Sistem pembukuan kas kecil adalah sistem pencatatan dana yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.

Perusahaan tidak selalu menggunakan kas untuk alat pembayarannya, tapi terkadang memakai cek untuk transaksi keuangan bernilai besar dan memanfaatkan dana kas kecil untuk transaksi dengan nilai yang relatif kecil.

Umumnya, perusahaan ini memang sengaja menyediakan dana kas kecil untuk transaksi dengan nominal yang kecil.

Hal ini tidak hanya terjadi pada perusahaan kecil saja, tapi perusahaan besar juga karena tanpa transaksi tersebut, operasional perusahaan tidak dapat berjalan dengan lancar.

Karena itu, sangat perlu mempelajari sistem pembukuan kas kecil dalam segala perusahaan.

Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran.

Sistem Dana Fluktuasi

Sistem dana fluktuasi adalah sistem pembukuan yang menetapkan nilai dana kas kecil sesuai dengan kebutuhan operasional. Artinya, saldo akun kas kecil ini tidak tetap atau fluktuasi sesuai dengan jumlah transaksi kas kecil.

Jadi nominal saldonya akan berubah pada tiap-tiap periode sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Contohnya, saat menetapkan kebijakan kas kecil pertama kali, perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp1.000.000 (saldo awal).

Kemudian kas kecil tersebut digunakan untuk keperluan operasional perusahaan hingga akhir periode.

Pada awal periode berikutnya, kas kecil diisi kembali dengan jumlah yang sama atau berbeda dengan saldo awal. Berbeda dalam arti bisa kurang atau lebih dari nilai saldo awalnya.

Hal ini disesuaikan apakah kebutuhan perusahaan memerlukan tambahan dana atau pengurangan dana atau bahkan tidak perlu ada keduanya.

Dalam sistem fluktuasi, setiap terjadi perubahan jumlah uang kas kecil maka harus langsung dibukukan, baik itu penambahan maupun pengeluaran.

Adapun prosedur dalam sistem pembukuan kas kecil dana fluktuasi adalah:

1.      Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaran selama 1 periode (mingguan/bulanan).

2.      Jika terjadi kekurangan dana di tengah periode, bisa dilakukan penambahan dana kas kecil.

3.      Pada akhir periode, jumlah uang kas kecil yang telah dibelanjakan harus diisikan lagi namun tidak harus nominalnya sama dengan saldo awal. Bisa berkurang atau bertambah tergantung kebutuhan.