Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan adalah praktik mengendalikan aliran barang dan bahan melalui bisnis, mencapai keseimbangan antara memastikan stok yang cukup tersedia untuk memenuhi pesanan pelanggan, sambil meminimalkan biaya menyimpan kelebihan persediaan.

Apa itu manajemen persediaan?

Meskipun definisinya sederhana, dalam praktiknya manajemen persediaan adalah disiplin ilmu yang luas. Sering disebut sebagai manajemen stok, ini menentukan bagaimana Anda melacak dan mengontrol inventaris bisnis Anda saat dibeli, diproduksi, disimpan, dan dijual. Manajemen inventaris yang baik mengawasi seluruh aliran barang – mulai dari pembelian hingga penjualan – memastikan Anda selalu memiliki jumlah yang tepat dari item yang tepat di lokasi yang tepat pada waktu yang tepat.

Proses manajemen inventaris:

5 tahap kunci

Proses manajemen inventaris melibatkan pelacakan dan pengendalian stok saat bergerak dari pemasok Anda ke gudang Anda ke pelanggan Anda. Ada lima tahapan utama yang harus diikuti:

Pembelian: Ini bisa berarti membeli bahan mentah untuk diubah menjadi produk, atau membeli produk untuk dijual tanpa memerlukan perakitan

Produksi: Membuat produk jadi Anda dari bagian penyusunnya. Tidak setiap perusahaan akan terlibat dalam manufaktur — grosir, misalnya, mungkin melewati langkah ini sepenuhnya

Memegang stok: Menyimpan bahan mentah Anda sebelum diproduksi (jika diperlukan), dan barang jadi Anda sebelum dijual

Penjualan: Mendapatkan stok Anda ke tangan pelanggan, dan menerima pembayaran

Pelaporan: Bisnis perlu mengetahui berapa banyak penjualannya, dan berapa banyak uang yang dihasilkannya dari setiap penjualan

Manajemen persediaan vs pengendalian persediaan

Meskipun kedengarannya mirip, kontrol inventaris adalah bagian penting dari manajemen inventaris, tetapi itu bukan hal yang sama.

Apa itu pengendalian persediaan?

Kontrol inventaris adalah cara Anda mengelola stok yang saat ini Anda miliki di penyimpanan. Ini melibatkan mengetahui stok Anda di dalam dan luar — berapa banyak yang tersedia, di mana dan dalam kondisi apa. Ini juga tentang memastikan bahwa Anda menyimpan stok secara efisien, menekan biaya inventaris dan meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk menghitung dan mengendalikan inventaris.

Mana yang lebih dulu — manajemen atau kendali?

Manajemen inventaris jauh lebih luas daripada kontrol: ini memperhitungkan rantai pasokan, manufaktur, pemenuhan, penjualan, dan pelaporan Anda. Hampir semua bisnis harus memiliki sistem manajemen inventaris sebelum mereka menelusuri untuk mengontrol. Jika tidak, Anda tidak akan memiliki cara untuk mengelola pemasok, produksi, atau penjualan.

Setelah itu, ada banyak cara untuk menyimpan dan menjual produk Anda dengan lebih baik. Apakah Anda berfokus pada pengoptimalan pembelian, kontrol, produksi, atau penjualan, terserah Anda. Anda mungkin, misalnya, ingin merencanakan peningkatan berdasarkan pengalaman pengoperasian sebelumnya — katakanlah, dengan mengubah cara Anda menghitung stok. Atau Anda mungkin ingin menyesuaikan proses untuk mencerminkan perubahan profil produk dan pesanan, keuntungan dan kerugian pelanggan, atau pergeseran permintaan.

Manajemen persediaan berkala

Manajemen inventaris berkala adalah metodologi inventaris dan akuntansi di mana inventaris dan nilainya diukur pada interval yang ditentukan.

Dalam staf manajemen inventaris berkala secara fisik menghitung setiap item dalam stok pada akhir periode waktu yang ditentukan - sering kali setiap tiga bulan atau setiap tahun. Ini memberikan saldo persediaan akhir, yang dapat dibandingkan dengan saldo awal untuk menghitung angka persediaan rata-rata. Ini dapat digunakan bersamaan dengan metrik akuntansi persediaan seperti Harga Pokok Penjualan (HPP) untuk menghitung angka seperti rasio perputaran persediaan.

Tantangan manajemen inventaris berkala

Manajemen inventaris berkala membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Karena memerlukan hitungan tangan fisik produk, itu hanya dapat dilakukan pada interval semi-reguler mengingat biaya dan waktu staf yang diperlukan.

Selain itu, karena penghitungan berkala hanya dapat dilakukan pada interval tertentu, data yang dihasilkannya kurang terperinci dibandingkan data dari manajemen persediaan perpetual.

Organisasi yang lebih besar dan lebih canggih cenderung tidak menggunakan manajemen inventaris berkala.

Manajemen persediaan abadi

Manajemen inventaris abadi adalah metodologi inventaris dan akuntansi di mana inventaris dan nilainya diukur secara terus menerus.

Menggunakan alat seperti pemindai kode batang, perangkat lunak manajemen inventaris, sistem titik penjualan digital (POS), dan perangkat lunak eCommerce, inventaris dapat dilacak saat melewati bisnis, memperbarui sistem secara otomatis sesuai kebutuhan.

Dalam sistem persediaan perpetual, jumlah (atau volume) barang – dikenal sebagai Stock on Hand (SOH) dilacak hampir secara waktu nyata. Dan karena harga pembelian dan harga penjualan – serta biaya variabel seperti pengiriman dan tenaga kerja – semuanya dapat direkam secara digital pada pesanan pembelian, pesanan penjualan dan faktur, atau melalui catatan transaksi digital lainnya – nilai stok di tangan juga diperbarui secara langsung .

Dalam manajemen persediaan perpetual COGS sering dihitung menurut metodologi biaya mendarat rata-rata, yang mengambil rata-rata tertimbang dari berbagai harga yang dibayarkan untuk barang untuk menghitung nilainya.

Tantangan manajemen inventaris abadi

Manajemen inventaris abadi adalah pendekatan yang jauh lebih baik untuk bisnis modern, ini memang memerlukan beberapa biaya penyiapan – mulai dari pemindai kode batang, dan perangkat lunak akuntansi hingga perangkat lunak manajemen inventaris.

Mengapa manajemen persediaan itu penting?

Manajemen inventaris menentukan cara Anda menjalankan bisnis, melayani pelanggan, dan meningkatkan penjualan. Untuk bisnis yang berbasis seputar penjualan produk - mulai dari pabrik kerajinan hingga distributor grosir besar - mengelola inventaris secara efisien sangatlah penting. Berikut adalah tiga alasan utama mengapa.