Pendahuluan

Digital Transaction Management (DTM) adalah layanan komputasi awan yang memungkinkan pengguna mengelola transaksi berbasis dokumen secara digital. DTM mengacu pada fasilitasi online penandatanganan dan pemrosesan dokumen yang aman. Layanan DTM bertujuan untuk mempercepat penandatanganan perjanjian dan kontrak bisnis dengan mendigitalkan proses secara cepat, akurat dan aman.

Selain eksekusi yang lebih cepat, manfaat lain dari teknologi DTM termasuk kesalahan yang lebih sedikit dan biaya pengoperasian yang lebih rendah, karena dokumen dapat ditandatangani dan dikirim secara instan secara online daripada dicetak, ditandatangani secara fisik, dipindai dan dikirim melalui email, atau dikembalikan melalui pos, sehingga dapat mengurangi biaya dan kesalahan sekaligus meningkatkan produktivitas dan waktu transaksi.. Penyedia layanan DTM termasuk DocuSign ( DOCU ), Adobe ( ADBE ) dan OneSpan ( OSPN ).

Memahami Manajemen Transaksi Digital

Teknologi DTM menciptakan tanda tangan digital yang sangat aman dan diautentikasi, yang menurut DocuSign, membuatnya lebih dapat ditegakkan secara hukum daripada tanda tangan tradisional. 1? Selanjutnya, karena layanan DTM berbasis cloud, teknologi ini memungkinkan bisnis untuk mengakses dokumen utama dan melakukan bisnis kapan saja, di mana saja, di perangkat apa pun.

Para pendukung mengatakan bisnis dapat lebih mudah mengadopsi DTM jika mereka mengalihkan alur kerja kertas yang ada ke proses digital sepenuhnya dari awal hingga akhir. Mereka juga berpendapat bahwa proses berbasis kertas, meskipun lebih akrab dan nyaman bagi banyak pengguna, tidak seaman atau dapat diandalkan seperti yang dipikirkan banyak orang. Dokumen kertas dapat hilang, tidak seaman dan sulit dikendalikan. Bisnis yang memilih untuk menerapkan DTM dapat dimulai di satu departemen atau beralih ke seluruh perusahaan.

DTM menguntungkan organisasi dengan mengurangi waktu transaksi dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Standar DTM menetapkan persyaratan untuk penyedia DTM, yang harus menangani keamanan, jaminan, privasi, validitas, ketersediaan, skalabilitas, universalitas, dan interoperabilitas.

Manfaat Manajemen Transaksi Digital

DTM membutuhkan pakar industri untuk menciptakan dan menerapkan praktik terbaik bagi para praktisi di berbagai bidang, mulai dari dokter hingga pengacara hingga pegawai pemerintah. Misalnya, ketika DTM digunakan dalam pengaturan perawatan kesehatan, standar privasi mungkin menjadi yang terpenting, sedangkan dalam keuangan, standar keamanan mungkin lebih penting. Setiap aspek bisnis dapat menuai manfaat dari DTM.

§  Penjualan . DTM dapat digunakan untuk perjanjian kompensasi, perjanjian rujukan, pendaftaran pelanggan baru, dan perjanjian syarat dan ketentuan.

§  Sumber Daya Manusia . Perusahaan dapat menggunakan DTM untuk memasukkan pekerja baru, perjanjian kerahasiaan , dan formulir penggajian.

§  Keuangan . DTM mempermudah pengelolaan faktur, transfer aset , dan rekening pensiun.

§  Teknologi Informasi . Perusahaan dapat menggunakan DTM untuk manajemen akses dan otorisasi pemeliharaan.

§  Hukum . Manajemen kontrak dan kepatuhan internal dapat ditangani melalui DTM.

§  Pengadaan . DTM dapat digunakan untuk memproses pesanan pembelian dan pernyataan kerja.

Manajemen Transaksi Digital dalam Praktek

DocuSign, Adobe dan OneSpan (sebelumnya VASCO Data Security International) adalah tiga pemain utama di pasar DTM dan berspesialisasi dalam tanda tangan digital . Perusahaan DTM besar lainnya termasuk Box ( BOX ), yang menyediakan penyimpanan cloud, kolaborasi tim, dan otomatisasi alur kerja untuk bisnis; Fluix, yang menyimpan file, memfasilitasi kolaborasi dokumen, dan mengubah dokumen kertas menjadi file digital, selain menawarkan tanda tangan elektronik; dan Mi-Corporation, yang menyediakan solusi berbasis mobile untuk membantu karyawan mengumpulkan data, GPS, foto, barcode dan tanda tangan di lapangan.

Ada sejumlah perusahaan DTM lain, jadi pengguna potensial harus melakukan perbandingan biaya dan fitur, yang sering berubah. Beberapa perusahaan melayani bisnis kecil sementara yang lain fokus pada solusi tingkat perusahaan.

Jenis Dokumen yang Dapat di Kelola Dengan DTM

Anda dapat meningkatkan proses berbasis dokumen apa pun dengan manajemen transaksi digital. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana DTM dapat membuat bisnis Anda lebih efisien:

·         Tim penjualan Anda dapat mengirim dokumen untuk ditinjau dan ditandatangani klien tanpa tersesat dalam rantai email. Dengan mengirimkan penawaran, perjanjian kerahasiaan, dan kontrak secara digital melalui satu sistem, Anda dapat mengotomatiskan proses dan memperpendek siklus penjualan.

§  Sumber Daya Manusia dapat menerima lamaran dan resume, berbagi informasi tentang setiap orang yang diwawancarai, dan mendapatkan surat penawaran yang ditandatangani dengan mudah tanpa kebingungan. Orientasi karyawan baru dapat ditangani dengan lebih efisien karena dokumen karyawan baru diselesaikan dan diproses secara internal dan dengan mitra bisnis Anda.

§  Tanda tangan digital pada kontrak dan dokumen hukum lainnya aman dan mengikat secara hukum. Mampu mengirim dokumen dan mengamankan tanda tangan secara digital juga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengeksekusinya.

§  Para eksekutif dapat membagikan risalah rapat, agenda, informasi pemegang saham, dan dokumen bernilai tinggi lainnya yang memerlukan penanganan aman tanpa khawatir bahwa dokumen tersebut akan berakhir di tangan yang salah atau di depan mata yang salah.

§  Departemen pemasaran Anda dapat bekerja dengan materi iklan internal dan pekerja lepas secara lebih efisien dengan mengirim dan menerima tugas, spesifikasi, dan jaminan melalui saluran satu-ke-satu atau dengan banyak pihak untuk memastikan bahwa semua proyek diselesaikan tepat waktu dan dikirimkan sesuai dengan nilai merek Anda.

§  Akuntansi dapat memproses faktur, piutang, dan dokumen penggajian dengan aman dan mengurangi konsumsi kertas dan menghilangkan praktik penyerahan folder secara manual ke setiap pemberi persetujuan.

Karyawan di setiap tingkat organisasi dan di setiap departemen bisnis Anda dapat menggunakan manajemen transaksi digital untuk berbagi informasi, mengirim dan menerima dokumen, dan berkolaborasi dalam proyek. Baik mereka bekerja di kantor Anda, di lokasi satelit, atau dari jarak jauh, solusi DTM berbasis cloud membuat bisnis Anda lebih efisien dan karyawan Anda lebih produktif.