Observasi
merupakan hal yang strategis dan penting dalam perencanaan audit (audit
planning). Baik tidaknya perencanaan audit yang dibuat oleh auditor, tergantung
dari sukses atau tidaknya observasi yang efektif. Yang akan dibahas adalah
bagaimana melakukan proses observasi dalam perencanaan audit (audit planning). Sebelum membahas observasi dalam perencanaan audit (audit
planning) maka terlebih dahulu akan dibahas mengenai perencanaan audit sendiri.
Perencanaan audit merupakan tahapan awal yang dilakukan dalam proses audit.
Proses audit (mulai dari perencanaan hingga pelaporan dan pemberian opini), jika
dipandang dari kacamata bisnis KAP, tiada lain adalah proses pembentukan dan
penyerahan jasa audit ke klien. Dibandingkan dengan perusahaan manufaktur,
proses audit setara dengan poses produksi dan pengiriman barang ke pelanggan. Sehingga, layaknya dalam proses produksi barang, setiap
proses audit selalu mengkonsumsi: 1.
Waktu (opportunity cost) –
Waktu yang dihabiskan untuk menjalankan proses audit) 2.
Tenaga Kerja (labor cost) –
Gaji yang dibayarkan kepada auditor dan pegawai lainnya 3.
Overhead
cost – Biaya-biaya langsung yang
timbul akibat proses audit. 4.
Biaya Operasional (expenses)
– Sewa gedung, listrik, telephone, penyusutan. Semua
itu adalah beban (cost) yang harus ditanggung oleh KAP, yang jika lebih kecil
dari fee audit (pendapatan) maka akan menghasilan “laba” (profit) bagi KAP.
Sebaliknya, jika lebih besar dari fee audit yang diperoleh akan menghasilan
“rugi” (loss). Tujuan KAP dibuat BUKAN “untuk menyediakan jasa audit yang
bersifat akuntabel dan independent” seperti yang biasa disebutkan dalam
teori-teori atau slogan, tetapi untuk menyediakan jasa audit yang bersifat
akuntabel, independent, dan menguntungkan. Untuk
itu, setiap proses audit harus dikelola sedemikian rupa sehingga di satu sisi
menghasilkan laporan dan opini yang akuntabel dan independent, di lain sisinya
harus menguntungkan. Salah satu caranya adalah dengan membuat perencanaan audit
(audit planning). Sehingga, esensi pekerjaan membuat perencanaan audit adalah aktivitas mengalokasikan waktu, tenaga kerja dan
overhead cost yang timbul dari proses audit, sedemikian rupa, sehingga
menghasilkan laporan dan opini yang akuntabel dan independent di satu sisinya,
dengan konsumsi waktu, tenaga kerja dan biaya yang seminim mungkin, di sisi
lainnya—sehingga overall “menguntungkan.” Mirip seperti proses membuat
production planning dalam perusahaan manufaktur. Dan tujuan utama perencanaan audit adalah menghemat waktu, tenaga dan biaya yang dikeluarkan di
satu sisinya, dengan tetap menjaga kualitas hasil audit di sisi lainnya, dari
suatu proses audit.Tercapai atau tidaknya tujuan tersebut banyak dipengaruhi
oleh bagus atau tidaknya perencanaan audit yang dibuat oleh auditor. Pada
kondisi tertentu, di tengah-tengah proses audit, bisa jadi KAP dihadapkan pada
pilihan antara ‘menjaga-kualitas-hasil-audit’ dengan
‘penghematan-waktu-dan-biaya’. Dalam kondisi seperti ini, umumnya KAP lebih
memilih ‘kualitas-hasil-audit’ dibandingkan menghemat. Karena reputasi adalah
di atas segalanya bagi perusahaan jasa macam KAP. Akan tetapi itu pilihan pahit
yang tentu saja perlu dihindari sebisa mungkin.Oleh sebab itu, perencanaan
audit harus dibuat secermat mungkin agar waktu dan biaya yang timbul, dalam
proses audit, tidak membengkak. Pentingnya
kunjungan dan observasi dalam perencanaan audit Kunci
dari perencanaan audit yang cermat adalah informasi dan data yang lengkap dan
akurat. Tanpa informasi dan data yang memadai, seorang auditor bahkan tidak
akan bisa membuat perencanaan audit. Untuk itu seorang auditor perlu menghimpun
data dan informasi yang cukup sebelum membuat perencanaan audit. Teknik
pengumpulan informasi dan data yang paling lumrah dilakukan adalah observasi.
Secara teori, observasi dilakukan pada setiap awal proses audit, tepatnya
sebelum menyusun perencanaan audit. Pada prakteknya, biasanya, observasi hanya
dilakukan pada klien (perusahaan auditee) yang belum pernah ditangani
sebelumnya. Langkah-langkah
dalam pelaksanaan observasi Untuk
mempermudah dalam memberi penjelasan maka dapat digunakan ilustrasi sebagai
berikut: Anda bekerja di KAP sejak beberapa bulan yang lalu. Hari ini
anda diberi tugas oleh supervisor; dikirim ke lokasi klien (auditee) baru untuk
mengumpulkan data yang diperlukan dalam penyusunan rencana audit (audit planning). Apa
yang perlu anda lakukan? Yang menggunakan sumber data observasi saat
skripsi, itu bisa jadi modal dasar. Namun perlu disadari bahwa observasi untuk
keperluan audit berbeda dengan observasi untuk keperluan riset ilmiah. Dimana letak perbedaannya 1.
Jenis
Informasi. Observasi untuk riset ilmiah, goal
anda hanya memperoleh data, apapun diberikan oleh responden. Sedangkan untuk
audit, goal anda adalah memperoleh informasi/data yang anda perlukan—bukan
informasi/data yang ingin diberikan oleh perusahaan (auditee). 2.
Waktu .Observasi untuk riset ilmiah mungkin waktunya agak
fleksibel. Sedangkan untuk audit sama sekali tidak fleksibel, anda sudah
diberikan deadline yang pasti. Ada
2 kunci utama agar tugas ini berjalan dengan sukses: 1.
Persiapan yang matang; dan 2.
Pelaksanaan/eksekusi yang efektif. Persiapan
yang matang Tujuan berkunjung dan melakukan observasi jelas untuk
mengumpulkan data yang diperlukan. Pertanyaannya: Data apa saja yang
diperlukan? Agar
proses observasi bisa berjalan lancar, perlu persiapan matang, minimal tahu
data apa saja yang diperlukan dan informasi apa yang diperlukan via wawancara. Para auditor berpengalaman selalu menyiapkan “checklist”
untuk setiap interview dan observasi pertama yang mereka lakukan, sehingga bisa
menjalankan tugas secara efektif. Berikut tahapan aktivitas yang perlu
dimasukan ke dalam checklist sebelum berangkat ke lokasi dan melakukan
observasi: 1.
Berkenalan dengan wakil manajemen, internal auditor dan audit
committee nya perusahaan auditee. 2.
Setelah perkenalan, sampaikan kepada
mereka mengenai jadwal dan tujuan dari perencanaan audit (audit planning). 3.
Perkenalkan petugas yang akan
terlibat dalam proses audit, termasuk minta berkenalan dengan orang-orang dari
pihak auditee yang diharapkan akan banyak membantu dalam proses audit. 4.
Jika klien baru (atau klien lama
yang mengalami perubahaan lingkungan usaha yang signifikan), mungkin perlu
berkeliling melihat-lihat kondisi operasional dan lingkungan perusahaan
auditee—sehingga nantinya sudah tahu bagaimana perusahaan beroperasi, dan di
lingkungan seperti apa audit akan dilaksanakan, 5.
Jika auditee sudah pernah diperiksa
oleh auditor lain sebelumnya (predecessor auditor), periksa status temuan yang
pernah terjadi sebelumnya, apa opinini dan atau rekomendasinya, apakah
perusahaan auditee pernah mengalami perubahan system/prosedur/kebijakan
setelahnya. 6.
Tuangkan dan susun perencanaan waktu
untuk setiap tahapan/langkah yang akan diambil dalam proses audit. 7.
Meminta ijin/otorisasi untuk hal-hal
berikut ini: 8.
Memasuki lokasi perusahaan auditee
kapanpun diperlukan 9.
Tag nama/kartu untuk melewati
gerbang security (jika diperlukan) 10. Tempat/ruang parkir kendaraan yang diperlukan 11. Ruangan untuk bekerja dan koneksi internet atau kabel data
yang diperlukan 12. Membuka file dan folder fisik tempat penyimpnanan
dokumen/data 13.
Password temporal untuk mengakses
data dalam file/folder dan software akuntansidi dalam komputer 14. Jika auditee adalah klien rutin yang sudah pernah ditangani
sebelumnya, buat jadwal pertemuan berkala yang dibutuhkan untuk sesi audit kali
ini. 15. Minta diberitahu (oleh pihak auditee) tentang dimana mencari
informasi rutin yang mungkin diperlukan selama proses audit—sehingga tidak
sering-sering mengganggu auditee. 16. Jelaskan kepada auditee mengenai proses audit yang akan dijalankan,
termasuk rencana draft laporan yang akan dikeluarkan, waktu yang tersedia untuk
menanggapi hasil temuan audit beserta tindak-lanjutnya, dan jadwal penerbitan
laporan final beserta opini yang akan diberikan.
17. Alokasikan waktu yang cukup untuk memberi pihak auditee
kesempatan untuk bertanya. Tanggapi pertanyaan auditee seperlunya. |