Organisasi Proses

Istilah organisasi proses mengacu pada kerangka kerja hierarkis. Ini menggambarkan proses lokal dan temporal, juga disebut sebagai proses kerja dan proses informasi. Dengan organisasi proses yang dipikirkan dan diimplementasikan dengan baik, Anda dapat memastikan bahwa semua proses kerja berjalan dan diterapkan secara teratur. Mungkin Anda sudah tidak asing lagi dengan istilah process organization. Ini tidak mengherankan, karena saat ini orang lebih banyak berbicara tentang "manajemen alur kerja" atau "manajemen proses". Kedua istilah ini memiliki arti yang sama dan kurang lebih telah menggantikan organisasi pengolah kata dalam bahasa sehari-hari.

Apa yang mengatur organisasi proses?

Organisasi proses mendefinisikan dan mengatur proses kerja baik dari segi waktu maupun lokasi. Untuk membuat organisasi proses, subtugas individu, yang didefinisikan dan dijelaskan dalam struktur organisasi, harus ditambahkan. Penambahan terjadi dalam bentuk faktor waktu, ruang, peralatan dan manusia. Ini berarti bahwa organisasi proses bertanggung jawab atas proses yang teratur dari semua proses kerja di perusahaan Anda. Bentuk organisasi dapat direpresentasikan secara grafis baik dengan diagram alir atau sistem satu baris.

Perbedaan antara organisasi proses dan struktur organisasi

Dua istilah “organisasi proses” dan “organisasi struktural” masih sering dikacaukan satu sama lain dalam kehidupan sehari-hari. Ada kriteria yang jelas yang membedakan proses dan struktur. Namun kedua area tersebut juga terhubung satu sama lain dengan cara khusus dan oleh karena itu saling bergantung satu sama lain.

Sekilas dapat dilihat bahwa struktur organisasi merupakan struktur yang statis. Atas dasar mereka, misalnya, tugas dan kompetensi didistribusikan di dalam perusahaan. Hasil - tentu saja yang paling klasik - dari struktur organisasi yang sukses? Berbagai posisi dan departemen yang dipercayakan dengan tugasnya masing-masing dalam suatu perusahaan.

Berbeda dengan struktur organisasi, organisasi proses merupakan konstruksi yang dinamis. Dengan bantuan mereka, proses kerja yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk, misalnya, dapat dirancang hingga ke detail terakhir. Jika Anda telah menetapkan sendiri tujuan perencanaan organisasi proses dengan tepat, penting untuk melanjutkan langkah demi langkah dan membangun tahapan individu.

Langkah pertama adalah mengatur konten pekerjaan yang berbeda, kemudian Anda mengabdikan diri pada pengaturan waktu. Tentu saja, ini harus disusun secara logis dan mencakup hal-hal berikut:

·     urutan kerja

·     Durasi langkah kerja individu

·     waktu masing-masing

memperhitungkan. Sehubungan dengan alur kerja spasial, maka perlu untuk memastikan throughput yang cepat berdasarkan rute transportasi pendek, antara lain. Terakhir, Anda masih harus menjawab pertanyaan "Tugas individu atau tugas kelompok?" dan dengan demikian, antara lain, membangun jembatan menuju efisiensi atau ukuran keberhasilan proyek Anda.

Apa tugas dari organisasi proses?

Tugas utama organisasi proses adalah koordinasi yang ideal dari langkah-langkah kerja dan subtugas yang berjalan secara individual, satu demi satu atau secara paralel. Organisasi proses menyusun urutan dan kinerja baik dalam hal waktu dan ruang. 

pembagian tugas

Distribusi tugas menunjukkan dengan cara yang luar biasa sejauh mana organisasi proses dan organisasi struktural terhubung. Karena kompetensi seorang karyawan atau pemenuhan tugas tertentu dapat digunakan baik secara statis maupun dinamis.

Pada dasarnya, pembagian tugas terutama - seperti yang dapat dilihat dari ilustrasi di atas - diberikan pada struktur organisasi klasik. Atas dasar mereka, secara permanen ditentukan departemen perusahaan mana yang dipercayakan dengan proses mana.

Namun demikian, pembagian tugas tersebut juga dapat berperan penting dalam kaitannya dengan proses organisasi suatu perusahaan. Ini berlaku terutama ketika tugas-tugas terkait harus diintegrasikan ke dalam proses produksi yang lebih besar.

Hanya jika masing-masing kegiatan berlangsung dalam urutan yang benar, produksi dapat menjadi efisien dan ekonomis.

variabel yang mempengaruhi

Faktor-faktor yang harus diperhatikan sehubungan dengan struktur dan proses organisasi dalam suatu perusahaan bergantung pada beberapa faktor. Tetapi faktor-faktor apa yang mempengaruhi yang harus Anda pertimbangkan di sini dalam hal bekerja secara ekonomi?

Untuk berada di sisi yang aman di sini, penting untuk mempertimbangkan, antara lain:

·     jumlah produk yang akan diproduksi

·     tren saat ini

·     struktur umum perusahaan Anda dan masing-masing departemen

·     peralatan yang tersedia

·     kompetensi karyawan Anda

·     kondisi logistik di lokasi

bertambah berat. Mereka semua menentukan bagaimana Anda bahkan dapat mengoptimalkan proses dan struktur departemen Anda. Oleh karena itu, tidak mungkin untuk berbicara tentang solusi "sempurna" yang terstandarisasi. Sebaliknya, faktor-faktor yang disebutkan di atas memainkan peran penting dalam menemukan solusi spesifik berulang kali. Namun, secara klasik, perubahan yang sesuai lebih banyak terjadi di area proses, sementara strukturnya sebagian besar tetap sama dan hanya berubah dalam kasus luar biasa - misalnya selama penggabungan dua perusahaan.

Proses konsep organisasi

Konsep organisasi proses berbeda dari varian organisasi struktural dengan karakteristik khusus. Karena ini bukan tentang hubungan pihak atasan dengan pihak bawahan. Sementara struktur organisasi berurusan, antara lain, dengan hubungan dan proses subordinasi di bidang otoritas instruksional, fokus yang berbeda ditetapkan di sini. Sebenarnya, Anda dapat membagi organisasi proses menjadi tiga area berbeda dan dengan demikian memastikan hubungan yang lebih jelas dalam proses operasional Anda.

Organisasi proses sebagai organisasi kerja

Organisasi proses adalah alat penting dalam bidang organisasi kerja, karena Anda dapat menggunakannya sebagai dasar untuk memastikan bahwa karyawan Anda melihat keterampilan dan aktivitas yang sesuai sebagai bagian dari keseluruhan. Pada saat yang sama, Anda dapat mengatur pekerjaan Anda sedemikian rupa sehingga Anda dapat membangun langkah-langkah individu secara logis di atas satu sama lain dan dengan demikian bertindak lebih ekonomis.

Organisasi proses berorientasi fungsi

Di bagian organisasi proses ini, Anda harus memecah semua proses kerja menjadi langkah kerja individual. Anda menentukan aktivitas mana yang harus diselesaikan dalam urutan yang mana. Tingkat detail dalam perincian langkah kerja ini bergantung sepenuhnya pada jenis tugas yang ada. Dalam praktiknya, kerja mekanis biasanya dibagi menjadi langkah-langkah kerja yang lebih kecil daripada langkah-langkah kerja intelektual. Dalam praktiknya, ini juga menunjukkan bahwa Anda menggunakan organisasi proses berorientasi fungsi untuk reorganisasi proses kerja yang ada. Tentu saja, Anda juga dapat menggunakannya untuk merepresentasikan alur kerja baru untuk produksi. Dalam hal reorganisasi, pertama-tama Anda harus menangkap situasi saat ini. Anda hanya dapat mengatur ulang struktur proses jika hal ini diketahui.

Untuk dapat merekam status saat ini, Anda dapat menggunakan berbagai cara.

1.   Survei dalam bentuk wawancara lisan atau dengan pertanyaan dengan kuesioner

2.   Melalui pengamatan, baik dengan pengamatan jangka panjang, dengan metode multi-momen atau dengan banyak pengamatan individu

3.   Dengan menuliskannya sendiri

Agar dapat mempresentasikan proses kerja dengan cara yang mudah dipahami, dua bentuk direkomendasikan untuk Anda:

·     Representasi dengan kartu alur kerja: Kartu ini menunjukkan langkah kerja individu dalam urutan yang benar. Untuk melakukan ini, Anda bekerja dengan tabel. Isinya adalah deskripsi yang tepat dari aktivitas, durasi dalam menit dan mungkin juga jarak yang harus ditempuh dalam satu langkah kerja. Agar dapat mengidentifikasi kemungkinan titik lemah dengan lebih baik, Anda harus merepresentasikan aktivitas dengan lima simbol untuk pemrosesan, transportasi, kontrol, penyimpanan, dan penundaan. Yang paling penting bagi Anda adalah untuk menghindari pengangkutan dan penundaan simbol. Mereka biasanya mewakili titik lemah terbesar.

·     Representasi dengan flowchart: Anda mungkin mengenal flowchart sebagai diagram alir data atau diagram alir program dari pemrosesan data. Anda juga dapat menggunakan diagram alur untuk menunjukkan alur kerja.

Organisasi proses berorientasi waktu

Dengan organisasi proses berorientasi waktu, Anda fokus pada awal dan akhir, serta seluruh durasi langkah kerja. Ini tidak selalu harus menjadi langkah kerja, tetapi bisa juga menjadi proyek. Tantangan bagi Anda di sini adalah mengoordinasikan alur kerja secara optimal. Anda harus memperhatikan kondisi teknis, mesin, dan personel. Bagan batang atau teknik rencana jaringan biasanya digunakan sebagai instrumen untuk merencanakan organisasi proses yang berorientasi waktu.

Organisasi proses berorientasi ruang

Dalam organisasi proses berorientasi ruang, Anda berurusan dengan desain tempat kerja dan penataan ruangan. Penting! Di sini Anda harus mempertimbangkan rute pengangkutan dan pergerakan material, tetapi juga informasi, selalu sesuai dengan prinsip rute terpendek. Dengan kata lain, idealnya semuanya sedekat mungkin. Namun, penting juga untuk membedakan antara area dalam produksi dan area dalam administrasi. Dalam produksi, material dipindahkan, dalam administrasi, ini adalah informasi. 

Tujuan apa yang dikejar dengan organisasi proses?

Dengan organisasi proses, Anda sebagai pengusaha secara alami mengejar tujuan tertentu.

·     Mengurangi kompleksitas melalui standardisasi dan pemodelan

·     Minimisasi waktu distribusi, waktu throughput dan waktu tunggu dan idle

·     Pengurangan biaya dalam pemrosesan transaksi

·     Pemanfaatan kapasitas harus dioptimalkan

·     Harus ada peningkatan kualitas baik dalam kondisi kerja maupun dalam pengolahan proses

·     Dengan meminimalkan waktu tunggu dan distribusi, peningkatan kepatuhan terhadap tanggal pengiriman dapat dicapai

·     Kesalahan dalam keputusan dan produksi berkurang

·     Dengan mengoptimalkan penataan tempat kerja, pengurangan biaya distribusi dan transportasi dimungkinkan

Sekilas Kelebihan Dan Kekurangan Organisasi Proses -

Ada dilema besar dalam organisasi proses. Perhatian utama di sini adalah konflik tujuan yang muncul sebagai akibat dari waktu throughput yang rendah dan pemanfaatan kapasitas maksimum. Anda hanya dapat memecahkan dilema ini dengan membuat bobot untuk tujuan masing-masing. Secara konkret, ini berarti bahwa harus ada order backlog yang tinggi untuk setiap tempat kerja guna menghindari waktu menganggur dan memanfaatkan kapasitas secara optimal. Hal ini pada gilirannya menghasilkan konflik antara tujuan pemanfaatan kapasitas dan pengurangan waktu throughput.

·     + penghindaran menganggur

·     + Pemanfaatan kapasitas yang optimal

·     – backlog pesanan tinggi yang diperlukan untuk setiap pekerjaan

·     – Waktu tunggu dan waktu throughput meningkat

Organisasi proses desain

Untuk merancang organisasi proses, tiga langkah analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem harus diselesaikan.

Analisis sistem

Bahkan sebelum Anda dapat mengembangkan sistem baru, langkah pertama adalah mengetahui kelemahan sistem saat ini dan prosesnya. Analisis ini menghasilkan tugas mendefinisikan dan menentukan persyaratan untuk sistem baru secara rinci. Untuk tujuan ini, analisis situasi saat ini diperlukan di awal. Analisis ini didokumentasikan dalam bentuk diagram, diagram sirkuit, tabel keputusan, dll.

Kemudian cukup buat daftar periksa dengan kelemahan dan persyaratan untuk sistem baru.

Desain sistem

Analisis sistem yang dilakukan merupakan dasar dari perancangan sistem. Pertama-tama, organisasi yang kasar perlu dibuat. Anda tidak bisa hanya membuat sketsa kaku, Anda juga bisa membuat alternatif. Varian yang menjanjikan kesuksesan paling banyak kemudian dipilih dan sebuah konsep dikembangkan atas dasar ini. Langkah-langkah berikut diperlukan saat mengembangkan konsep:

·     Desain desain alur kerja. Di sini penting untuk mencatat semua tugas yang terkait dalam hal waktu, ruang, dan konten.

·     Kemudian jam kerja dan kebutuhan kapasitas ditentukan. Pekerjaan hanya dapat dibuat dan dirancang jika hal ini diketahui.

·     Ini diikuti dengan koordinasi yang efektif dari semua proses kerja.

Anda harus merekam dan memprogram tugas yang teridentifikasi menggunakan EDP atau menutupinya dengan perangkat lunak.

Pengenalan sistem

Konsep yang dikembangkan sebagai bagian dari desain sistem dibagi menjadi beberapa level tugas dan diimplementasikan sebagai bagian dari pengenalan sistem. Agar berhasil menerapkan sistem, karyawan harus dilatih dan Anda harus mendapatkan sumber daya organisasi yang diperlukan. Seberapa baik sistem baru akan terlihat segera setelah diperkenalkan. Biasanya, satu atau dua masalah awal kecil pasti akan muncul.

Oleh karena itu penting untuk memantau peluncuran dengan cermat dan melakukan koreksi jika perlu.