Pengertian Kas Kecil

Ketika akan melakukan transaksi bisnis, pebisnis tidak selalu mengeluarkan biaya besar. Bahkan sekalipun nominal uang yang dibayarkan tidak seberapa tetapi jumlah produk yang dibeli kadang sangat banyak.

Sekalipun demikian, transaksi ini harus dicatat dengan benar. Bahkan pembukuan yang dipersiapkan juga harus detail supaya akuntan bisa melakukan analisis tanpa kesalahan.

Pembukuan yang berisi catatan transaksi kecil inilah yang disebut kas kecil. Biasanya, nantinya data-data akan menjadi rujukan ketika akan melakukan pembayaran biaya operasi perusahaan.

Esensi dari petty cash atau kas kecil sendiri adalah dana yang dikeluarkan perusahaan dengan jumlah yang relatif kecil. Sesuai dengan namanya, tentunya dana ini akan dikeluarkan untuk pengeluaran-pengeluaran yang nominalnya juga kecil. Salah satu contoh dana yang termasuk kas kecil adalah dana konsumsi rapat.

Biasanya petty cash dikelola oleh petugas keuangan perusahaan yang masih Fresh graduated atau pemula. Tujuannya sederhana, supaya mereka bisa belajar membuat neraca yang baik dari sistem kalkulasi yang paling sederhana.

Tujuan Dibuatnya Kas Kecil

petty cash dimasukkan ke dalam manajemen keuangan perusahaan didasarkan pada tujuan-tujuan tertentu. Ini dia tujuan-tujuan yang dimaksudkan:

1. Menangani Masalah Perlengkapan di dalam Perusahaan

Tujuan yang pertama adalah untuk menangani masalah pembiayaan perlengkapan atau perbekalan yang terjadi di dalam perusahaan. Karena biasanya biaya yang terkait perbekalan usaha relatif lebih kecil dibandingkan biaya yang lain.

Karena nominal pembiayaan kecil, tentu pembukuan yang digunakan untuk mencatat transaksi juga khusus, pembukuan inilah yang disebut petty cash.

2. Mencegah Terjadinya Alokasi Pembayaran

Dengan adanya pencatatan petty cashl, tentu kesalahan alokasi pembayaran tidak akan terjadi. Tidak mungkin perusahaan membayar mahal pada biaya transaksi yang kecil atau sebaliknya. Karena semuanya terpetakan di dalam pembukuan yang berbeda.

Artinya jika ingin membayar biaya yang kecil, tentu datanya ada di kas kecil. Sedangkan jika ingin membayar biaya kebutuhan perusahaan yang besar, tentu datanya harus dilihat di pembukuan yang berbeda.

3. Meringankan Pekerjaan Karyawan

Tujuan yang selanjutnya adalah untuk meringankan karyawan di dalam melayani pelanggan. Selain itu, kas kecil juga membantu meringankan tugas karyawan dalam melaporkan kinerjanya kepada relasi bisnis maupun atasan.

Karena dengan adanya kas kecil, tentu pemetaan dana yang dikeluarkan menjadi jelas. Itu artinya, analisis untuk bahan laporan juga lebih mudah dan tidak rumit.

4. Mempercepat Penentuan Kebijakan Insidental

Terkadang atasan mengeluarkan kebijakan insidental atau kebijakan mendadak untuk perusahaan, dengan adanya kas kecil dan kas besar, tentu analisis pra kebijakan menjadi lebih mudah.

Dasar keputusan juga kuat, sehingga tidak akan terjadi permasalahan di belakang hari. Artinya, kebijakan mendadak yang dikeluarkan memang didasarkan pada data yang ada sekalipun analisisnya dilakukan dengan cepat dan juga mendadak.

Manfaat Kas Kecil

Selain ada tujuan tertentu, petty cash juga harus dibuat karena ada manfaat-manfaat darinya. ini dia manfaat-manfaat yang dimaksud:

1. Mempermudah Akuntan Mencatat Keuangan

Tugas seorang akuntan sangat berat. Salah satunya adalah harus membuat laporan keuangan untuk periode tertentu. Maka dari itu, seorang akuntan harus memiliki kemampuan menganalisis keuangan yang mumpuni serta memiliki ketelitian yang akurat.

Dengan adanya pembukuan petty cash tentu kerja akuntan ketika mencatat keuangan perusahaan menjadi lebih mudah. Karena sistem analisisnya hanya dengan menyatukan data-data keuangan di setiap bidang di dalam perusahaan.

2. Untuk Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Manfaat pembukuan kas kecil yang kedua adalah untuk meningkatkan pelayanan pelanggan. Faedah yang membuat pembukuan ini wajib ada di dalam manajemen finansial usaha.

Rapat di kantor adalah hal lumrah. Bahkan ada agenda khusus untuk kegiatan ini. Termasuk rapat eksternal kantor yang diadakan  dalam periode tertentu.

Penyediaan konsumsi untuk agenda ini perlu dilakukan. Tentunya membutuhkan dana untuk memberikan pelayanan konsumsi yang bagus. Misal, dengan adanya kas kecil karyawan yang bertugas tidak perlu bingung dan takut suguhan tidak akan memuaskan, karena semua dana diambilkan dari perusahaan dan nanti akan dicatat di dalam pembukuan.

3. Untuk Mengeluarkan Dana Darurat Perusahaan

Tidak dimungkiri, kalau di setiap divisi perusahaan terkadang membutuhkan dana yang haru dipersiapkan dengan cepat. Tentunya divisi ini tidak akan mengajukan dana yang kecil pada perusahaan teras yang dananya sendiri dialokasikan untuk transaksi-transaksi yang besar.

Lain soal kalau divisi itu memiliki uang tunai sendiri yang bisa dialokasikan untuk membiayai divisi-nya sendiri. Tak hanya itu, dana yang tercatat di dalam petty cash ini, juga bisa diperbantukan pada divisi lain yang kebetulan membutuhkan dana darurat.

Metode Pencatatan Kas Kecil

Untuk mengelola setiap unsur manajemen finansial perusahaan diperlukan metode-metode khusus. Tanpa terkecuali yang terkait dengan pencatatan petty cash. Pencatatan kas kecil juga membutuhkan metode-metode atau cara-cara pencatatan tertentu. Ini dia metode-metode tersebut:

1. Metode Tetap

Metode pencatatan kas kecil yang pertama adalah metode tetap atau istilah akuntansi-nya disebut Imprest Fund System. Maksud dari metode ini adalah sebuah pembukuan petty cash yang jumlah nominalnya selalu sama.

Hal ini biasanya terjadi akibat jumlah dana yang dikeluarkan dengan dana yang dimasukkan sama. Karena itu, saldo kas di dalam petty cash jumlahnya selalu tetap.

2. Metode Fluktuasi

Metode Fluktuasi adalah metode pencatatan kas kecil yang jumlah nominalnya selalu berubah. Tentunya ini merupakan metode kebalikan dari metode pencatatan petty cash yang pertama yaitu Imprest Fund System atau metode tetap.

Metode fluktuasi terjadi karena adanya ketimpangan antara pengeluaran dengan pemasukan. Yang mana jumlah uang yang dikeluarkan dengan deposit dana tidak sama. Bisa lebih banyak saldo daripada dana yang dikeluarkan atau sebaliknya.

Menyiapkan Dana Kas Kecil

Jumlah uang dalam dana kas kecil berbeda untuk setiap perusahaan tergantung pada seberapa sering perusahaan melakukan pembelian kecil. Untuk beberapa, 500 ribu rupiah sudah cukup sementara yang lain mungkin membutuhkan 200 juta di akun mereka. Biasanya, sebuah bisnis akan mencadangkan dana yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bulanannya.

Langkah-langkah berikut menguraikan langkah-langkah yang harus diambil saat menyiapkan dana kas kecil:

1. Mulailah dengan menentukan berapa banyak uang yang dibutuhkan bisnis setiap hari untuk pengeluaran kecil dan kembalian untuk pelanggan.
2. Tambahkan akun kas kecil ke bagan akun.
3. Sisihkan sejumlah uang untuk dana tunai dan simpan di laci uang atau brankas.
4. Buat catatan tentang pengeluaran selama beberapa waktu untuk membantu Anda menentukan jumlah maksimum yang harus disimpan dalam dana.
5. Evaluasi uang tunai yang ada dari waktu ke waktu untuk memastikan bahwa itu cukup untuk menutupi kebutuhan perusahaan. Uang mungkin perlu dikurangi jika selalu ada sejumlah besar dana yang tidak terpakai di dalam rekening.
6. Isi kembali dana tunai setelah habis.