4  Tips Sederhana Untuk Pembukuan Yang Teratur Dan Terstruktur

Melacak keuangan adalah seni yang tidak semua orang kuasai. Dalam bisnis, bagaimanapun, sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang. 

Kiat apa yang Anda miliki untuk pemilik bisnis yang berjuang dengan pembukuan dan tidak dapat menertibkan kekacauan?

Blok bangunan yang paling penting adalah struktur pengarsipan yang jelas dan waktu yang direncanakan dengan kuat di mana hanya pembukuan yang diurus. Untuk menjaga ketertiban, rutinitas diperlukan di atas segalanya.

Saya selalu merekomendasikan untuk merencanakan satu hari perbankan per minggu dan penutupan akhir bulan setiap bulan dalam buku harian Anda. Ini membawa struktur ke pembukuan. Siapa pun yang tidak memiliki pembukuan bulanan menjadi buta, tidak memiliki gambaran tentang status keuangan saat ini dan tidak dapat membuat ketentuan untuk merencanakan pembayaran tambahan ke kantor pajak atau perusahaan asuransi kesehatan.

Berapa banyak waktu yang harus direncanakan pengusaha untuk penutupan bulanan?

Laporan bulanan yang disiapkan dengan baik tidak memakan banyak waktu. Dasar yang sempurna: Semua pendapatan dan pengeluaran harus dapat diverifikasi dengan tanda terima. Bahkan lebih cepat jika kuitansi sudah disortir terlebih dahulu berdasarkan omzet dan jenis masalah dari awal. Kemudian dilakukan dalam waktu singkat, tanpa menghabiskan banyak waktu. 

Tetapi banyak pemilik bisnis hanya melacak dokumen kertas dan digital dengan rutin. Apakah Anda punya saran?

Kita semua saat ini menghadapi tantangan untuk menyatukan dokumen digital dan kertas. Ada trik yang sangat sederhana dan murah untuk mengendalikan kekacauan tumpukan yang tidak disortir: tempat tetap untuk dokumen. Keranjang penyimpanan, folder, atau file kompartemen adalah solusi ideal untuk ini. Mereka tersedia dalam berbagai kategori harga dan warna.

Saya juga merekomendasikan bahwa semua dokumen kertas harus selalu tersedia secara digital juga. Ini berarti dokumen kertas dipindai dan kemudian disortir. Namun, saya tidak menyarankan membuang kertas asli. Sebaliknya, ini harus terus dipertahankan. Selain itu, jika memungkinkan, Anda harus beralih ke faktur digital atau mengklarifikasi dengan mitra bisnis apakah perubahan ini memungkinkan. Namun, pada dasarnya, pengarsipan kertas dan digital harus selalu mengikuti struktur yang sama, jika tidak maka akan cepat membingungkan lagi. 

Namun, banyak pengusaha kecil dan mikro tidak punya waktu untuk ini. Bagaimana dan di mana waktu dapat dihemat?

Tidak mungkin tanpa bantuan digital. Hal berikut ini berlaku: Jika memungkinkan, gunakan hanya alat yang memenuhi kebutuhan individu akan fungsionalitas. Di bidang akuntansi, ada berbagai macam sistem akuntansi modern seperti Lexoffice, Sevdesk, dll yang tersedia di pasaran.

Siapa pun yang tidak ingin menyimpan buku kas atau ingin menawarkan metode pembayaran yang aman secara higienis harus, jika belum melakukannya, beralih ke transaksi pembayaran tanpa uang tunai dan bahkan mungkin menggunakan penawaran akuntansi dan pembayaran terintegrasi tambahan.

Misalnya, saya sengaja menggunakan SumUp untuk pemrosesan pembayaran seluler . Alat digital memang membutuhkan biaya sedikit pada awalnya, tetapi dibandingkan dengan waktu yang dihemat, pengeluarannya kecil dan membayar sendiri setelah waktu yang singkat. Ini menghemat beberapa hari kerja per bulan. Jika kekacauan terlalu besar atau struktur dasar tidak dapat dibangun sendiri, dukungan profesional harus dicari. Kemudian terbentuklah sistem yang tertib, yang pada akhirnya hanya tinggal dilanjutkan.

Apa kesalahan umum yang dilakukan pemilik bisnis?

Kesalahan yang sangat umum adalah bahwa pembayaran bisnis dan pribadi tidak dipisahkan. Apalagi dengan pengusaha kecil dan mikro, pembayaran bisnis juga diproses dari waktu ke waktu melalui rekening pribadi. Tetapi untuk pembukuan, lebih masuk akal untuk memisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis. Ini tidak melibatkan banyak usaha dan pada akhirnya terbayar untuk penagihan. Ini termasuk akun terpisah dengan kartu kredit atau penyedia pembayaran digital. 

Apalagi di awal, banyak pemilik usaha kecil melakukan kesalahan yang sebenarnya bisa dengan mudah dihindari. Apakah Anda memiliki tip khusus untuk para pendiri?

Saya selalu menyarankan pengusaha kecil khususnya untuk berkonsultasi dengan saran start-up di awal. Ini memberi Anda ide yang sangat bagus tentang apa yang perlu dipikirkan. Juga disarankan untuk mendapatkan bantuan dengan pembukuan dan memanggil konsultan pajak untuk laporan keuangan tahunan, tetapi Anda tidak boleh menyerahkan kemudi sepenuhnya, jika tidak, Anda akan kehilangan jejak angka dengan cepat.

Pada dasarnya, saya selalu menyarankan: buat struktur yang jelas, rencanakan waktu tetap untuk kegiatan tertentu dan jangan takut untuk meminta dukungan.