|
5 Kemungkinan Konsekuensi; Ketika Pengeluaran Menjadi Tidak Terkendali Namun konsekuensi spesifik apa yang dapat timbul bagi perusahaan jika pengendalian terhadap pengeluaran perusahaan tidak cukup dan pengeluaran menjadi tidak terkendali? Pada bagian berikut, lima kemungkinan konsekuensi diperiksa secara lebih rinci. 1. Perencanaan keuangan yang buruk Anggaran dan prakiraan adalah urusan serius bagi tim keuangan, dan mereka mengandalkan data yang akurat untuk melakukannya. Tidak mengetahui ke mana perginya uang perusahaan Anda dalam beberapa bulan terakhir membuat penganggaran menjadi sulit, karena anggaran Anda untuk kuartal berikutnya hampir pasti mencerminkan pengeluaran selama beberapa tahun atau bulan terakhir . Masalah-masalah lain mungkin akan muncul seiring dengan berlakunya anggaran ini: · Mereka mungkin meremehkan kebutuhan masing-masing tim, yang memperlambat perkembangan mereka dan memperlambat pertumbuhan perusahaan. · Anggaran yang tidak mencukupi dapat menyebabkan tim mengeluarkan uang terlalu banyak , dan tanpa kontrol pengeluaran yang baik, Anda tidak akan dapat menyelesaikannya tepat waktu. · Ketika anggaran terlalu tinggi, tim mungkin mengeluarkan uang secara sembarangan dan kemudian terkejut ketika mereka tidak memiliki dana yang sama di masa depan. Secara umum, Anda harus mencoba membuat anggaran yang solid berdasarkan data pengeluaran riil, jika tidak, semuanya hanya dugaan saja. 2. Beban administrasi yang tidak perlu Bagi siapa pun di tim keuangan, penutupan bulanan dan akhir tahun adalah salah satu tugas pekerjaan yang paling menegangkan karena Anda harus mengumpulkan informasi yang hilang dari semua orang untuk mencatat berapa banyak uang yang masuk dan keluar perusahaan pada bulan, kuartal, atau tahun tersebut. . Konsepnya sederhana secara teori, tetapi yang menghabiskan banyak waktu dan kegelisahan tim adalah data yang tidak lengkap . Ini termasuk pengeluaran tanpa tanda terima, pembayaran yang tidak diberikan kepada tim atau anggaran, dan kurangnya persetujuan dari manajer. Karyawan, pada bagian mereka, sangat familiar dengan pelaporan pengeluaran yang sangat disukai (tidak) disukai , yang juga menciptakan dokumen yang tidak perlu bagi mereka, tidak memberikan kendali nyata kepada manajer dan tim keuangan, dan menghabiskan banyak waktu bagi semua karyawan. digunakan secara lebih produktif di tempat lain 3. Tingkat kesalahan yang tinggi Meskipun kita membahas topik dokumen, proses manual seperti laporan pengeluaran dengan cepat menyebabkan kesalahan, dan biasanya karena satu alasan sederhana: proses tersebut monoton dan tidak ada yang benar-benar suka menanganinya . Hal ini mengakibatkan tim keuangan Anda yang sudah terlalu banyak bekerja harus memeriksa kesalahan setiap jumlah dan kemudian menghubungi karyawan yang sesuai sehingga kesalahan tersebut dapat diperbaiki. Jika kesalahan tidak ditemukan, misalnya pada laporan pengeluaran, hal ini akan menimbulkan masalah nyata pada SPT. Dengan bantuan akuntansi digital dan otomatisasi proses ini, pekerjaan manual untuk semua tim berkurang dan risiko kesalahan berkurang. 4. Risiko penipuan Sebagian besar perusahaan mungkin tidak menyadari risiko proses keluaran tradisional. Namun jika mereka tetap berpegang pada laporan pengeluaran dan kartu kredit (bersama) , mereka mengambil risiko setiap hari karena proses ini sulit dikendalikan. Sejumlah besar karyawan mengaku memalsukan seluruh atau sebagian laporan pengeluaran mereka. Banyak dari kasus ini tidak disengaja, mungkin karyawan tersebut hanya lupa berapa sebenarnya pengeluarannya dan membuat perkiraan kasar. Tapi kalaupun tidak ada niat jahat, hal itu merugikan perusahaan. Penggunaan kartu kredit perusahaan juga mempunyai risiko: ketika kartu dibagikan kepada tim dan sering digunakan untuk pembayaran online, kemungkinan penipuan kartu kredit meningkat secara signifikan. 5. Kurangnya stabilitas jangka panjang Pada akhirnya, pengendalian pengeluaran yang baik berarti proses keuangan yang kuat dan praktik yang baik. Untuk mempertahankan bisnis perusahaan dalam jangka panjang, Anda perlu memastikan bahwa semua pengeluaran terkendali dan tim keuangan selalu memantau perkembangannya. Hanya ketika Anda mengetahui ke mana uang dibelanjakan, Anda dapat mengoptimalkan arus kas dan merencanakan serta menganggarkan untuk masa depan. Dan, berlawanan dengan ekspektasi, mendapatkan lebih banyak kendali tidaklah sulit, mahal, atau memakan waktu. Kebanyakan perusahaan tidak mengetahui pilihan mereka. Bagaimana mengendalikan pengeluaran bisnis ? Saat ini sudah jelas bahwa pengendalian pengeluaran yang baik sangat penting untuk setiap bisnis. Jadi bagaimana Anda bisa mencapainya? berikut enam elemen penting. 1. Alat pembayaran yang sesuai Kita telah melihat masalah yang dapat ditimbulkan oleh laporan pengeluaran tradisional dan kartu kredit perusahaan , karena keduanya merupakan alat kuno yang tidak dapat mengikuti perkembangan dunia modern. Solusi sederhananya adalah memberikan setiap karyawan akses terhadap alat pembayaran yang aman, efisien dan terkendali . Ini harus mencakup hal-hal berikut: · Kartu fisik dengan batasan yang dapat disesuaikan untuk setiap karyawan . Keuntungannya adalah karyawan tidak perlu mengeluarkan biaya terlebih dahulu dengan uang mereka sendiri untuk perjalanan bisnis, misalnya, dan oleh karena itu tidak perlu menyerahkan laporan pengeluaran. · Kartu kredit virtual untuk pembayaran online . Ini dapat dibuat untuk pembayaran satu kali dan langganan bulanan dan mencegah kartu perusahaan yang sama digunakan oleh banyak karyawan untuk pembayaran online. Keuntungan: Tim keuangan Anda selalu memantau segalanya. · Otomatisasi pengeluaran dan faktur. Akuntansi digital memungkinkan karyawan untuk mengirimkan faktur dan menyampaikan pengeluaran secara langsung melalui platform, bukan di atas kertas. Anda memasukkan data satu kali dan data tersebut langsung terlihat oleh manajer dan tim keuangan. 2. Semua pengeluaran secara real time Apa pun metode pembayaran yang Anda pilih, Anda perlu memastikan bahwa Anda dapat melacak pengeluaran Anda secara real time . Jika Anda tidak tahu apa yang dibelanjakan hingga terlambat, sulit mengelola pengeluaran secara efisien. Ini berarti Anda memerlukan platform atau dasbor pusat. Tim keuangan dan manajer Anda harus dapat login dan melihat setiap pembayaran serta statusnya secara real time. Saat ini, Anda mungkin mengandalkan akuntansi Anda untuk melacak semua ini. Tapi itu tidak diperbarui sampai laporan tagihan dan pengeluaran kartu kredit karyawan tiba. Kontrol pengeluaran yang sebenarnya harus selalu memberikan tim Anda akses ke semua pembayaran . 3. Entri tanda terima sederhana Seperti yang telah disebutkan, laporan keuangan bulanan dan tahunan khususnya merupakan pekerjaan berat bagi tim keuangan. Masalah utamanya adalah kuitansi hilang , karena tanpa kuitansi, pengeluaran tidak dapat divalidasi. Entah perusahaan harus menanggung biayanya, atau karyawannya tidak mendapat penggantian atas pengeluaran mereka - yang pada gilirannya juga tidak adil. Sebagai bagian dari solusi manajemen pengeluaran baru Anda dengan metode pembayaran yang tepat, Anda memerlukan cara mudah bagi karyawan untuk segera mendigitalkan tanda terima, yang pada kenyataannya berarti: sebelum hilang. Biasanya, solusi untuk masalah ini adalah aplikasi seluler yang mudah digunakan. Anda cukup mengambil foto kwitansi dan aplikasi mencocokkan kwitansi dengan pembayaran yang sesuai. Selain itu, karyawan menerima pengingat rutin melalui email atau pesan push jika tanda terima hilang. 4. Pedoman budaya belanja yang sehat Memiliki kebijakan laporan pengeluaran yang jelas adalah cara yang baik untuk mengendalikan biaya. Kebijakan Anda harus menentukan jenis pengeluaran apa yang diperbolehkan untuk karyawan Anda dan bagaimana mereka harus melakukannya. Namun menulis kebijakan hanyalah setengah dari perjuangan, karena pekerjaan Anda pada dasarnya tidak ada gunanya jika anggota tim Anda tidak mengikuti pedoman. Dan inilah fakta yang patut Anda khawatirkan: Dua pertiga karyawan tidak pernah membaca kebijakan pengeluaran perusahaan mereka. Jadi mengandalkan kata-kata tertulis mungkin tidak akan cukup. Yang terbaik adalah memasukkan aturan dan batasan ke dalam metode pembayaran itu sendiri. Jika tim penjualan Anda menggunakan kartu fisik dengan batas pengeluaran yang mencegah mereka membeli alkohol, misalnya, mereka tidak punya pilihan selain mengikuti aturan ini. 5. Setujui pengeluaran terlebih dahulu Untuk benar-benar mengendalikan pengeluaran, manajer dan tim keuangan harus dapat menyetujui atau menolak biaya terlebih dahulu. Tugas mereka antara lain adalah memastikan anggaran dipatuhi dan mereka harus memastikan bahwa karyawan dan kolega membelanjakan dana perusahaan secara bertanggung jawab. Namun, jika setiap pembayaran, sekecil apa pun, harus disetujui secara manual, hal ini akan mengakibatkan hilangnya waktu bagi karyawan dan manajer. 6. Tindakan Anti Penipuan Pertama, dua statistik yang mungkin menjadi perhatian Anda: 1. 85% karyawan mengaku memberikan informasi palsu pada laporan pengeluaran. 2. Penipuan kartu kredit sejauh ini merupakan bentuk penipuan finansial yang paling umum
|