APA ITU LAPORAN MANAJEMEN?

Laporan manajemen mengumpulkan data dari berbagai bidang perusahaan untuk mencatat indikator kinerja utama (KPI) yang paling penting dan menyajikannya dengan jelas. Mereka mengintegrasikan data dari proses operasional serta dari bidang keuangan dan menyajikannya dengan jelas selama periode yang dipilih.Dengan cara ini, mereka memberi manajemen wawasan penting tentang bagaimana bisnis dan keberhasilan perusahaan berkembang. Manajemen dimungkinkan untuk mengambil keputusan yang tepat guna meningkatkan efisiensi perusahaan dan tetap kompetitif. Risiko kesalahan manusia dan perkembangan bisnis negatif yang dihasilkan berkurang.

Tujuan lain dari pelaporan manajemen yang tidak boleh diabaikan adalah dokumentasi, selain untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Peristiwa dan perkembangan di perusahaan didokumentasikan dalam laporan untuk dipelajari darinya di masa mendatang. Hanya mereka yang memiliki akses ke data dari masa lalu yang dapat menghindari kesalahan yang dibuat di masa mendatang.

2) BAGAIMANA PELAPORAN MANAJEMEN BERUBAH?

Sekarang mari kita lihat sejarah laporan manajemen. Semuanya dimulai dengan laporan keuangan. Mereka sangat diperlukan dari sudut pandang akuntansi dan didasarkan pada spesifikasi yang jelas dan aturan akuntansi yang tepat. Ada standar yang berbeda untuk laporan keuangan ini, tergantung pada negara dan jenis perusahaannya. Kesamaan yang dimiliki oleh semua laporan keuangan adalah bahwa meskipun sangat diperlukan untuk tujuan hukum, mereka hanya digunakan secara terbatas untuk pengambilan keputusan. Mereka memberikan ikhtisar bisnis yang baik, tetapi tidak memiliki wawasan yang lebih dalam dan data terperinci untuk keputusan strategis. Selain itu, ini hanya laporan tentang data keuangan historis. Anda dapat menghasilkan laporan ini tepat waktu mereka selalu meringkas transaksi berbasis keuangan yang telah selesai. Ini karena mereka harus memenuhi persyaratan hukum mengenai penyajian data keuangan dan tidak dimaksudkan untuk keputusan bisnis strategis.

Beberapa perusahaan berusaha memperkaya laporan keuangan dengan informasi yang dapat digunakan untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Pendekatan ini tentu memiliki beberapa keuntungan, tetapi ada satu kerugian besar: laporan menjadi lebih kompleks ketika diperkaya dengan data tambahan dan waktu yang dibutuhkan untuk membuatnya sangat besar. Karena laporan keuangan harus memenuhi tenggat waktu yang ketat, perluasan dengan informasi tambahan tidak terlalu efektif dan seringkali kritis dalam hal waktu. Alasan lain mengapa laporan keuangan tidak cocok sebagai laporan manajemen.

Dilema ini menyebabkan pengembangan pelaporan manajemen terpisah yang independen dari laporan keuangan. Sementara laporan ini menggunakan beberapa data dari laporan keuangan, mereka menyajikannya dengan cara yang sama sekali berbeda.Laporan manajemen semacam itu tidak berusaha untuk memenuhi persyaratan hukum laporan keuangan, tetapi dimaksudkan untuk membantu manajemen menjawab pertanyaan-pertanyaan tertentu, seperti sebagai berikut:

Apa pelanggan saya yang paling menguntungkan?

Seberapa puas pelanggan dengan dukungan pelanggan?

Untuk ukuran pemasaran apa anggaran harus ditingkatkan?

Laba dan perkembangan penjualan apa yang dapat diharapkan dengan kondisi umum saat ini untuk kuartal berikutnya?

Cara pembuatan laporan manajemen telah berubah karena digitalisasi dan alat pelaporan modern juga sangat berubah. Di masa lalu, perusahaan hanya menggunakan sistem lama. Beberapa masih melakukannya hari ini. Sistem warisan menghasilkan laporan yang jauh lebih berguna daripada laporan keuangan untuk keputusan strategis, namun memiliki kelemahan. Mereka sangat teknis dan seringkali rumit dalam pengoperasian dan fungsionalitas. Untuk profesional non-TI, membuat laporan yang bermakna dengan alat ini merupakan tantangan nyata. Overhead yang tinggi berarti ada jeda waktu yang relatif lama antara saat manajemen meminta laporan dan saat manajemen benar-benar menerimanya. Peningkatan konstan dalam akumulasi data di perusahaan semakin meningkatkan tantangan pelaporan manajemen dengan sistem lagacy. Banyak perusahaan terjebak dalam sistem lama mereka dan tidak dapat menganalisis, memvisualisasikan, dan menyajikan data mereka secara tepat waktu. Oleh karena itu, perusahaan mengubah sistem pelaporan mereka. Mereka meninggalkan sistem lama demi perangkat lunak pelaporan modern.

3) MENGAPA LAPORAN MANAJEMEN BEGITU PENTING?

Atau dengan kata lain, mengapa manajemen modern melaporkan faktor kunci keberhasilan bagi perusahaan saat ini?

Pada prinsipnya, laporan sangat berguna di semua industri, untuk berbagai macam proses dan pada tingkat hierarki yang berbeda di dalam perusahaan. Mereka sangat penting untuk berfungsinya perusahaan dengan baik. Laporan manajemen bahkan lebih penting. Laporan manajemen dimaksudkan untuk tingkat pengambilan keputusan tertinggi dan memungkinkan keputusan interdisipliner yang beralasan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa laporan manajemen sangat penting:

Mereka menyediakan data yang relevan untuk mengukur, memantau, dan mengendalikan kinerja perusahaan. Mereka membantu untuk lebih memahami status saat ini dan pengembangan bisnis di masa depan. Mereka memberikan tolok ukur yang jelas, dengan nilai referensi yang diperoleh secara internal maupun eksternal. Mereka memungkinkan untuk mempelajari keputusan dan tindakan mana yang bermanfaat dan mana yang tidak.

Mereka meningkatkan komunikasi internal dan eksternal antara karyawan, mitra, investor, dan pelanggan. Mereka memastikan kerja sama yang lebih baik antar departemen dan menghindari pertimbangan yang terisolasi. Mereka meningkatkan komitmen dan motivasi dalam perusahaan dan mendorong pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan.

4) TIPS MEMBUAT LAPORAN MANAJEMEN

Sekarang setelah kami memperkenalkan istilah-istilah dasar, kami akan menunjukkan kepada Anda tips terpenting dan praktik terbaik untuk membuat dan menyajikan laporan manajemen yang optimal. Dengan bantuan beberapa laporan manajemen dari praktik, Anda akan mempelajari cara terbaik menerapkan 8 tips dan praktik terbaik ini.

1. Pertama, tentukan tujuan laporan dengan jelas

Dengan laporan manajemen apa pun yang Anda buat, Anda harus mulai dengan penetapan tujuan. Jawab sendiri pertanyaan seperti:

Mengapa Anda membutuhkan laporan itu?

Apa faktor terpenting yang memengaruhi bisnis Anda?

Bagaimana Anda menyampaikan ini dengan cara yang bermakna?

Setelah Anda jelas tentang mengapa Anda membuat laporan manajemen ini dan apa yang ingin Anda laporkan, akan lebih mudah bagi Anda untuk menemukan indikator kinerja yang tepat. Tapi jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda menetapkan setidaknya dua atau tiga sasaran untuk laporan Anda.

2. Pilih Indikator Kinerja Utama (KPI) yang tepat untuk tujuan dan kelompok sasaran Anda

Anda harus fokus pada beberapa indikator kinerja utama dan memilih yang tepat. Tapi bagaimana Anda menemukan mereka? Tentu saja, hal ini sangat bergantung pada kelompok sasaran, tujuan, dan tingkat manajemen yang Anda tuju untuk menyajikan laporan manajemen. Misalnya, manajer penjualan mungkin ingin melihat KPI yang berbeda dari manajer pemasaran. Situasinya mirip dengan level manajemen. Manajer Pemasaran Junior tertarik pada data yang berbeda dari Kepala Pemasaran. Pendekatan yang baik untuk memilih KPI yang tepat adalah dengan mempertimbangkan pertanyaan mana yang ingin dijawab oleh kelompok sasaran. Misalnya, seorang manajer penjualan tertarik dengan kinerja manajer penjualan individualnya, sedangkan manajer pemasaran inbound mungkin ingin mengetahui konten mana yang paling berhasil dalam hal pendaftaran buletin baru. Hanya ketika Anda telah menemukan pertanyaan untuk dijawab dengan laporan Anda, Anda akan memenuhi harapan kelompok sasaran Anda dengan KPI yang sesuai.

Contoh laporan berikut untuk investor mengilustrasikan pemilihan KPI yang sesuai dengan sangat baik. Ini sepenuhnya berfokus pada data yang diminati oleh kelompok sasaran investor. Ini termasuk, misalnya, harga saham dan rasio harga/pendapatan.

3. Integrasikan umpan balik pelanggan ke dalam laporan manajemen Anda

Tip lainnya adalah menganalisis umpan balik pelanggan yang diterima dan memasukkannya ke dalam laporan. Umpan balik pelanggan adalah indikator kinerja bisnis yang baik, karena menggambarkan kemampuan perusahaan untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan pelanggan. Umpan balik pelanggan menunjukkan berbagai bidang perusahaan apa yang mereka lakukan dengan benar dan apa yang mungkin salah. Strategi yang menjanjikan dapat dikembangkan berdasarkan umpan balik pelanggan dan indikator kinerja utama. Misalnya, Anda dapat menggunakan umpan balik pelanggan untuk mengidentifikasi titik lemah penawaran online dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui tindakan yang tepat. Untuk melakukannya, sertakan kurva survei kepuasan pelanggan online dalam laporan.

4. Coba ceritakan tentang data Anda (storytelling)

Tip keempat kami untuk laporan manajemen yang baik tidak berfokus pada angka mentah, tetapi lebih pada bagaimana Anda menanamkan dan menyajikan fakta. Orang-orang terutama dibujuk oleh tiga jenis informasi: konten, konteks, dan makna. Jika Anda ingin menceritakan kisah seputar data Anda, sebaiknya gunakan ketiga jenis informasi tersebut. Yang penting adalah Anda menempatkan data Anda dalam konteks yang benar dan membiarkan audiens membuat perbandingan. 

5. Gunakan kemungkinan pelaporan digital dan buat laporan dasbor interaktif

Salah satu tip terpenting untuk laporan manajemen yang baik adalah: Singkirkan laporan berbasis kertas untuk kebaikan dan gunakan kemungkinan pelaporan digital. Alat pelaporan dan dasbor modern adalah aset besar bagi setiap perusahaan. Ini memperbarui angka secara real time, menghemat uang dan waktu serta mengurangi pemborosan.

6. Patuhi prinsip desain penting untuk dasbor yang terstruktur rapi

Secara khusus, laporan yang disampaikan kepada manajemen harus memiliki struktur yang bersih dan sederhana sehingga informasi terpenting dapat ditangkap dengan cepat. Prinsip desain optik untuk dasbor yang baik harus dipatuhi. Harus dihindari bahwa laporan membanjiri pemirsa dengan informasi. Otak manusia hanya dapat menyerap informasi dalam jumlah terbatas pada satu waktu dan dengan cepat kewalahan oleh dasbor yang kelebihan beban data dan tidak terstruktur secara visual. Kelebihan beban ini mempersulit manajemen untuk berpikir secara strategis dan membuat keputusan yang tepat. Prinsipnya berlaku: Less is more! Tiga hingga enam indikator kinerja utama untuk laporan manajemen adalah pilihan yang baik. Seharusnya tidak lebih dari sepuluh.

7. Berikan data real-time yang menggarisbawahi tujuan Anda dalam laporan manajemen Anda

Kami telah membahas pentingnya data Anda menceritakan sebuah kisah dan termasuk KPI masa lalu, terencana, dan saat ini. Wawasan dinamis dan real-time ke tokoh bisnis dan proses perusahaan adalah salah satu fitur paling penting dan khas dari dasbor digital. Namun Anda perlu mengetahui kapan dan sejauh mana data real-time masuk akal dalam laporan manajemen. Hanya bila digunakan dengan benar mereka mendukung tujuan laporan Anda.

8. Terus optimalkan dasbor Anda dan jaga agar tetap dapat diproses

Apa pun jenis laporan manajemen yang Anda buat, peningkatan berkelanjutan memastikan bahwa laporan tetap relevan dan dapat diproses. Dunia bisnis digital berkembang dengan sangat pesat. Tujuan, strategi, dan model bisnis perusahaan terus berubah. Untuk memastikan bahwa data dalam laporan Anda tetap relevan dan dapat diproses, uji setiap laporan Anda secara rutin. Identifikasi data atau KPI yang tidak relevan dan cegah pelaporan manajemen yang tidak efektif. Hanya jika Anda menginvestasikan cukup waktu dalam pengujian rutin dan pengoptimalan berkelanjutan, laporan tidak akan kehilangan relevansinya dalam dunia bisnis yang berkembang secara dinamis.