Digitalisasi Akuntansi: Penerapan

Perusahaan-perusahaan besar telah memimpin sejak lama: mereka melakukan digitalisasi akuntansi, menolak proses kertas, dan lebih mengandalkan otomatisasi pada tingkat yang lebih tinggi. Namun, segalanya masih terlihat sangat berbeda di bisnis skala menengah. UKM jelas tertinggal dalam hal langkah-langkah yang diperlukan untuk mendigitalkan akuntansi mereka. Dalam artikel ini, kami ingin membahas keuntungan spesifik yang dibawa oleh akuntansi digital bagi usaha kecil dan menengah. Kami juga akan menjelaskan kepada Anda bagaimana perusahaan harus melanjutkan untuk menghemat waktu dan uang ketika memperkenalkan perangkat lunak yang sesuai.

Apa arti istilah “digitalisasi akuntansi”?

Tidak ada lagi kekacauan dokumen dan kertas - ketika Anda mendigitalkan alur kerja akuntansi Anda, Anda mengakhiri sistem folder file membingungkan yang perlahan tapi pasti mengumpulkan debu. Sebaliknya, Anda memproses semua proses secara seragam di cloud - di bidang keuangan dan akuntansi, piutang/hutang, dan audit keuangan. Kami akan menjelaskan kepada Anda di sini apa artinya hal ini khususnya bagi masing-masing departemen:

Akun hutang

Tangkap dan proses faktur Anda dengan cepat dan mudah di hutang menggunakan sistem manajemen dokumen (DMS). Tidak masalah apakah Anda menerimanya melalui pos atau elektronik. Arsipkan ini dalam sistem folder digital yang jelas. Anda tidak hanya dapat menemukan konten Anda dengan cepat di sini - DMS juga mendukung akuntansi Anda dalam membandingkan faktur dan pesanan secara otomatis, sehingga semuanya berjalan lebih cepat. Selain itu, alur kerja praktis memastikan kelancaran proses. Misalnya saja saat perilisan dokumen penting.

Piutang usaha

Digitalisasi juga memudahkan pekerjaan sehari-hari Anda dalam akuntansi piutang. Gunakan alat ini untuk membuat faktur hanya dengan beberapa klik dan selalu awasi transaksi pembayaran dengan cermat. Di sini juga, Anda dapat menentukan proses persetujuan individual dan memanfaatkan proses otomatis yang ditangani perangkat lunak tanpa Anda harus melakukan apa pun. Artinya, tugas-tugas penting tidak pernah tertinggal dan semua proses selalu berjalan lancar.

Audit keuangan

Dengan menggunakan DMS untuk akuntansi digital, Anda juga dapat menantikan audit keuangan mendatang dengan tenang, karena semua transaksi bisnis disimpan dalam sistem dengan cara yang anti audit : email, kontrak, dan dokumen lainnya. Ekstrak ini hanya dengan menekan satu tombol dan sediakan untuk audit keuangan dengan cepat dan transparan. Dengan cara ini, Anda memberikan dukungan penting kepada karyawan dalam proses audit. Selain itu, Anda membantu menyelesaikan prosesnya dengan cepat dan juga menunjukkan kesediaan Anda untuk bekerja sama dengan otoritas pajak.

Apa keuntungan dari akuntansi digital?

Keuntungan yang terkait dengan digitalisasi akuntansi Anda sudah jelas:

·       Berkat proses tanpa kertas, Anda menghemat uang - misalnya pada ruang penyimpanan mahal yang sebelumnya Anda perlukan untuk file Anda. Biaya kertas dan pencetakan dokumen juga berkurang secara signifikan.

·       Dapatkan manfaat dari tingkat otomatisasi yang lebih tinggi . Perangkat lunak ini menangani hal-hal yang sebelumnya harus Anda atau karyawan Anda lakukan secara manual. Berkat akuntansi digital, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas rutin dan dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting - seperti hal-hal yang harus dilakukan secara strategis.

·       Berkat penggunaan cloud melalui sistem manajemen dokumen , Anda dan karyawan resmi Anda memiliki akses simultan ke dokumen kapan saja dan di mana saja. Artinya, Anda tidak perlu lagi menunggu hingga anggota tim selesai memproses file, namun Anda dapat mengakses dan mengedit data relevan kapan saja.

·       Akuntansi keuangan digital memungkinkan gambaran singkat tentang situasi ekonomi perusahaan melalui analisis dan evaluasi . Dengan fitur ini, karyawan yang berwenang memiliki akses ke tokoh-tokoh penting yang relevan kapan saja dan oleh karena itu dapat bereaksi dengan cepat dan fleksibel terhadap peristiwa operasional.

Digitalisasi akuntansi: 5 tips penerapan

Perusahaan skala menengah dianggap sebagai mesin perekonomian Jerman. Hal ini mempunyai dampak penting terhadap pertumbuhan dan kesejahteraan negara dengan menciptakan lapangan kerja, mendidik generasi muda dan mempertahankan daya saing di pasar dunia. Baik usaha kerajinan kecil, usaha keluarga tradisional, atau wiraswasta, semuanya merupakan faktor penting bagi perekonomian nasional di semua sektor. Inovasi Anda menentukan kelangsungan masa depan seluruh Jerman. Salah satu inovasi tersebut tentunya adalah digitalisasi dengan berbagai aspeknya. Ini merupakan langkah penting bagi perusahaan menengah untuk mendigitalkan akuntansi mereka.

Jika Anda ingin mempertahankan posisi terdepan dalam perekonomian, Anda harus mengambil jalur baru dan kreatif. Oleh karena itu, pemikiran inovatif adalah salah satu ide pertama yang dapat Anda gunakan untuk mendigitalkan akuntansi Anda:

1. Mengandalkan gangguan dari kehidupan sehari-hari

Tidak ada kekurangan ide-ide menjanjikan dalam bisnis skala menengah. Namun pekerjaan sehari-hari, cara berpikir yang sudah mendarah daging, dan tekanan waktu bertindak sebagai penghambat digitalisasi. Hal ini menjadikan kita tidak mungkin melakukan refleksi mendasar terhadap apa yang sudah ada, mengubahnya, dan berani mencoba pendekatan baru. Itu sebabnya banyak perusahaan menengah sejauh ini menolak mengintegrasikan akuntansi mereka ke dalam proses digitalisasi. Namun, kini semakin banyak pengusaha yang menyadari bahwa inilah saatnya untuk mengambil tindakan dan mengucapkan selamat tinggal pada pekerjaan manual dan berbasis kertas di bidang akuntansi.

Langkah pertama menuju hal ini adalah mengganggu kehidupan sehari-hari. Berikan karyawan Anda waktu yang cukup, apa pun tugas sehari-harinya, untuk berpikir dengan cara baru dan menangani metode akuntansi digital modern. Bersama dengan staf akuntansi Anda, tentukan di mana terdapat potensi pengoptimalan dan di mana waktu kerja yang berharga dapat dihemat demi proyek lain yang menguntungkan. Libatkan tenaga kerja Anda secara aktif dalam proses pengambilan keputusan. Hanya jika karyawan Anda memahami manfaatnya dan mengapa peralihan ke akuntansi digital mutlak diperlukan agar tetap siap menghadapi masa depan, barulah mereka akan dengan senang hati berpartisipasi dalam proses tersebut. Penting bagi semua orang di perusahaan Anda untuk bekerja sama,

2. Ucapkan selamat tinggal pada kertas – untuk selamanya

Ini satu lagi tagihan dari taksi, ada lagi kwitansi hiburan, dan belum lagi semua tagihan lama di arsip. Tidak diragukan lagi bahwa kertas masih ada di banyak perusahaan skala menengah. Masih ada sesuatu yang muncul di suatu tempat yang jelas bukan digital. Namun jika Anda ingin mendigitalkan akuntansi Anda, Anda harus berhenti melakukan hal itu. Hilangkan sepenuhnya operasi berbasis kertas. Di sini disarankan untuk mengambil stok terlebih dahulu. Dapatkan ikhtisar arsip kertas Anda dan digitalkan segala sesuatu yang belum digital. Pada akhirnya, Anda akan memiliki surat bisnis, faktur, laporan keuangan tahunan, dan neraca yang disimpan secara digital di arsip pusat. Yang Anda butuhkan hanyalah sistem manajemen dokumen digital.

3. Digitalisasi akuntansi menggunakan otomatisasi proses

Situasi serupa saat ini terjadi di banyak perusahaan skala menengah: Sejumlah proses dicirikan oleh solusi kertas dan perangkat lunak yang terisolasi. Namun, jika Anda ingin mendigitalkan akuntansi Anda, Anda tidak akan mendapatkan hasil seperti ini. Dasar kesuksesan digital terletak pada menghubungkan seluruh area perusahaan ke sistem terpusat. Jika semua departemen, seperti produksi, organisasi gudang, penjualan, pembelian, sumber daya manusia, dan akuntansi, terhubung satu sama lain, proses komunikasi di antara mereka akan jauh lebih mudah dan efisien. Tidak ada daftar email yang panjang, tidak ada faktur yang berpindah-pindah tanggung jawab, tidak ada penundaan dalam pemrosesan jika berlibur atau sakit - hal ini dapat dilakukan dengan sistem manajemen dokumen digital.

Pada titik ini penting bagi Anda untuk mengandalkan DMS komprehensif yang mampu mencatat dan memproses berbagai informasi dari berbagai sumber. Hal ini tidak hanya memudahkan komunikasi internal Anda, tetapi juga dengan pelanggan, pemasok, dan mitra kerja sama Anda. Anda harus menyertakan ini saat Anda mendigitalkan akuntansi Anda. Antarmuka yang fleksibel memungkinkan hal ini. Meskipun demikian, pengecualian atau kesalahan dapat terjadi kapan saja. Itu sebabnya DMS harus dirancang untuk segera mengidentifikasi perbedaan. Proses digitalharus memastikan perbandingan segera semua informasi wajib pada faktur masuk dan mengidentifikasi kesalahan atau duplikat secara langsung. DMS digital tidak hanya membantu perusahaan Anda mengontrol arus kas secara konsisten, namun juga menghemat waktu dan menghilangkan kemungkinan sumber kesalahan. Seperti yang Anda lihat, jika Anda mendigitalkan akuntansi Anda, penghematan finansialnya juga cukup besar.

4. Hapus pemisahan spasial

Untuk mendigitalkan akuntansi Anda, kami merekomendasikan jaringan area bisnis Anda di seluruh lokasi dan menggunakan perangkat lunak bersama. Dengan cara ini, jarak spasial antara karyawan dan departemen menjadi kurang relevan dan Anda dapat menciptakan banyak peluang kerja baru. Tim kerja yang tidak bergantung pada lokasi atau koneksi ke karyawan di kantor pusat memberi Anda opsi baru dalam menugaskan dan membagi tugas. Artinya, proses akuntansi dapat didistribusikan dengan lebih efisien dan diproses dengan lebih efektif – di mana pun karyawan Anda berada saat ini. Hal ini membuat seluruh proses pemrosesan faktur menjadi lebih cepat menggunakan DMS - dan seluruh perusahaan Anda pada akhirnya mendapatkan keuntungan dari hal ini.

5. Pilih pasangan yang tepat

Digitalisasi akuntansi Anda sendiri? Ini berhasil, tetapi tidak menjanjikan. Untuk melakukan peralihan dari berbasis kertas ke digital tanpa penundaan dan gangguan besar pada proses kerja sehari-hari, disarankan untuk menyewa mitra yang kompeten dan berpengalaman. Mereka dapat membantu Anda memilih perangkat lunak yang tepat sejak awal dan memberi Anda tips berharga dan praktis tentang sistem manajemen dokumen digital Anda selama periode awal penggunaan.