Manajemen biaya adalah proses perencanaan dan pengendalian biaya yang terkait dengan menjalankan bisnis. Ini mencakup pengumpulan, analisis, dan pelaporan informasi biaya untuk menganggarkan, memperkirakan, dan memantau biaya dengan lebih efektif. Praktik manajemen biaya dapat diterapkan pada proyek tertentu atau pada model operasi perusahaan secara keseluruhan. Manajemen biaya biasanya berfokus pada menghasilkan penghematan dan memaksimalkan keuntungan dalam jangka panjang.

Manajemen biaya berkaitan dengan proses menemukan proyek yang tepat dan melaksanakan proyek dengan cara yang benar. Ini mencakup kegiatan seperti perencanaan, perkiraan, penganggaran, pembiayaan, pendanaan, pengelolaan, pengendalian, dan pembandingan biaya sehingga proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan anggaran yang disetujui serta kinerja proyek dapat ditingkatkan tepat waktu.

Manajemen biaya mencakup siklus hidup penuh proyek dari tahap perencanaan awal hingga mengukur kinerja biaya aktual dan penyelesaian proyek. Adapun langkah-langkah dalam manajemen biaya adalah sebagai berikut :

Langkah 1: Perencanaan sumber daya

Perencanaan sumber daya adalah proses memastikan kebutuhan sumber daya masa depan untuk sebuah organisasi atau ruang lingkup pekerjaan. Ini melibatkan evaluasi dan perencanaan penggunaan sumber daya fisik, manusia, keuangan, dan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas kerja dan tugas mereka. 

Perencanaan sumber daya dimulai dalam proses pengembangan rencana ruang lingkup dan pelaksanaan selama struktur perincian pekerjaan, struktur perincian organisasi (OBS), paket pekerjaan, dan strategi pelaksanaan dikembangkan. OBS menetapkan kategori sumber daya atau tanggung jawab tenaga kerja; kategorisasi ini memfasilitasi perencanaan sumber daya karena semua sumber daya adalah tanggung jawab seseorang yang tercermin dalam OBS.

Estimasi sumber daya (biasanya bagian dari estimasi biaya) menentukan jumlah sumber daya aktivitas yang dibutuhkan (jam, alat, bahan, dll.) Sementara perencanaan dan pengembangan jadwal menentukan aktivitas kerja yang akan dilakukan. Perencanaan sumber daya kemudian mengambil perkiraan jumlah sumber daya, mengevaluasi ketersediaan dan keterbatasan sumber daya dengan mempertimbangkan keadaan proyek, dan kemudian mengoptimalkan bagaimana sumber daya yang tersedia (yang seringkali terbatas) akan digunakan dalam aktivitas dari waktu ke waktu. Optimalisasi dilakukan secara iteratif menggunakan estimasi durasi dan langkah-langkah alokasi sumber daya dari proses perencanaan dan pengembangan jadwal.

Langkah 2: Memperkirakan biaya

Estimasi biaya adalah proses prediktif yang digunakan untuk mengukur, biaya, dan harga sumber daya yang dibutuhkan oleh ruang lingkup pilihan investasi, aktivitas, atau proyek. Ini melibatkan penerapan teknik yang mengubah informasi teknis dan terprogram yang terukur tentang aset atau proyek menjadi informasi keuangan dan sumber daya. Keluaran estimasi digunakan terutama sebagai masukan untuk perencanaan bisnis, analisis biaya, dan keputusan atau untuk biaya proyek dan proses pengendalian jadwal.

Proses estimasi biaya umumnya diterapkan selama setiap fase siklus hidup aset atau proyek karena ruang lingkup aset atau proyek didefinisikan, dimodifikasi, dan disempurnakan. Dengan meningkatnya tingkat definisi ruang lingkup, metode estimasi yang digunakan menjadi lebih definitif dan menghasilkan estimasi dengan distribusi biaya probabilistik yang semakin sempit.

Langkah 3: Penganggaran biaya

Penganggaran adalah sub-proses dalam estimasi yang digunakan untuk mengalokasikan estimasi biaya sumber daya ke dalam akun biaya yang kinerja biayanya akan diukur dan dinilai. Ini membentuk dasar untuk pengendalian biaya. Akun biaya yang digunakan dari bagan akun juga harus mendukung proses akuntansi biaya. Anggaran seringkali bertahap sesuai dengan jadwal atau untuk mengatasi kendala anggaran dan arus kas.

Langkah 4: Kontrol biaya

Pengendalian biaya berkaitan dengan pengukuran varians dari baseline biaya dan mengambil tindakan korektif yang efektif untuk mencapai biaya minimum. Prosedur diterapkan untuk memantau pengeluaran dan kinerja terhadap kemajuan proyek. Semua perubahan pada baseline biaya perlu dicatat dan biaya total akhir yang diharapkan terus diramalkan. Ketika informasi biaya aktual tersedia, bagian penting dari pengendalian biaya adalah menjelaskan apa yang menyebabkan varians dari baseline biaya. Berdasarkan analisis ini tindakan korektif mungkin diperlukan untuk menghindari pembengkakan biaya.