Ketika faktur mencapai perusahaan, biasanya melewati berbagai tahap sebelum dibayar. Studi terkini tentang digitalisasi dalam akuntansi menunjukkan bahwa ini berarti banyak usaha dan waktu, terutama bagi perusahaan yang memproses faktur secara manual. Untuk alasan ini, perusahaan semakin memutuskan untuk mengelola faktur mereka secara digital. Tapi apa perbedaan antara akuntansi analog dan digital

DIGITALISASI DALAM AKUNTANSI

Akuntansi digital terutama mencakup penerimaan digital, manajemen digital dan transfer digital dari faktur. Namun pertukaran dokumen perusahaan secara elektronik, pengisian dokumen dan formulir elektronik juga merupakan bagian dari sistem administrasi dan akuntansi digital. Ini tidak hanya menyederhanakan proses internal perusahaan, tetapi juga meningkatkan efisiensi khususnya dibandingkan dengan pekerjaan yang melelahkan dengan folder pendulum.

Bagaimana cara kerja akuntansi digital?

Dibandingkan dengan pembukuan klasik, pembukuan digital membutuhkan usaha yang jauh lebih sedikit - baik untuk akuntan yang bertanggung jawab di perusahaan maupun untuk konsultan pajak yang bertanggung jawab. Dan akuntansi tanpa kertas bekerja dengan sangat sederhana: kuitansi kertas atau faktur lainnya, catatan pengiriman atau konfirmasi pesanan dalam bentuk kertas diterima oleh perusahaan dan didigitalkan dan diarsipkan dengan benar di sana oleh orang yang bertanggung jawab. Setelah digitalisasi berhasil, kuitansi asli kemudian dimusnahkan.

Pemindaian penggantian kata kunci

Salah satu fitur paling sentral dari akuntansi keuangan digital adalah proses pemindaian penggantian. Pemindaian pengganti memungkinkan untuk menyimpan faktur, formulir pemesanan, nota pengiriman, kwitansi dan dokumen lain secara digital yang berkaitan dengan pergerakan barang dan pembayaran dalam bentuk kertas dalam bentuk pindaian dan kemudian menghancurkan aslinya. Dokumentasi proses yang tepat dan pengarsipan dokumen digital juga penting di sini.

Apa perbedaan antara tugas seorang akuntan dalam akuntansi analog vs digital?

Tugas klasik seorang akuntan, yang meliputi pemeriksaan, penugasan rekening, dan pemesanan transaksi bisnis saat ini serta pemrosesan transaksi, pembuatan SPT, dan slip gaji, tentu juga ikut berperan dalam pembukuan digital. Salah satu perbedaan dalam pembukuan digital adalah akuntan yang bersangkutan dapat mengakses dokumen yang relevan kapan saja dan di mana saja - itu berarti selamat tinggal folder pendulum, selamat tinggal pencarian panjang di tumpukan file atau folder, selamat tinggal waktu tambahan untuk membuat kertas lama terbaca di tempat pertama. 

PRO DAN KONTRA DARI PEMBUKUAN DAN PEMBUKUAN DIGITAL

Seperti yang ditunjukkan artikel blog ini, digitalisasi kini juga telah sepenuhnya hadir dalam akuntansi. Akuntansi digital sedang booming karena menawarkan kepada pengguna cara yang benar-benar baru untuk bekerja secara efisien dan dengan sedikit usaha. Kami telah merangkum kelebihan dan kekurangan akuntansi keuangan digital di bawah ini.

KEUNTUNGAN

Salah satu keuntungan yang paling berarti dari akuntansi digital adalah kenyataan bahwa dokumen saat ini dapat diakses kapan saja dan tanpa masalah. Pada saat yang sama, transaksi pembayaran dapat terus dipantau. Dengan pembukuan analog, hal ini tidak mungkin hanya karena dokumen dalam bentuk kertas, setelah diserahkan ke konsultan pajak, tidak dapat lagi diambil dan dilihat selama masa pemrosesan. Selama periode ini, di mana konsultan pajak sedang memproses dokumen, tidak ada cara bagi pengusaha untuk memeriksa pembayaran masuk dan keluar secara real time.

Selain itu, akuntansi digital menawarkan kemungkinan pengelolaan likuiditas yang lebih efisien melalui penerimaan dan sirkulasi faktur otomatis. Dengan akses konstan ke transaksi pembayaran, anggaran perusahaan dapat dikontrol dengan lebih baik. Oleh karena itu, waktu tunggu untuk barang yang dipesan dihilangkan atau dikurangi seminimal mungkin.

Akuntansi digital tanpa kertas menyederhanakan beberapa proses baik secara internal maupun bekerja sama dengan mitra eksternal (bisnis). Hal ini tidak hanya menghemat biaya personel, tetapi juga biaya bahan seperti kertas, folder, toner, printer, dan ruang penyimpanan. Bahkan bekerja sama dengan mitra eksternal atau konsultan pajak, pertukaran data digital secara signifikan lebih hemat biaya dan mengurangi upaya.

Apa yang harus diperhatikan saat memilih software akuntansi?

Tergantung pada jenis dan persyaratan perusahaan, kesesuaian perangkat lunak tertentu untuk akuntansi keuangan digital atau akuntansi keuangan berbeda. Dari sudut pandang ahli, hal terpenting ketika memilih penyedia perangkat lunak yang tepat pada dasarnya adalah kepatuhan terhadap persyaratan hukum - karena tidak setiap perangkat lunak akuntansi sesuai dengan persyaratan hukum dalam hal pembukuan yang tepat (misalnya GoBD) atau pedoman perlindungan data. Kriteria lain yang sangat sentral adalah panduan pengguna (juga ramah pengguna!), dukungan, biaya terbuka dan tersembunyi, berbagai fungsi, antarmuka, dan tentu saja kriteria pemilihan internal perusahaan.

Antarmuka sistem pemesanan digital

Melalui antarmuka sistem pemesanan digital, perusahaan dapat membuat pertukaran data dengan konsultan pajak mereka menjadi lebih mudah. Pertukaran dengan cara digital juga menghemat waktu dan jarak dan menghasilkan jawaban pertanyaan yang lebih cepat. Alat yang memungkinkan untuk ini adalah perusahaan DATEV online.

5 LANGKAH MENUJU AKUNTANSI DIGITAL UNTUK PERUSAHAAN

·       Pilihan dan pengaturan perangkat lunak yang sesuai, bertukar dengan konsultan pajak tentang kemungkinan antarmuka serta persyaratan dokumentasi prosedural untuk pemindaian pengganti

·        Jika perlu, pelatihan karyawan, pengenalan rutinitas dan proses baru

·  Memindai kwitansi kertas (jika faktur belum diterima secara elektronik oleh   perusahaan) dan mendokumentasikan prosedur yang sesuai

·      Menggabungkan kwitansi digital dan kwitansi kertas yang dipindai dan mengarsipkan file

·      Menyerahkan data ke penasihat pajak/otoritas keuangan