|
Apa Itu Analisis Proses Bisnis Dan Bagaimana Cara Menggunakannya? Analisis proses bisnis (BPA) membantu perusahaan mengidentifikasi inefisiensi dalam proses internal Perusahaan yang meluncurkan produk baru atau menjalani restrukturisasi perusahaan sering kali menggunakan BPA Riset industri dapat membantu mengidentifikasi indikator kinerja utama Analisis Proses Bisnis (BPA) adalah metodologi untuk menganalisis area bisnis terkait proses dan meningkatkan efisiensi. Secara khusus, BPA membantu perusahaan meninjau proses internal untuk meningkatkan penjualan dan mengurangi biaya. Meskipun Analisis Bisnis (BA) dan BPA berbeda dalam cakupan analisisnya, BPA biasanya ditugaskan kepada Analis Bisnis atau Arsitek Proses atau keduanya. Analis bisnis sering kali menganalisis konteks seputar masalah dan memberikan wawasan data, sementara arsitek proses terlibat langsung dalam implementasi proses. Namun, BPA memerlukan lebih dari sekedar analis bisnis atau arsitek proses. Untuk mengubah suatu proses bisnis, perusahaan juga harus melibatkan manajemen, IT dan profesional lainnya. Apa itu proses bisnis? Proses bisnis adalah sekelompok aktivitas terorganisir yang mengubah input menjadi output dan dapat bersifat formal atau informal. Proses formal sebagian besar didokumentasikan dan diikuti. Prosedur informal digunakan karena kurangnya dokumentasi formal atau adanya kebutuhan untuk menyimpang dari prosedur formal dalam keadaan yang tidak biasa. Kapan sebaiknya perusahaan menggunakan analisis proses bisnis? Cara paling umum bagi perusahaan untuk menggunakan BPA adalah ketika mereka memperkenalkan teknologi atau proses baru. Sebelum mengadopsi teknologi baru, manajemen perusahaan perlu memahami segala inefisiensi yang disebabkan oleh teknologi atau proses lama. Inefisiensi ini dapat mencakup keterlambatan pengiriman, dukungan pelanggan yang buruk, atau tingginya persentase produk cacat. Dengan melakukan analisis biaya-manfaat, perusahaan dapat memutuskan apakah akan menerapkan teknologi baru atau fokus pada bidang lain yang dapat memberikan laba atas investasi yang lebih tinggi. Perusahaan semakin banyak yang beralih ke BPA dalam beberapa tahun terakhir karena pandemi COVID-19 meningkatkan permintaan terhadap produk tertentu dan mengurangi kebutuhan terhadap produk lain. Perusahaan memiliki waktu terbatas untuk beradaptasi dengan lingkungan operasi baru, itulah sebabnya BPA sangat penting dalam membantu organisasi mengalihkan fokus mereka secara efektif. Misalnya, banyak organisasi telah menggunakan BPA untuk memperluas penawaran digital mereka. Perusahaan lain telah menggunakan BPA untuk mengimbangi dampak negatif gangguan rantai pasokan. Baru-baru ini, tekanan inflasi yang parah dan ketidakpastian ekonomi telah menyebabkan banyak perusahaan menggunakan BPA untuk mengendalikan biaya dan menghilangkan inefisiensi. Organisasi sering kali beralih ke BPA sebagai bagian dari upaya perencanaan strategis yang lebih besar . Misalnya, sebuah organisasi dapat menggunakan BPA untuk lebih memahami proses internalnya sebagai langkah menuju tujuan yang lebih besar. Apa keuntungan dari analisis proses bisnis? Anda mungkin sudah melihat bahwa BPA berguna dalam berbagai situasi. Berikut beberapa manfaat analisis proses bisnis: Meningkatkan efisiensi: Misalnya, BPA dapat mengurangi waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menciptakan pencarian calon pelanggan yang produktif , orientasi karyawan, pengembangan produk , atau kampanye pemasaran. Mengurangi biaya: BPA dapat mengurangi biaya tenaga kerja dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan tugas atau menghilangkan redundansi dalam proses. BPA juga dapat menunjukkan penghematan biaya dalam sumber daya dan material. Memperjelas dan meningkatkan kebijakan dan tata kelola: Misalnya, BPA dapat meningkatkan manajemen risiko dan menyoroti hal-hal yang perlu ditingkatkan dalam kebijakan keamanan TI dan perangkat saat ini. Hilangkan atau kurangi kemacetan: BPA dapat membantu perusahaan Anda menyederhanakan komunikasi dan pelaksanaan proses sehingga tidak ada simpanan pada tahap seperti persetujuan. Mengoptimalkan proses adopsi: BPA dapat menyoroti kelemahan saat memperkenalkan teknologi atau proses baru dan meningkatkan program pelatihan, yang pada akhirnya meningkatkan tingkat adopsi. Meningkatkan proses rilis atau pengiriman: Kita semua ingin penerapan kampanye dan rilis produk berjalan lancar - BPA dapat mengatasi ketidakefisienan dalam proses ini dan membantu Anda menerapkan peningkatan. Mendukung pergeseran fokus: BPA dapat membantu bisnis Anda tetap kompetitif di dunia yang semakin digital. Misalnya, BPA dapat membantu menyederhanakan proses sehari-hari dalam penggunaan teknologi tertentu, transisi ke model kerja jarak jauh, atau memudahkan transisi dalam memberikan produk dan layanan secara online. Meningkatkan budaya perusahaan : Proses yang disederhanakan meningkatkan pengalaman karyawan di tempat kerja. Tingkatkan keterlibatan : Layanan pelanggan yang lebih baik, interaksi situs web, atau proses di dalam toko memperkuat reputasi dan keterlibatan perusahaan Anda. Pemangku kepentingan yang bahagia, karyawan yang bahagia, pelanggan yang bahagia - hari-hari yang bahagia! Langkah-langkah penting dalam analisis proses bisnis Jadi itulah dasar-dasarnya. Langkah apa yang diperlukan untuk BPA? 1. Tetapkan tujuan Langkah pertama adalah menentukan apa yang perlu dicapai. Melakukan analisis SWOT , analisis risiko , atau bahkan analisis persaingan formal dapat membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam organisasi Anda. Lihatlah lebih dekat bagaimana kinerja keuangan perusahaan Anda juga bisa menjadi titik awal yang berguna. Pada tingkat makro, tujuan Anda mungkin adalah meningkatkan penjualan atau mengurangi biaya. Namun, perlu diingat bahwa BPA berfokus pada perbaikan terkait proses. Itu berarti tujuan Anda harus fokus pada perbaikan proses dan bukan pada perubahan bisnis yang besar. Misalnya, tujuan COP adalah meningkatkan efisiensi kerja. Tugas yang sangat berulang sering kali dapat diotomatisasi, sehingga waktu penyelesaiannya lebih cepat dan kesalahannya lebih sedikit. Dalam proses penjualan misalnya, tindak lanjut dapat diotomatisasi dengan menggunakan perangkat lunak pelacakan penjualan. Dalam hal proses penjualan, tujuannya mungkin untuk mengurangi waktu yang diperlukan untuk menulis email tindak lanjut, meningkatkan tingkat respons atau keduanya. Salah satu cara untuk memastikan tujuan didefinisikan dengan jelas adalah dengan menggunakan pendekatan SMART, yang merupakan singkatan dari Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Berbasis Waktu. 2. Definisikan prosesnya Setelah tujuan ditetapkan, Anda perlu menentukan proses yang menyebabkan inefisiensi. Misalnya, dalam proses penjualan, tindak lanjut dapat mencakup beberapa langkah, seperti: Seperti membuat template untuk email tindak lanjut, menyesuaikan template berdasarkan informasi yang diterima dari pelanggan, mengoreksi email, dan mengirimkan email lima menit setelah percakapan. Saat mendefinisikan proses, pastikan cakupan prosesnya tidak terlalu luas. Beberapa pakar proses menggunakan istilah end-to-end untuk menentukan batas-batas proses yang besar dan penting. Desain ujung ke ujung mencakup semua aktivitas yang diperlukan untuk membuat konsep produk. Salah satu cara untuk memecah proses ini lebih lanjut adalah dengan menggunakan hierarki proses. Hierarki proses dimulai pada tingkat keseluruhan organisasi dan turun ke proses yang paling terperinci. Alat yang paling umum digunakan oleh analis dan arsitek proses pada langkah ini adalah SIPOC, yang merupakan singkatan dari Pemasok, Input, Proses, Output, dan Pelanggan. Alat ini membantu meringkas masukan dan keluaran dari satu atau lebih proses dalam bentuk tabel. 3. Analisis prosesnya Bergantung pada tujuan yang ditentukan, Anda memiliki beberapa teknik analisis proses bisnis yang dapat dipilih. Teknik analisis yang paling umum adalah analisis nilai, yang menggunakan penciptaan nilai untuk menunjukkan elemen besar dan kecil dari proses tersebut. Nilai adalah rasio fungsi terhadap biaya. Oleh karena itu, nilainya dapat diubah baik dengan meningkatkan fungsi atau dengan mengurangi biaya. Saat melakukan analisis nilai, analis biasanya membuat daftar fitur dan biaya dalam urutan menurun. Rasio biaya-manfaat sering kali diterapkan pada daftar tersebut untuk memperkirakan kekayaan bersih setiap aktivitas. Kembali ke contoh proses tindak lanjut penjualan kami, langkah-langkah dengan nilai tertinggi dapat diurutkan dalam urutan berikut: menyesuaikan template penjualan berdasarkan informasi yang diterima dari pelanggan, mengoreksi email, mengirim email lima menit setelah percakapan, dan Membuat template untuk email tindak lanjut. Dalam contoh ini, membuat template tindak lanjut adalah elemen dengan nilai tambah yang paling sedikit karena memerlukan banyak waktu dan memerlukan penyesuaian setiap kali muncul informasi baru. Teknik analisis umum lainnya mencakup analisis kesenjangan, yang membandingkan kinerja aktual dengan kinerja potensial, dan analisis akar penyebab, yang bertujuan untuk menentukan penyebab terjadinya suatu masalah dan menemukan solusi terhadap akar permasalahannya. 4. Identifikasi perbaikan Setelah menganalisis proses dan mengidentifikasi inefisiensi, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan. Perbaikan sering kali berfokus pada aspek-aspek seperti menghilangkan hambatan, mengoptimalkan proses bernilai tinggi, atau meningkatkan interaksi pelanggan. Misalnya, untuk meningkatkan nilai pembuatan email tindak lanjut, penjual berpotensi menggunakan alat eksternal yang membantu membuat email yang dapat disesuaikan dengan lebih cepat berdasarkan segmen pelanggan atau informasi lainnya. Dengan langkah ini, Anda perlu memastikan bahwa Anda mempertimbangkan semua potensi eksternalitas. Eksternalitas adalah biaya atau manfaat tidak langsung yang ditimbulkan oleh bisnis Anda yang berdampak pada pihak ketiga, yang mungkin mencakup individu atau organisasi - atau bahkan masyarakat secara keseluruhan. Misalnya, peningkatan kecepatan dapat mengakibatkan kualitas produk dan layanan tertentu terganggu, sehingga menimbulkan kerugian bagi pengguna atau konsumen hilir. Demikian pula, otomatisasi proses tertentu dapat membuat penyesuaian produk atau layanan menjadi tidak mungkin, sehingga mengurangi permintaan terhadap produk dan layanan tersebut. Oleh karena itu, analis juga harus melakukan analisis biaya-manfaat secara menyeluruh, 5. Menerapkan prosesnya Implementasinya sering kali melibatkan profesional dari berbagai departemen, mulai dari manajemen, analis, hingga pakar TI. Anda perlu memastikan bahwa tim implementasi memiliki sumber daya yang cukup untuk melakukan perubahan yang efektif. Koreksi biasanya dimulai dalam skala kecil, diikuti dengan perubahan pada tugas terkait. Misalnya, untuk meningkatkan nilai pembuatan template email tindak lanjut, departemen penjualan dapat menginstal perangkat lunak pihak ketiga yang menganalisis semua email sebelumnya dan memberikan saran menggunakan analisis prediktif. 6. Pantau hasilnya Langkah terakhir adalah memantau dan mengendalikan standar dan proses baru. Apakah proses baru menghasilkan KPI yang lebih baik? Apakah proses ini menyebabkan eksternalitas? Misalnya, perangkat lunak pihak ketiga dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menulis email tindak lanjut, namun juga dapat mengurangi tingkat respons email. Dengan kata lain, kita perlu memastikan bahwa kita memperhitungkan eksternalitas. Selain itu, peluang perbaikan tambahan mungkin muncul selama fase ini. Oleh karena itu, penting untuk terus memantau proses baru daripada mengambil pendekatan “atur dan lupakan”.
|