Cara menghindari kredit macet

Membangun sistem duning yang efisien tidaklah mudah. Oleh karena itu, kami memberi Anda panduan lengkap dengan tips praktis untuk menghindari pembayaran yang hilang dari pelanggan.

Tip 1: Hindari jebakan saat menyusun kontrak dan dalam syarat dan ketentuan umum

Banyak kontrak berisi kesalahan formal atau ketidakakuratan yang memungkinkan debitur yang banyak akal menahan uang atau tidak membayar sama sekali. Oleh karena itu, perhatikan kata- kata dan konten yang tepat, tidak ambigu, dan benar secara formal dalam kontrak, syarat dan ketentuan umum, serta pada dokumen faktur. Dalam kasus formulasi atau kontrak sampel, Anda harus selalu memeriksa apakah masing-masing komponen mungkin perlu diadaptasi untuk tujuan Anda guna menghindari kegagalan pembayaran.

Tip 2: Dokumentasikan semua transaksi bisnis

Bukti pemenuhannya sama pentingnya dengan kontrak itu sendiri. Oleh karena itu, Anda harus mendokumentasikan semua pengiriman, akseptasi, perjanjian lisan tambahan atau yang lebih baru, bukti penyerahan karyawan atau layanan yang diberikan (juga tambahan), kasus layanan atau jaminan, dll. Jika ragu, Anda dapat menggunakannya untuk mendokumentasikan layanan yang telah Anda berikan hingga detail terkecil - jika perlu juga di pengadilan.

Kiat 3: Selalu terbitkan faktur dengan segera dan benar untuk melindungi dari non-pembayaran

Selalu keluarkan faktur dengan segera, sebaiknya segera setelah pengiriman/penyajian layanan. Ini melindungi likuiditas Anda, dan pelanggan masih memiliki kesan segar tentang layanan yang Anda berikan, yang seringkali berdampak positif pada kesediaan membayar pelanggan yang puas. Dengan faktur elektronik, Anda juga menghemat waktu dan uang serta menghindari default pembayaran.

Selain itu, pastikan semua informasi di invoice sudah benar. Ini menghemat waktu tambahan yang seharusnya dihabiskan untuk loop koreksi tambahan.

Kiat 4: Jadikan pembayaran instan menarik

Coba tingkatkan persentase pembayaran instan jika Anda ingin menghindari pembayaran yang terlewat. Hal ini dapat dikontrol melalui metode pembayaran yang Anda tawarkan (mis. pembayaran melalui Paypal atau Google Pay, otorisasi debet langsung, tunai di tempat, dll.) atau melalui rabat/diskon yang sesuai, yang membuat pembayaran langsung lebih menarik bagi pelanggan dan mencegah non-pembayaran .

Dealer, pengrajin, atau penyedia layanan yang bekerja terutama untuk pelanggan pribadi harus memeriksa apakah mereka dapat menyelesaikan layanan yang diberikan langsung di lokasi tanpa menggunakan uang tunai . Agar tidak ada perselisihan di kemudian hari, harus ditunjukkan dengan jelas saat melakukan pemesanan bahwa pembayaran segera diperlukan di tempat. Pelanggan harus diberikan opsi yang dapat dia gunakan untuk pembayaran.

Tip 5: Periksa peringkat kredit

Dalam hal pelanggan baru atau transaksi dengan volume pesanan yang sangat besar, Anda harus  memeriksa kelayakan kredit  pelanggan Anda sebelum menandatangani kontrak . Ini dapat dilakukan baik melalui berbagai agen kredit (misalnya Schufa) atau dengan pengungkapan diri yang sesuai dari mitra bisnis Anda (misalnya dengan dapat membuktikan solvabilitas mereka secara masuk akal, misalnya dengan sekuritas, klaim mereka sendiri, dll.).

Untuk pelanggan korporat, ada baiknya juga melihat daftar kebangkrutan . Perusahaan yang terdaftar di sini bangkrut. Melihat direktori adalah langkah yang masuk akal dan sederhana untuk meminimalkan kredit macet.

Tip 6: Menetapkan manajemen piutang tetap

Siapkan  proses dunning multi-level yang terstruktur  dengan tenggat waktu tetap, contoh surat, dan tanggung jawab yang jelas. Jangan takut untuk mengambil tindakan hukum terhadap pelanggan sebagai langkah terakhir. Ada perusahaan yang berharap perusahaan kecil khususnya akan menghindar dari langkah ini.

Tip 7: Awasi biayanya

Biaya hukum umumnya didasarkan pada nilai dan kompleksitas materi pelajaran atau prosesnya. Namun, Anda pasti dapat membuat perjanjian remunerasi yang berbeda dengan pengacara Anda, terutama jika, misalnya, Anda memiliki kasus yang sangat mirip yang berulang kali menyebabkan sedikit usaha. Kemudian Anda juga dapat berharap bahwa pengacara Anda dapat memberi Anda angka pasti untuk bayarannya . Dalam situasi apa pun Anda tidak boleh puas dengan indikasi atau perkiraan biaya yang tidak jelas. 

Kiat 8: Negosiasikan pembayaran sementara jika Anda ingin menghindari default pembayaran

Dalam bisnis pesanan atau proyek, disarankan untuk menyepakati rencana pembayaran di mana uang muka atau pembayaran sementara ditentukan sesuai dengan kemajuan pekerjaan. Ini juga mencegah default pembayaran.

Tip 9: Analisis perilaku pembayaran

Setidaknya buat profil untuk pelanggan terbesar/terpenting Anda tempat Anda mencatat perilaku pembayaran mereka. Berkat "sistem peringatan dini" ini, Anda dapat bereaksi sesuai jika pelanggan sering curiga. Langkah-langkah tersebut kemudian berkisar dari percakapan yang ramah hingga pengurangan batas kredit.

Tip 10: Pisahkan diri Anda dari yang tidak dapat diperbaiki

Tidak ada pengusaha yang suka mengabaikan penjualan. Namun demikian, dalam kasus ekstrim, Anda tidak perlu takut berpisah dengan pelanggan jika mereka menunda pembayaran Anda beberapa kali atau untuk waktu yang sangat lama dan tidak menanggapi permintaan yang sesuai. Saat mengevaluasi situasi seperti itu, sertakan juga dalam pertimbangan Anda berapa banyak usaha (waktu, biaya perangko untuk pengingat, biaya hukum, kemungkinan biaya untuk pembiayaan sementara, dll. - belum lagi kegugupan Anda) yang disebabkan oleh pelanggan untuk Anda.