fungsi unit secara sehat. Misalnya memberikan hak cuti dan adanya aktivitas audit administrasi.

4.   Mutu karyawan yang mampu mengemban tanggung jawabnya. Misalnya menciptakan tata kelola karyawan yang baik mulai dari seleksi hingga pengembangan karyawan.

Komponen Pengendalian Internal

Ada lima komponen pengendalian internal yang disempurnakan oleh COSO (Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission) yaitu:

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian adalah seluruh aspek yang membentuk perilaku, struktur, standar, dan pedoman yang menjalankan operasional perusahaan.

Ada tiga hal yang mempengaruhi lingkungan pengendalian internal yaitu:

·         Filosofi dan gaya operasional manajemen;

·         Integritas dan nilai kode etik perusahaan;

·         Komitmen pada kompetensi;

·         Struktur organisasi;

·         praktik administrasi dan personalia;

·         kebijakan operasional.

Bisa dibilang, lingkungan pengendalian sebagai pondasi untuk membentuk unsur-unsur pengendalian internal lain.

Salah satu contohnya adalah kebijakan operasional terkait pengembangan SDM. Misalnya terkait pengembangan, tata kelola HR, pelatihan, atau evaluasi jabatan.

Tanpa adanya kebijakan yang baik, bisa jadi perusahaan tidak memiliki SDM yang memiliki mutu yang baik dan sesuai dengan tujuan perusahaan itu sendiri.

2. Penilaian Risiko

Setiap aktivitas memiliki risiko termasuk aktivitas operasional maupun produksi perusahaan. Baik risiko yang berkaitan dengan bisnis secara langsung maupun tidak.

Perusahaan menilai risiko dengan melakukan manajemen risiko yang terdiri dari analisis, tindakan, dan evaluasi.

Penilaian risiko juga berkaitan dengan proses pencapaian tujuan perusahaan. Dengan mengurangi risiko, perusahaan bisa lebih mudah mencapai tujuan yang diinginkan; mendapatkan keuntungan maksimal dan mengurangi kerugian.

Adapun risiko yang mungkin terjadi adalah risiko perubahan hukum, situasi politik dan ekonomi, internal fraud, ancaman pesaing, hingga anomali permintaan pasar.

3. Prosedur Pengendalian

Dalam melakukan pengendalian, terdapat prosedur atau pedoman yang harus dijalankan. Hal ini agar segala upaya pengendalian benar-benar berada di jalurnya dalam mencapai tujuan perusahaan.

Adanya prosedur juga menjadi alat deteksi adanya masalah pengendalian seperti kecurangan atau ketidakberesan dalam aktivitas perusahaan.

Seperti yang telah dijelaskan dalam poin unsur-unsur pengendalian internal secara umum, prosedur pengendalian internal meliputi;

·         anggota atau karyawan yang berkompetensi;

·         rotasi kerja dan kewajiban cuti;

·         pemisahan fungsi dan tanggung jawab;

·         ulasan kinerja;

·         perlindungan aset dan data akuntansi.

4. Pengawasan

Komponen selanjutnya adalah pengawasan. Fungsi pengawasan dalam pengendalian internal adalah memastikan bahwa setiap aktivitas pengendalian berjalan sesuai dengan pedoman atau prosedur.

Selain itu dengan adanya pengawasan, manajemen perusahaan bisa mengidentifikasi langkah-langkah yang lebih efektif dalam mencapai tujuan.

Pengawasan dapat dilakukan dengan dua hal. Pertama penilaian khusus atau audit internal maupun keuangan.

Kedua dengan mengidentifikasi adanya sinyal peringatan yang berhubungan dengan perilaku karyawan dan juga sistem akuntansi.

Contoh sinyal peringatan yang berhubungan dengan karyawan adalah perubahan perilaku seperti kinerja yang semakin memburuk dan seringnya karyawan mengambil absen.

Sedangkan contoh sinyal peringatan pada sistem akuntansi adalah adanya transaksi yang tidak biasa pada pembelian atau perbedaan data antara setoran kas harian dengan setoran bank.

5. Informasi dan Komunikasi

Komponen informasi dan komunikasi juga tidak kalah pentingnya dengan elemen-elemen lain. Tanpa adanya informasi, segala proses pengendalian mulai dari pembentukan kebijakan, analisis risiko, hingga pengawasan mustahil bisa dilakukan.

Informasi dan komunikasi juga digunakan untuk menilai kejadian atau kondisi yang mampu berpengaruh dalam pengambilan keputusan dan juga pelaporan eksternal.