CARA UNTUK MENCEGAH KEHILANGAN DATA DI PERUSAHAAN

Melindungi data perusahaan adalah tugas yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi mana pun. Baik perusahaan besar maupun pemilik usaha kecil perlu melindungi diri dari kehilangan data perusahaan atau menghadapi masalah serius dengan proses dan layanan mereka.

Ada beberapa hal yang dapat mempengaruhi bagaimana data disimpan dalam suatu organisasi. Serangan peretas, malware, kesalahan manusia, dll. Kegagalan untuk mengambil tindakan pencegahan terhadap kemungkinan ini dapat mengakibatkan hilangnya data bank pelanggan, informasi perusahaan yang sensitif, atau beberapa pekerjaan yang sudah selesai tetapi tidak terkirim yang perlu dilakukan ulang.

Untuk menghindari masalah tersebut dalam bisnis Anda, berikut adalah tujuh tips praktis untuk menghindari kehilangan data dalam bisnis. Konsekuensi:

1. BUAT BEBERAPA BACKUP

Aturan paling dasar untuk mencegah hilangnya data bisnis Anda adalah memiliki beberapa bentuk penyimpanan. Redundansi ini berarti bahwa meskipun salah satu sumber disusupi, data dapat diakses dengan mudah. Ketika datang ke informasi yang sangat penting untuk fungsi perusahaan, yang terbaik adalah selalu tersedia.

Berbagai bentuk penyimpanan ini bisa sangat berbeda. Idealnya, salinan data awalnya harus ada di perangkat keras yang berbeda. Jika perusahaan Anda memiliki server sendiri, pasti ada banyak folder. Jadi jika salah satu file disusupi, file berikutnya dapat dipicu dan proses perusahaan tidak akan terganggu.

2. GUNAKAN PENYIMPANAN CLOUD

Cara lain untuk menghindari kehilangan data perusahaan adalah dengan menggunakan sistem penyimpanan cloud bersama. Banyak perusahaan menggunakan solusi ini bukan hanya karena mempermudah berbagi informasi, tetapi juga karena dapat mempersulit pelacakan. Server pihak ketiga memiliki enkripsi dan protokol keamanannya sendiri, yang biasanya cukup canggih untuk menghentikan serangan apa pun.

Data yang disimpan di cloud juga dapat diakses dari lokasi mana pun, yang membuatnya lebih mudah untuk memulihkan layanan. Oleh karena itu, jika terjadi invasi sistem atau beberapa mesin perlu dinonaktifkan untuk mencegah penyebaran virus, dimungkinkan untuk terus bekerja di perangkat lain.

3. MEMILIKI ALAT KEAMANAN YANG DIPERBARUI

Hilangnya data di perusahaan dalam banyak kasus disebabkan oleh kegagalan sistem keamanan perusahaan. Mungkin karena perangkat lunak anti-virus dan anti-malware yang lebih rendah dan/atau ketinggalan zaman. Ini adalah kerentanan yang relatif mudah untuk diperbaiki, menjadikannya yang teratas dalam daftar apa pun.

Hal yang sama berlaku untuk skema firewall dan enkripsi yang digunakan. Ancaman dunia maya berada dalam proses spesialisasi dan peningkatan yang konstan. Kecuali jika organisasi Anda mengembangkan cara baru untuk menghindarinya, mereka akan segera melampaui kemampuan Anda untuk mencegah dan/atau memperbaikinya. Sesuatu yang lain seperti Perangkat lunak manajemen lama, misalnya, dapat menyebabkan masalah penyimpanan data dan memengaruhi kinerja perusahaan.

4. LATIH TIM ANDA MENGGUNAKAN SISTEM

Tidak semua kehilangan data perusahaan disebabkan oleh tindakan jahat atau faktor eksternal. Sebagian besar masalah terkait penyimpanan informasi dapat disebabkan oleh kesalahan manusia. File di folder yang salah, masalah organisasi, membuka email yang mencurigakan, membuka atau menutup program saat memproses data dapat menjadi pintu gerbang menuju ancaman pasif atau peluang kerugian.

Oleh karena itu, penting bagi setiap karyawan untuk mengetahui cara menggunakan alat yang tersedia dengan benar. Ini secara signifikan mengurangi risiko kerugian. Dimungkinkan juga untuk melatih mereka bereaksi dengan benar dalam menghadapi kemungkinan ancaman. Memahami kapan saatnya memanggil tim dukungan atau tidak dapat menghemat banyak waktu kerja dan menghindari banyak kerugian.

5. LAKUKAN PEMANTAUAN DATA

Seperti disebutkan sebelumnya, sebagian besar kehilangan data perusahaan dapat dihindari dengan melakukan tindakan pencegahan. Salah satunya adalah penggunaan alat pemantauan data. Sederhananya, teknologi ini digunakan untuk memantau arus informasi dalam organisasi dan secara aktif mencari kesalahan dan kerentanan. Setelah ditemukan, tim dapat fokus untuk memperbaikinya.

Pemantauan data tidak hanya memperbaiki kesalahan. Mungkin diperlukan untuk melakukan koreksi, mengubah pengaturan, mencari alat baru, antara lain. Namun, skema pemantauan aktif mencegah ancaman menginstal dirinya sendiri tanpa terdeteksi.

6. PILIH ALAT PENYIMPANAN TERBAIK

Probabilitas kehilangan data di perusahaan berhubungan langsung dengan kualitas alat yang digunakan. Solusi data yang berbeda hampir selalu melibatkan protokol yang kurang lebih terstruktur yang dapat mempersulit atau mempermudah penetrasi ancaman, serta kemungkinan kesalahan manusia. Perangkat lunak manajemen yang sangat kompleks sulit untuk dikuasai dan menciptakan lebih banyak peluang untuk kesalahan.

Mempertimbangkan faktor-faktor ini saat menyewa solusi penyimpanan outsourcing atau mencari sistem Anda sendiri untuk tujuan ini sangatlah penting. Periksa fitur mana yang memenuhi kebutuhan Anda dan tingkat keamanan mana yang sesuai dengan risiko bisnis Anda. Investasi ini membuat semua perbedaan jika terjadi insiden.

7. MEMILIKI TIM KEAMANAN DATA

Penting untuk diingat bahwa sistem penyimpanan data perusahaan mana pun harus didampingi oleh tim teknis khusus. Itu bisa disewa atau dialihdayakan oleh perusahaan itu sendiri, tetapi harus selalu tersedia. Kinerja spesialis ini memungkinkan pembaruan dan penyesuaian yang cepat serta meminimalkan risiko.

Selain itu, penting untuk memiliki setidaknya satu profesional internal yang berspesialisasi dalam  bidang TI  yang menangani tim outsourcing. Dia akan dapat bertindak sebagai perwakilan perusahaan Anda, lebih memahami persyaratan dan memaksimalkan dampak positif dari solusi ini dalam proses perusahaan.

Sekarang setelah Anda mengetahui cara mencegah kehilangan data perusahaan, Anda dapat mulai menerapkan solusi ini. Apakah menurut Anda tips ini dapat membantu orang lain mencegah diri mereka sendiri? Jadi bagikan postingan ini di jejaring sosial Anda dan tunjukkan bagaimana masalah penyimpanan data dapat dihindari dalam kehidupan bisnis sehari-hari.