Diambil dari bahasa Inggris, kita sebenarnya dapat mengartikan safety stock secara lepas menjadi persediaan keamanan. Namun, jika diartikan apa adanya seperti itu, rasanya agak sulit untuk memahami maksud yang dimilikinya, kan? Sebenarnya apa, sih, yang dimaksud oleh istilah tersebut?

Pada dasarnya, safety stock adalah sebutan untuk cadangan persediaan barang pada sebuah perusahaan dagang untuk mengantisipasi apabila permintaan yang masuk melebihi dari persediaan yang dipersiapkan. Cadangan ini merupakan sesuatu yang umum untuk dipersiapkan mengingat permintaan pasar yang sifatnya fluktuatif.

Untuk barang-barang yang mudah diproduksi atau dipesan ulang secara cepat, cadangan ini umumnya tidak begitu dibutuhkan. Sebaliknya, untuk sejumlah barang yang tidak bisa dipersiapkan dengan cepat sebaiknya memiliki cadangan persediaan yang cukup sehingga setiap permintaan yang masuk dapat terlayani dengan baik.

Dalam Situasi Apa Safety Stock Dibutuhkan?

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, safety stock sebaiknya dipersiapkan sepanjang waktu sesuai dengan siklus penjualan yang dimiliki, terlebih jika barang atau produk yang dijadikan komoditas bisnis membutuhkan waktu yang cukup panjang untuk proses produksinya.

Jangka waktu untuk setiap siklus persediaan ini merupakan penentu utama apakah pemilik usaha perlu menyiapkan persediaan cadangan atau tidak. Faktor lain yang harus dipertimbangkan adalah pola permintaan pasar terhadap produk tersebut yang dapat berubah sepanjang waktu.

Nah, untuk menentukan apakah seorang pemilik usaha perlu mempersiapkan persediaan cadangan atau tidak, tentu harus kembali lagi pada jenis produk yang ingin dijual. Apabila pengadaan produk tersebut membutuhkan waktu yang lama, persediaan cadangan tentu dibutuhkan agar kelebihan permintaan yang datang dapat dengan cepat diselesaikan.

Setiap barang memiliki jangka waktu pengadaannya masing-masing, sehingga untuk menentukan apakah jangka waktu tersebut cenderung cepat atau lama, pemilik usaha perlu membandingkannya pula dengan jangka waktu penyelesaian pesanan, yaitu lama waktu yang biasanya dibutuhkan untuk memproses pesanan dari pelanggan hingga akhirnya pesanan tersebut didistribusikan.

Manfaat Menghitung Safety Stock dengan Tepat

Ada dua kemungkinan yang terjadi apabila pemilik usaha kurang akurat dalam menghitung kebutuhan safety stock. Kemungkinan pertama adalah jumlah persediaan yang dipersiapkan lebih sedikit dibandingkan jumlah permintaan yang masuk, sementara kemungkinan yang kedua adalah jumlah persediaan yang dipersiapkan lebih banyak dibandingkan dengan jumlah permintaan yang masuk.

Untuk kemungkinan yang kedua, bisnis yang dijalankan akan dihadapkan pada kerugian akibat besarnya biaya pengadaan barang yang tidak sebanding dengan nilai penjualan yang terjadi. Namun, ini tak akan jadi masalah apabila jenis barang yang dijual tersebut memiliki masa hidup yang panjang karena kelebihan persediaan yang ada dapat dialihkan sebagai cadangan untuk periode pengadaan berikutnya.

Namun, apabila barang yang ingin dijual memiliki masa hidup yang terbatas, misalnya saja produk obat-obatan atau peralatan kesehatan yang memiliki masa kedaluwarsa, sehingga persediaan tidak bisa disimpan dalam jangka waktu lama. Jika situasi ini terjadi, tentu bisnis akan mengalami kerugian yang besar karena biaya yang dikeluarkan akan lebih besar dibandingkan dengan pendapatan yang diterima.

Nah, jika kemungkinan kedua tidak selalu berujung pada kerugian, kemungkinan pertama yang kerap menjadi masalah karena pemilik usaha tidak dapat memproses pesanan yang masuk akibat tidak adanya persediaan yang tersisa. Artinya, potensi pendapatan yang seharusnya diterima pun akan hilang, dan di samping itu tingkat kepuasan pelanggan pun akan turun sehingga pemilik usaha tak dapat menjaga tingkat retensi pelanggan tersebut.