Akuntansi digital memungkinkan perusahaan Anda bekerja secara modern, efisien, dan berkelanjutan. Anda dapat mengetahui cara kerjanya dalam praktik di sini.

Pembukuan adalah item bisnis yang pasti muncul untuk perusahaan Anda. Anda tidak dapat sepenuhnya mencegah penerimaan dan faktur, tetapi Anda setidaknya dapat meminimalkan dokumen. Dengan bantuan akuntansi digital, Anda memungkinkan perusahaan Anda bekerja lebih efisien dan produktif dan memiliki semua dokumen penting setiap saat. Ini tidak hanya menyederhanakan pekerjaan karyawan Anda, tetapi juga merupakan langkah penting menuju kantor tanpa kertas atau setidaknya kantor yang minim kertas.

Tetapi seperti apa praktik akuntansi digital dan langkah apa yang dapat Anda ambil untuk mendigitalkan akuntansi Anda? Dalam panduan ini, kami memberikan 7 tip spesifik yang dapat Anda gunakan untuk menggabungkan digitalisasi dan akuntansi.

Apa arti akuntansi digital dalam praktik?

Dengan akuntansi digital, Anda menyimpan tanda terima dan faktur secara digital. Ini berarti bahwa perusahaan Anda tidak lagi harus menyimpan semuanya di folder dan lemari arsip, tetapi dokumen yang relevan akan disimpan di hard drive, di cloud, atau di server perusahaan.

Penyimpanan klasik dapat mengikuti struktur folder terstruktur, tetapi pengindeksan digital memungkinkan Anda menemukan dokumen yang Anda cari dengan segera. Pembukuan digital tidak hanya setara, tetapi bahkan lebih unggul dari pembukuan manual. Terutama karena dokumen yang diamankan secara digital tidak kehilangan keterbacaannya dari waktu ke waktu dan konsultan pajak juga dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih mudah dan cepat dengan dokumen digital.

Cara mendigitalkan akuntansi.

1. Mendigitalkan dokumen dan kuitansi

Dalam banyak kasus, Anda mungkin sudah menerima faktur dan tanda terima secara digital dan dapat dengan mudah menyimpan dokumen PDF secara digital. Berkat metadata (seperti tanggal pembuatan), penyortiran sudah jauh lebih mudah, tetapi dokumen digital tidak selalu standar.

Secara pribadi, Anda juga dapat memindai tanda terima dengan ponsel Anda, sebagian besar ponsel cerdas memiliki fungsi pemindaian yang sangat dapat diterima untuk membuat dokumen. Namun, bisnis membutuhkan solusi terukur, yang berarti membeli pemindai dokumen.

Dengan perangkat ini, Anda dapat dengan cepat dan mudah membaca tanda terima secara digital, sehingga menciptakan keamanan.

2. Konsolidasi dan Pemusnahan Kwitansi

Prasyarat untuk pemindaian pengganti relevan untuk ini. Untuk sebagian besar dokumen, tanda terima digital sudah cukup jika proses yang benar telah diikuti dari penerimaan tanda terima hingga pengarsipan.

3. Temukan solusi perangkat lunak

Tentu saja, perusahaan Anda tidak akan mendapatkan keuntungan jika Anda membuat "ekonomi kertas" digital dari file PDF yang dipindai. Oleh karena itu, perlu ada antarmuka antara departemen akuntansi dan konsultan pajak.

Ini bekerja paling baik dengan berkonsultasi dengan pakar pajak Anda untuk menemukan solusi yang tepat bagi perusahaan Anda. 

4. Keamanan sebelum kantor pajak

Tidak ada perusahaan yang suka memikirkan audit pajak, tetapi ketika itu datang, akuntansi digital harus sepenuhnya dapat diverifikasi dan sesuai dengan hukum.

Kepastian hukum tentu saja harus menjadi prioritas bagi perusahaan Anda dan bahkan lebih penting daripada kenyamanan dan skalabilitas. Jika pembukuan digital tidak diterapkan dengan benar, perusahaan sering kali harus memperhitungkan pembayaran kembali yang tinggi. Digitalisasi akuntansi yang dilakukan dengan hati-hati dan sesuai dengan hukum juga menjadikan audit sebagai permainan anak-anak.

5. Mengapa dokumentasi prosedural begitu penting?

Bagaimana Anda mencapai akuntansi digital yang sesuai dengan hukum dalam praktik? Melalui dokumentasi prosedur. Dengan demikian, Anda memastikan kelengkapan, ketertiban, kekekalan, dan penyimpanan yang jelas. Kelengkapan dan koherensi proses digital adalah kunci untuk membuat konten, proses, dan hasil digitalisasi dapat dipahami.

6. Mengenali dan menggunakan keunggulan akuntansi digital

Akuntansi digital mempermudah perusahaan Anda untuk menyimpan gambaran lengkap transaksi pembayaran dan dengan demikian mengoptimalkan likuiditas Anda. Jadi lacak pembayaran yang akan datang, gunakan diskon untuk keuntungan Anda dan turunkan bunga akun Anda saat ini. Penyusunan proses dunning juga semakin dipermudah dengan adanya digitalisasi di bidang akuntansi.

7. Temukan solusi profesional

Solusi digital dalam akuntansi dapat mempermudah pekerjaan sehari-hari perusahaan Anda dan sekaligus membantu Anda bekerja lebih efisien dan lebih baik. Tentu saja, Anda membutuhkan pengetahuan yang tepat dan mitra yang kuat di sisi Anda.