Apa itu buku besar?

Buku besar adalah kumpulan akun yang disusun oleh bagan akun sebagai dasar untuk memposting transaksi bisnis dengan posting debit dan kredit. Sebagai aturan, buku besar disebut sebagai akuntansi keuangan yang sebenarnya atau akuntansi keuangan untuk jangka pendek.

Pergerakan individu atau transaksi bisnis selalu diposting sebagai debit dan kredit menggunakan catatan posting. Dalam rekening perorangan (juga: lembar rekening) semua posting dari daftar tanah dimasukkan ke dalam rekening yang disebutkan dalam catatan posting. Akun persediaan di neraca dibuka pada awal setiap tahun fiskal dengan persediaan akhir tahun sebelumnya (misalnya persediaan bank). Pada akhir tahun keuangan, akun laba rugi diseimbangkan dan laba diposting ke akun laba rugi. Urutan faktual dari transaksi bisnis individu dibuat melalui entri dalam buku besar. Komponen buku besar adalah:

• neraca keuangan
• laporan laba rugi
• rekening (juga: rekening perorangan)
• lembar akun
• jurnal

Apa itu buku pembantu?

Subledger digunakan untuk menjelaskan akun buku besar tertentu dalam akuntansi keuangan secara lebih rinci. Sub-buku besar umum meliputi:

• Subledger Piutang Usaha atau Piutang Usaha
• Subledger Hutang atau Hutang Usaha
• akuntansi penggajian
• Buku besar persediaan atau akuntansi persediaan
• buku besar investasi atau akuntansi aset

Di bawah ini adalah beberapa contoh sub-buku atau buku pembantu.

Subledger Piutang Usaha atau Piutang Usaha

Sub-buku besar piutang usaha biasanya juga merupakan modul faktur: basis pelanggan dicatat dalam modul ini. Selain data alamat, ini juga berisi informasi tentang tenggat waktu pembayaran, penjual yang bertanggung jawab, diskon, mata uang pilihan, rekening bank, dll.

Selain basis pelanggan, biasanya juga ada basis artikel. Barang-barang yang dijual oleh perusahaan dicatat secara sistematis di sana dan disimpan dengan harga, penetapan akun, dan informasi PPN.

Tugas utama dari subledger piutang usaha adalah:

• Masukkan, cetak, dan kirim faktur
• Cocokkan pembayaran pelanggan dengan faktur
• Tinjauan tentang tanggal jatuh tempo debitur terbuka, misalnya dengan daftar debitur atau daftar tua
• dunning dan penagihan utang

Data yang dikumpulkan dalam buku pembantu dapat digunakan untuk membuat evaluasi terperinci:

• Buka item pada tanggal kunci
• Ikhtisar piutang dari daftar penuaan
• Daftar penjualan menurut pelanggan dan/atau barang:

·         Sepuluh artikel atau pelanggan teratas.

·         Barang mana yang terjual kapan dan seberapa baik?

·         Manakah dari pelanggan Anda yang paling laris dan paling menguntungkan?

• Analisis Pembayaran:

·         Pelanggan mana yang membayar tepat waktu?

Subledger Hutang atau Hutang Usaha

Data pemasok dikelola dalam sub-buku besar utang usaha. Selain manajemen alamat, informasi tentang detail bank dan pajak masukan, mata uang, dan tenggat waktu pembayaran juga dapat disimpan.

Biasanya invoice yang tercatat di account payable juga langsung diproses untuk pembayaran, misalnya melalui online banking.

Sama persis dengan modul piutang, evaluasi rinci pemasok dapat dibuat dalam modul utang berdasarkan data yang tersedia. Justru kehadiran informasi tentang penjualan yang Anda buat dengan pemasok merupakan dasar yang berharga untuk negosiasi pembelian.

Mengapa "akuntansi keuangan" kurang bermakna daripada "akuntansi dengan buku besar utama dan pembantu"?

Akuntansi keuangan mencatat transaksi bisnis hanya dalam dimensi bagan akun. Oleh karena itu, nilai informatif terbatas pada evaluasi neraca dan laporan laba rugi.

Akuntansi keuangan sendiri sering dilakukan, misalnya oleh seorang akuntan atau wali amanat ketika akuntansi berikutnya dilakukan. Ini masuk akal dalam situasi terkecil. Dalam kasus ini, hanya pembayaran masuk atau keluar yang biasanya dicatat menurut metode yang dikumpulkan.

Namun, upaya pemrosesan yang terlibat hanya dalam mengelola akuntansi biasanya lebih dari dua kali lipat dan ditandai dengan duplikasi dan jeda media: faktur ditulis, pembayaran dimasukkan secara manual untuk pembayaran, pembayaran dipesan. Setiap nomor dicatat dengan tangan setidaknya 2 sampai 3 kali.

Akibatnya, perusahaan hanya memiliki evaluasi (neraca, laporan laba rugi, rekening koran, laporan PPN, dll menurut pendapatan/belanja) setelah data diproses. Selain itu, daftar pelanggan dan vendor terbuka harus dibuat dan diposting secara terpisah untuk data yang benar pada tanggal kunci.

Jika transaksi bisnis dicatat menggunakan buku besar dan buku pembantu untuk debitur dan kreditur, maka data tersebut hanya perlu dimasukkan satu kali. Setelah diterima, faktur pemasok dimasukkan ke dalam hutang dagang dan dengan demikian juga disiapkan untuk pembayaran oleh bank. Faktur pelanggan dicatat dan dapat secara otomatis ditampilkan sebagai pembayaran saat pembayaran diterima, misalnya menggunakan slip pembayaran dengan nomor referensi (ESR).

Karena data selalu dicatat dengan metode ini saat dibuat/diterima, akuntansi dengan buku besar utama dan buku pembantu selalu membentuk basis pembaruan harian untuk evaluasi terperinci (lihat di atas). Perusahaan yang dijalankan secara profesional dapat mengakses data terbaru ini untuk membuat keputusan yang tepat dalam bisnis sehari-hari.