Pengantar

Banyak yang mengasosiasikan kata "anggaran" dengan "ketakutan" atau "membosankan." Mungkin kata “anggaran” harus dihindari sama sekali. Kata-kata seperti “peta keuangan” atau “panduan operasional” mungkin bisa menjadi alternatif yang cocok. Tak ayal, beberapa karyawan akan mempertanyakan perlunya anggaran. Proses penyusunan anggaran terkadang terlihat menyakitkan, dan tidak selalu jelas bagaimana upaya yang diperlukan menghasilkan keluaran yang produktif. Selain itu, anggaran dapat dilihat sebagai batasan yang memaksakan yang sulit untuk dijalani dan menetapkan tujuan yang sulit untuk dipenuhi!

Terlepas dari pernyataan suram ini, sangat penting bahwa organisasi dengan hati-hati merencanakan urusan keuangan mereka untuk mencapai kesuksesan finansial. Rencana-rencana ini umumnya dinyatakan sebagai “anggaran”. Anggaran adalah rencana keuangan terperinci yang mengukur ekspektasi dan tindakan di masa depan relatif terhadap perolehan dan penggunaan sumber daya.

Bentuk Dan Fungsi

Anggaran memiliki banyak bentuk dan banyak fungsi, memberikan dasar untuk target penjualan yang terperinci, rencana kepegawaian, produksi persediaan, investasi/peminjaman tunai, pengeluaran modal (untuk aset pabrik, dll.), dan seterusnya. Anggaran menyediakan tolok ukur untuk membandingkan hasil aktual dan mengembangkan tindakan korektif; memberi manajer "persetujuan awal" untuk pelaksanaan rencana pengeluaran; dan memungkinkan manajer untuk memberikan panduan berwawasan ke depan kepada investor dan kreditur. Anggaran diperlukan untuk membujuk bank dan pemberi pinjaman lain untuk memberikan kredit. Bab ini akan mengilustrasikan anggaran induk, yang merupakan kumpulan dokumen lengkap yang menetapkan target penjualan, aktivitas produksi, dan tindakan pendanaan. Dokumen-dokumen ini mengarah pada laporan keuangan berwawasan ke depan (misalnya, proyeksi neraca). Jenis anggaran lainnya (misalnya, anggaran fleksibel) dibahas dalam bab-bab berikutnya.

Menghindari Kekacauan Bisnis

Dalam organisasi kecil, anggaran formal jarang ditemukan. Pemilik/manajer individu kemungkinan hanya mengelola dengan mengacu pada anggaran mental umum. Orang tersebut memiliki pemahaman yang baik tentang penjualan, biaya, pembiayaan, dan kebutuhan aset yang diharapkan. Setiap transaksi berada di bawah pengawasan langsung orang ini dan mudah-mudahan dia memiliki kemampuan untuk menjaga segala sesuatunya tetap pada jalur yang logis. Ketika segala sesuatunya tidak berjalan dengan baik, pemilik/manajer biasanya dapat mengambil kelonggaran dengan tidak mengambil gaji atau terlibat dalam beberapa bentuk kesulitan keuangan lainnya. Tentu saja, banyak usaha kecil yang akhirnya gagal. Penjelasan untuk kegagalan banyak dan beragam, tetapi sering disematkan pada "kurang modal" atau "sumber daya yang tidak mencukupi untuk mempertahankan operasi." Banyak dari penilaian postmortem ini mencerminkan kegagalan untuk merencanakan secara memadai! Bahkan dalam bisnis kecil, rencana/anggaran bisnis yang otentik seringkali dapat menghasilkan antisipasi dan menghindari hasil yang merugikan.

Organisasi menengah dan besar selalu bergantung pada anggaran. Hal ini juga berlaku dalam bisnis, pemerintahan, dan organisasi nirlaba. Anggaran memberikan ekspresi kuantitatif formal dari ekspektasi. Ini adalah aspek penting dari proses perencanaan dan pengendalian. Tanpa anggaran, sebuah organisasi akan sangat tidak efisien dan tidak efektif.

Studi Kasus Penganggaran

Citra energiBayangkan seseorang baru saja diangkat sebagai manajer umum pembangkit listrik yang baru dibangun. Kompensasi dan pada akhirnya pekerjaan manajer akan bergantung pada keberhasilan finansial usaha tersebut. Manajer akan mencoba untuk segera menangani bisnis. Berapa banyak pelanggan yang akan dilayani? Berapa beban listrik puncak? Berapa tarif yang dapat dikenakan dan apakah cukup untuk menutupi pengeluaran? Berapa banyak bahan bakar yang diperlukan untuk menghasilkan listrik? Akankah persediaan uang tunai selalu cukup untuk memenuhi kebutuhan? Selanjutnya, bagaimana tindakan akan dijalankan dan dikendalikan?

Mungkin hal di atas terlalu banyak untuk dihadapi. Sebaliknya, manajer hanya dapat menghabiskan waktu untuk pemasaran dan manajemen personalia. Upaya ini mungkin menjual banyak listrik. Sayangnya, pertumbuhan penjualan bisa sedemikian rupa sehingga pipa gas alam tidak dapat mengirimkan bahan bakar yang cukup untuk memenuhi permintaan pabrik. Bahan bakar minyak yang lebih mahal mungkin perlu diangkut dengan truk untuk menghasilkan listrik. Pemasok mungkin menjadi khawatir, karena mereka merasa bahwa pendapatan mungkin tidak cukup untuk menutupi biaya bahan bakar tambahan. Akibatnya, vendor mungkin mulai menuntut jangka waktu pembayaran yang dipersingkat, sehingga menekan pasokan kas perusahaan. Untuk mengatasi masalah ini, mungkin perlu untuk mengurangi tenaga kerja. Sebuah spiral ke bawah mungkin terjadi.

Putar ulang skenario yang tidak menguntungkan ini, kali ini menggunakan rencana. Studi yang cermat dilakukan untuk menentukan tingkat produksi yang paling efisien untuk pabrik, dalam hubungannya dengan penilaian permintaan pelanggan. Penjualan yang diharapkan diterjemahkan ke dalam jadwal produksi listrik harian yang diharapkan. Berdasarkan informasi ini, kontrak pasokan jangka panjang dinegosiasikan untuk pasokan gas alam. Rencana kepegawaian dikembangkan yang mengoptimalkan jumlah karyawan dan waktu kerja mereka. Rencana kontinjensi dikembangkan untuk berbagai skenario. Periode di mana uang tunai mungkin ketat dicatat dan jalur kredit diatur dengan bank lokal untuk menutupi periode tersebut. Semua kegiatan ini mengarah pada hasil yang diproyeksikan.

Setelah rencana tersebut diterapkan, individu akan diberi wewenang untuk bertindak sesuai dengan rencana tersebut. Seluruh tim akan mengarahkan ke hasil yang diharapkan. Manajer akan memantau operasi dan mengambil tindakan korektif untuk penyimpangan dari rencana. Sisa waktunya dapat dihabiskan untuk pemasaran hubungan masyarakat, interaksi karyawan, dan sebagainya.

Manfaat Penganggaran

Anggaran tidak menjamin kesuksesan, tetapi pasti membantu menghindari kegagalan. Anggaran adalah alat penting untuk menerjemahkan rencana umum menjadi tujuan dan sasaran yang spesifik dan berorientasi pada tindakan. Dengan berpedoman pada pedoman anggaran, diharapkan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dapat terpenuhi.

Penting untuk diingat bahwa sebuah organisasi besar terdiri dari banyak orang dan bagian. Komponen-komponen ini perlu diatur untuk bekerja sama secara kohesif. Anggaran adalah alat yang mengomunikasikan hasil yang diharapkan dan menyediakan skrip terperinci untuk mengoordinasikan semua bagian individu untuk bekerja bersama.

Ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana, anggaran adalah alat yang menyediakan mekanisme untuk mengidentifikasi dan berfokus pada penyimpangan dari rencana. Anggaran menyediakan tolok ukur untuk menilai keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan dan memfasilitasi tindakan korektif tepat waktu.

Operasi dan tanggung jawab biasanya dibagi di antara segmen dan manajer yang berbeda. Ini memperkenalkan konsep "akuntansi pertanggungjawaban." Di bawah konsep ini, unit dan manajer mereka bertanggung jawab atas transaksi dan peristiwa di bawah pengaruh dan kendali langsung mereka.

Anggaran harus memberikan perincian yang cukup untuk mencerminkan pendapatan dan biaya yang diantisipasi untuk setiap unit. Filosofi ini mendorong anggaran ke tingkat pribadi, dan mengurangi upaya untuk menyalahkan orang lain. Tanpa kenyataan pahit dari sistem tanggung jawab yang dipaksakan, sebuah organisasi akan dengan cepat menjadi kurang efisien. Penyimpangan tidak selalu menunjukkan perlunya pengenaan hukuman. Manajemen yang buruk dan eksekusi yang buruk bukan satu-satunya alasan segala sesuatu tidak selalu berjalan sesuai rencana. Namun, penyimpangan harus diperiksa dan manajer unit perlu menjelaskan/membenarkannya.

Dalam sebagian besar organisasi, menjadi sangat umum bagi manajer untuk berdebat dan bersaing untuk alokasi sumber daya yang terbatas. Setiap unit bisnis kemungkinan memiliki karyawan yang layak mendapatkan penyesuaian kompensasi, proyek yang perlu didanai, peralatan yang perlu diganti, dan sebagainya. Ini secara alami menciptakan ketegangan dalam suatu organisasi, karena jumlah permintaan sumber daya individu biasanya akan lebih besar daripada kumpulan dana yang tersedia. Manajer yang sukses akan belajar membuat kasus yang kuat untuk sumber daya yang dibutuhkan oleh unit mereka.

Namun, manajer yang sukses juga memahami bahwa kebutuhan individu mereka tunduk pada tujuan organisasi yang lebih besar. Setelah rencana alokasi sumber daya ditentukan, manajer yang baik akan mendukung rencana keseluruhan dan bergerak maju untuk memaksimalkan hasil untuk keseluruhan entitas. Etika manajerial pribadi menuntut kesetiaan kepada organisasi yang beretika, dan kesuksesan membutuhkan kerja tim. Di sini, proses anggaran adalah alat yang dengannya tujuan yang lebih besar disepakati bersama, dan anggaran mencerminkan strategi khusus yang harus diikuti dalam upaya mencapai tujuan tersebut. Tanpa anggaran, sebuah organisasi dapat dihancurkan oleh pertengkaran terus-menerus tentang keputusan alokasi sumber daya kasus per kasus.

Keuntungan lain dari anggaran adalah bahwa mereka dapat berperan dalam mengidentifikasi kendala dan hambatan. Contoh pembangkit listrik sebelumnya dengan baik menggambarkan hal ini. Pengoperasian pembangkit listrik yang efisien dibatasi oleh pasokan gas alam. Anggaran yang dikembangkan dengan hati-hati akan selalu mempertimbangkan keterbatasan kapasitas. Manajer dapat belajar dengan baik sebelum produksi dan distribusi terhambat. Pengetahuan tentang masalah potensial semacam ini adalah langkah pertama untuk menyelesaikan atau menghindarinya.