Faktor Penting Untuk Memilih Software Akuntansi Yang Sempurna

1) Daring atau luring

Pertanyaan pertama yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri adalah: apakah saya menginginkan perangkat lunak online atau perangkat lunak offline berbasis desktop?

Mengapa itu penting?

Nah, sebagian besar perusahaan saat ini mengandalkan perangkat lunak berbasis cloud karena menawarkan banyak keuntungan dibandingkan perangkat lunak offline tradisional. Namun, beberapa bisnis, seperti toko retail, memerlukan kecepatan dan tidak selalu terhubung ke Internet. Bagi mereka, sistem POS (point of sale) offline adalah pilihan terbaik.

Kapan Membeli Perangkat Lunak Berbasis Offline atau Desktop:

– Anda memiliki bisnis ritel dan perlu membuat beberapa ratus faktur bebas.
– Anda tidak memiliki koneksi internet di lokasi bisnis Anda.

Sangat disarankan agar Anda memilih perangkat lunak akuntansi online karena Anda akan memiliki informasi keuangan Anda bahkan ketika Anda berada di luar kantor.

2) Keamanan Data

Lewati poin ini jika Anda memilih paket akuntansi offline. Jika Anda berpikir ke depan dan mempertimbangkan aplikasi akuntansi online, maka keamanan data adalah aspek yang paling penting untuk diperiksa.

Hal-hal penting untuk diperiksa:

–   Tanyakan perusahaan bagaimana mereka menyimpan data aplikasi. Dalam kebanyakan kasus, informasi ini dapat ditemukan di situs web perusahaan. 

–  Periksa apakah layanan ini menggunakan koneksi HTTPS. Sangat mudah untuk memeriksanya - cukup buka aplikasi dan lihat apakah URL di bilah alamat dimulai dengan https://. Biasanya ini disorot dalam warna hijau. Anda bahkan dapat mengkliknya untuk melihat sertifikat keamanan. 

Protokol HTTPS memastikan bahwa data yang dikirimkan dari komputer Anda ke server perusahaan perangkat lunak dienkripsi dan tidak dapat dilihat oleh peretas.

3) fungsi

Buat daftar fitur-fitur penting yang pasti Anda butuhkan dalam software akuntansi. Berikut adalah beberapa fitur yang harus disertakan dalam paket akuntansi yang baik.

- Buat faktur dan sesuaikan tampilan
- Lacak pengeluaran berdasarkan kategori
- Kelola tingkat inventaris, penyimpanan, pengambilan, dan pemborosan
- Lakukan rekonsiliasi bank dengan mengimpor transaksi bank
- Buat PO (PO) dan catat pembelian inventaris
- Buat dan kelola pajak
- kelola daftar pelanggan & pemasok
- lihat hutang dan piutang
- lihat laporan di neraca, laporan laba rugi dan ringkasan saldo
- tambahkan anggota tim tambahan
- pelacakan jejak audit

Baik untuk memiliki Fitur:

- Dukungan untuk transaksi multi-mata uang
- Kemampuan untuk mengelola karyawan dan menghasilkan slip gaji
- Kategorisasi transaksi berdasarkan proyek
- Kontrol akses untuk setiap anggota tim

4) UI & Kompleksitas

Sebagian besar pemilik bisnis tidak memiliki latar belakang akuntansi. Bahkan jika Anda memiliki akuntan khusus yang akan menggunakan aplikasi tersebut, sebagai pemilik Anda harus dapat masuk dan menelusuri berbagai hal. Selain itu, seharusnya cukup mudah bagi karyawan Anda untuk mempelajari perangkat lunak tersebut. Berinvestasi dalam pelatihan adalah biaya dan harus dihindari.

Jika perangkat lunak dijejali dengan setiap fitur yang bisa dibayangkan, akan sulit bagi tim Anda untuk menggunakannya. Oleh karena itu, pilihlah perangkat lunak yang memiliki antarmuka pengguna yang sederhana dan tidak dibebani dengan fitur yang tidak perlu. Antarmuka yang bersih memudahkan untuk fokus pada tugas-tugas penting dan dapat mengurangi kurva belajar.

5) skalabilitas

Banyak perusahaan melakukan kesalahan dengan membeli aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka pada saat pembelian. Belakangan, ketika bisnis mulai berkembang, software akuntansi tidak bisa mengikuti perkembangan dan akhirnya para pengusaha harus beralih ke software lain. Memindahkan data dari sistem yang ada ke perangkat lunak yang benar-benar baru bisa sangat menyakitkan.

Oleh karena itu, pilihlah software akuntansi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Beberapa perangkat lunak hanya menawarkan satu versi produk, sedangkan yang lain memiliki versi yang berbeda tergantung pada jenis atau ukuran bisnis. Gunakan perangkat lunak yang menawarkan versi level awal dan versi kaya fitur yang mungkin tidak Anda perlukan sekarang, tetapi pasti akan Anda perlukan di masa mendatang.

6) Keluar dari Opsi

Bayangkan perusahaan tempat Anda membeli bangkrut atau Anda menemukan banyak bug beberapa bulan setelah pembelian. Untuk melindungi diri Anda dari situasi seperti itu, pastikan perangkat lunak akuntansi menawarkan fitur ekspor data.

Anda harus dapat mengekspor buku besar atau transaksi lainnya setidaknya dalam bentuk excel karena sebagian besar perangkat lunak lain akan menerima file excel untuk diimpor.

Sebagai praktik yang baik, Anda harus selalu mencadangkan data Anda secara teratur.

7) Biaya tersembunyi

Beberapa vendor perangkat lunak membebankan biaya untuk dukungan atau peningkatan. Kadang-kadang perangkat lunak dasar datang dengan harga lebih rendah dan kemudian Anda terpaksa membeli "tambahan" atau membayar "biaya pemeliharaan". Jadi periksa apakah ada biaya tersembunyi yang terkait dengan perangkat lunak yang ingin Anda beli.

Cara terbaik untuk mengetahuinya adalah dengan memeriksa halaman harga di situs web penyedia perangkat lunak. Jika dia menawarkan layanan tambahan, mereka akan disebutkan di sana.

8) Dukungan Pasca-Penjualan

Ini adalah poin yang paling penting tetapi paling sering diabaikan saat memilih software akuntansi. Terlepas dari seberapa bagus atau sederhana perangkat lunaknya, Anda pada akhirnya akan membutuhkan dukungan. Dan jika Anda tidak memiliki siapa pun untuk diajak bicara saat Anda mengalami kebuntuan, seluruh investasi Anda akan sia-sia.

Kurangnya dukungan juga menjadi salah satu alasan mengapa beberapa software akuntansi harganya murah. Jelas biaya dukungan tidak termasuk dalam penawaran. Anda harus menghindari produk semacam itu dengan cara apa pun.