Petty Cash: Pengertian, Fungsi, Metode, dan Contoh Laporannya

Pengertian Petty Cash
Dilansir situs Kemenkop UKM, petty cash atau yang disebut sebagai kas kecil adalah alat pembayaran harian yang bersifat rutin untuk kebutuhan operasional perusahaan. Kas kecil sendiri berbentuk uang tunai dalam jumlah sedikit yang dikhususkan untuk biaya kebutuhan perusahaan sehari-hari.

Transaksi pembelanjaan suatu barang menggunakan petty cash dapat dikelola oleh asisten bendahara maupun sekretaris, sehingga mereka bertugas untuk mencatat keluar masuknya dana. Maka dari itu, kewajiban seseorang yang memegang petty cash tak hanya sekadar mengatur pengeluaran saja, tapi juga perlu mencatat semua pengeluaran masuk dan keluar di dalam buku khusus petty cash.

Pengertian Petty Cash
Dilansir situs Kemenkop UKM, petty cash atau yang disebut sebagai kas kecil adalah alat pembayaran harian yang bersifat rutin untuk kebutuhan operasional perusahaan. Kas kecil sendiri berbentuk uang tunai dalam jumlah sedikit yang dikhususkan untuk biaya kebutuhan perusahaan sehari-hari.

Transaksi pembelanjaan suatu barang menggunakan petty cash dapat dikelola oleh asisten bendahara maupun sekretaris, sehingga mereka bertugas untuk mencatat keluar masuknya dana. Maka dari itu, kewajiban seseorang yang memegang petty cash tak hanya sekadar mengatur pengeluaran saja, tapi juga perlu mencatat semua pengeluaran masuk dan keluar di dalam buku khusus petty cash.

Fungsi Petty Cash
Ada sejumlah fungsi yang bermanfaat dari penerapan petty cash di dalam sebuah perusahaan. Dikutip dari situs Accounting Universitas Bina Nusantara, berikut beberapa fungsi dari petty cash:

1. Membayar Tagihan Perusahaan dalam Jumlah Kecil
Sebuah perusahaan tentu memiliki tagihan dengan jumlah yang berbeda-beda dalam periode tertentu. Nah, bila ada tagihan dalam jumlah kecil perusahaan bisa membayarnya dengan menggunakan petty cash.

2. Dana Cadangan Perusahaan
Dalam menjalankan bisnis, pelaku usaha harus siap menghadapi kebutuhan mendadak yang nggak pernah diprediksi sebelumnya. Untuk membayar semua kebutuhan mendadak tersebut, pihak perusahaan bisa menggunakan dana di dalam petty cash.

3. Sebagai Dana Langsung Perusahaan
Jika perusahaan harus membayar tagihan dalam jumlah yang banyak, maka bisa menggunakan petty cash. Jadi, perusahaan tidak perlu sampai kelimpungan karena mengurus tagihan serta membuat cek untuk membayarnya, sebab bisa dibayar terlebih dahulu dari dana di petty cash.

4. Lebih Cepat dalam Proses Pembayaran
Fungsi yang terakhir dari petty cash adalah agar perusahaan lebih cepat dalam proses pembayaran. Hal ini berlaku bagi sejumlah barang yang dibeli dengan dana yang tidak banyak, jadi daripada harus repot-repot membuat cek terlebih dahulu, pihak perusahaan bisa menggunakan dana yang ada di petty cash.

Metode Pengelolaan Petty Cash
Bagi detikers yang baru mendirikan usaha dan ingin mengelola petty cash, pastikan memahami sejumlah faktor-faktor penting terlebih dahulu, sehingga pengelolaan petty cash berjalan baik. Lantas, apa saja faktor tersebut? Dilansir dari situs Kemenkop UKM, berikut metode pengelolaan petty cash.

1. Langkah Pertama
Pemimpin usaha perlu menetapkan sejak awal berapa dana yang perlu disiapkan untuk petty cash. Tentu setiap perusahaan jumlahnya beragam, tergantung dari kebutuhan kegiatan harian usaha masing-masing.

2. Langkah Kedua
Setelah itu, buat kesepakatan soal barang apa saja yang nantinya akan dibayar menggunakan petty cash. Kemudian, buat pedoman dan prosedur agar transaksi yang dilakukan dapat jelas penggunaannya, dalam hal ini pembatasan biaya yang dibelanjakan terhadap barang tertentu juga dapat diberlakukan.

3. Langkah Ketiga
Jika sudah, tahap selanjutnya yakni melatih asisten atau sekretaris yang ditunjuk sebagai pemegang petty cash. Cara ini dilakukan agar mereka paham fungsi dan pentingnya petty cash bagi operasional perusahaan.

4. Langkah Keempat
Seluruh transaksi yang dilakukan oleh perusahaan perlu dicatat secara rinci. Bila perlu, simpan bukti pembayaran seperti kwitansi atau slip harga, hal ini dilakukan sebagai bukti kalau barang tersebut telah dibeli menggunakan petty cash.

Selain itu, akun ATM untuk menyimpan dana petty cash harus dibuka secara khusus agar lebih mudah dikelola oleh perusahaan. Usahakan agar dana petty cash tidak bercampur dengan dana yang lain, sehingga tidak membingungkan dalam pencatatan.

5. Langkah Kelima
Dana petty cash dapat disimpan di dalam kotak aman yang telah terkunci. Perlu diingat, simpan petty cash sebaik mungkin dan jangan sampai diketahui oleh karyawan lain.

6. Langkah Keenam
Langkah yang terakhir, saat rekonsiliasi bulanan maka pengeluaran dari petty cash bisa diaudit. Apabila dalam evaluasinya terjadi perubahan kebutuhan, maka dapat dilakukan keputusan berikutnya sesuai kebijakan masing-masing perusahaan. Setelah itu, semuanya akan tercatat dan dimasukkan ke dalam buku besar akuntansi.