Semua orang yang terjun ke dunia bisnis tentu memiliki harapan untuk bisa mendapatkan keuntungan dan pemasukan secara mandiri tanpa bergantung pada orang lain. Dalam menjalankan bisnis, selain memiliki semangat dan konsistensi yang tinggi, pastikan pula untuk memahami segala hal yang berkaitan dengan keuangan dan cara manajemennya. Hal ini berlaku baik pada bisnis berskala kecil ataupun besar.

Salah satu contoh cara manajemen keuangan yang penting untuk dipahami adalah menyiapkan petty cash. Apa yang dimaksud dengan petty cash? Secara sederhana, yang dimaksud dengan petty cash adalah kas kecil yang sudah disiapkan dalam sebuah bisnis atau perusahaan.

Apa Tujuan Mencatat Petty Cash?

Disiapkannya petty cash atau kas kecil ini bukan tanpa alasan. Hal ini dikarenakan adanya kas tersebut ternyata bisa memberi beragam manfaat yang penting dalam aktivitas dalam sebuah bisnis. Pada perusahaan besar pun keberadaan kas kecil ini penting untuk mendapatkan berbagai tujuan, antara lain sebagai berikut.

• Menghindari prosedur pengambilan dana yang tidak efisien serta tidak ekonomis saat terdapat pengeluaran mendadak dengan nominal yang terbilang kecil.
• Memudahkan karyawan agar dapat melakukan pelayanan yang maksimal, tapi mengalami masalah di sejumlah hal. Dengan begitu, adanya petty cash mampu untuk memenuhi kebutuhan guna memberikan pelayanan tersebut sehingga relasi pihak mitra dengan perusahaan bisa terjaga. 
• Mempercepat proses realisasi dari sebuah kegiatan yang memerlukan dana secara mendadak, cepat, serta tidak direncanakan sebelumnya. 
• Mampu mengatasi kendala perlengkapan maupun kebutuhan kantor dan bisnis yang telah habis, namun harus dipenuhi kembali dengan segera.

• Metode Dalam Penggunaan Petty Cash

  Dalam menggunakan petty cash, ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh pihak perusahaan. Metode tersebut dipilih berdasarkan dari kebijakan dan kebutuhan perusahaan, dilakukan dengan pencatatan yang lengkap dan akurat, serta berkaitan dengan tahapan terkait penggunaan dana tersebut. Berikut adalah 2 metode penggunaan petty cash.

• Metode Tetap atau Imprest Fund System

  Metode pertama dalam penggunaan petty cash adalah metode imprest atau metode tetap. Pada metode ini, jumlah dana pada rekening atau kas kecil akan tetap sama. Perubahan yang terjadi dalam kas tersebut akan langsung digantikan dengan sejumlah dana yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu, sebagai contoh, satu minggu atau satu bulan sekali. 

  Umumnya, saat terjadi transaksi pada kas kecil, penggunanya tidak akan melakukan pencatatan secara langsung. Melainkan, pengguna akan mengumpulkan bukti transaksinya terlebih dulu.

  Ciri khas dari penggunaan metode tetap ini terletak pada pengisian dananya kembali. Pengisian dana akan dilakukan dengan menyesuaikan pengeluaran yang terjadi. Hal ini membuat jumlah dana pada kas tersebut akan selalu sama dengan nominal yang sudah ditetapkan. 

  Terkait pencatatannya pun baru dilakukan saat jumlah dana yang terdapat pada petty cash sudah tak lagi dianggap cukup dan perlu dilakukan pengisian kembali. Langkah operasional metode ini diawali dengan pemberian uang dengan nominal tertentu pada pemilik kas kecil agar bisa digunakan untuk memenuhi kebutuhan mendesak. 

• Metode Fluktuatif atau Fluctuating Fund System

  Metode lain yang biasa digunakan pada penggunaan petty cash adalah metode fluktuatif. Berbeda dengan metode sebelumnya, jumlah petty cash dalam metode ini ditetapkan sesuai dengan kebutuhan. Dalam kata lain, metode ini membolehkan nominal dana pada kas kecil untuk berubah dari nominal awalnya, atau saat pertama kali disiapkan. 

  Contoh petty cash dengan metode ini adalah saat awal disiapkan, dananya berjumlah 1 juta. Lalu, saat tiba waktu pengisiannya kembali, perusahaan boleh menambah atau mengurangi jumlah kas kecil ini sesuai kebutuhan atau kebijakannya. Artinya, jumlah petty cash bisa berubah dan tidak harus sama dengan nominal maupun saldo awalnya, baik itu berkurang atau bertambah.

  Terkait pencatatan finansial pada transaksi yang dilakukan menggunakan petty cash wajib dicantumkan pada jurnal dengan melakukan debit biaya dan kredit perkiraan. Nominal dana yang ada pada kas kecil bakal disesuaikan dengan perkembangan dari kebutuhan penggunanya.