Tidak ada proyek tanpa risiko. Dalam manajemen proyek Anda terus-menerus dihadapkan dengan (perubahan) perubahan dan karena itu dengan peluang dan risiko. Bahkan dengan perencanaan terbaik, tidak semuanya bisa diantisipasi. Terutama tidak di dunia yang penuh dengan volatilitas, ketidakpastian dan kompleksitas.

Oleh karena itu, manajemen proyek tanpa manajemen risiko adalah "tidak boleh". Tugas manajemen risiko juga menjadi semakin kompleks dan berkisar dari identifikasi risiko hingga penilaian risiko dan manajemen risiko hingga pemantauan risiko. Sasaran dalam setiap fase adalah: Mengenali peluang dan ancaman untuk proyek sedini mungkin dan mencegah atau meminimalkan kerusakan dengan memulai tindakan. 

Berikut ini, sebagai prasyarat paling penting untuk manajemen risiko yang sukses.

Diskusikan risiko secara terbuka

Risiko tidak boleh ditekan, tetapi harus ditangani secara terbuka. Juga konsekuensi yang mungkin terjadi. Hal-hal berikut juga harus diperhitungkan: Risiko dapat berupa penyimpangan negatif (ancaman) tetapi juga penyimpangan positif (peluang) dari tujuan proyek. Baik bahaya maupun peluang perlu dikenali.

Menganggap Serius Ketakutan

Secara khusus, perubahan, kompleksitas, dan ketidakpastian memicu perasaan pada orang yang tidak pernah sepenuhnya dapat dihitung dan ditafsirkan. Mereka kemudian mencoba, misalnya, untuk menghindari perubahan yang mereka anggap mengancam. Ketika mereka merasa ketakutan mereka tidak dianggap serius, orang bisa sangat merusaknya—dengan penolakan, gosip, dan sinisme.

Identifikasi risiko bersama

Identifikasi risiko bukan hanya tugas manajemen proyek. Semua anggota tim, pemangku kepentingan dan juga klien proyek harus terlibat di sini dan menjelaskan risiko dari area mereka. Analisis proyek serupa sebelumnya dan lainnya juga bisa sangat membantu.

Mengkategorikan Risiko

Memecah risiko ke dalam kategori, misalnya risiko teknis, risiko biaya, risiko tenggat waktu, risiko sumber daya, risiko kualitas, risiko pribadi, risiko hukum/kontrak, dll., merupakan bantuan untuk sepenuhnya menentukan semua risiko proyek. , semua risiko dicatat secara tertulis dalam tabel risiko bersama .

Nilai dan analisis

Risiko yang diidentifikasi harus dievaluasi dalam hal kemungkinan terjadinya, misalnya dalam kategori berikut: Sangat mungkin, mungkin, mungkin dalam kondisi tertentu dan tidak mungkin. Wisuda dalam langkah persentase juga dimungkinkan. Selanjutnya, jumlah kerusakan moneter harus dihitung jika risiko benar-benar terjadi. Probabilitas terjadinya dikalikan dengan perkiraan jumlah kerusakan ini menghasilkan anggaran yang harus tersedia sebagai penyangga risiko selain anggaran proyek yang sebenarnya.

Selalu tunjukkan anggaran risiko

Sayangnya, masih banyak organisasi yang tidak menyediakan anggaran risiko karena "yang tidak boleh tidak bisa". Tetapi bahkan dalam kasus ini, manajemen proyek harus mengidentifikasi anggaran risiko. Manajemen proyek bukanlah "overhead administratif" di mana data dimasukkan berdasarkan template yang disediakan oleh organisasi, melainkan asumsi tanggung jawab keseluruhan untuk pelaksanaan tugas sementara, kompleks dan berisiko. Ini berarti bahwa manajer proyek melaporkan anggaran risiko untuk proyek dan bukan (hanya) untuk lini.

Rencanakan langkah-langkah manajemen risiko

Jika kemungkinan risiko berada di atas risiko proyek yang dapat diterima, tindakan pencegahan untuk manajemen risiko harus direncanakan. Pertanyaan-pertanyaan berikut sangat membantu: Bagaimana risikonya dapat dikurangi? Bagaimana Anda bisa mengurangi kemungkinan terjadinya? Bagaimana cara mengurangi dampak dan akibat negatifnya? Apakah langkah-langkah yang ditetapkan dapat dibenarkan dalam hal biaya? Biaya untuk tindakan pengurangan risiko (misalnya biaya asuransi) harus diperhitungkan dalam biaya proyek – ditampilkan secara terpisah.

Mengembangkan Rencana Krisis

Ukuran lain yang berguna untuk manajemen risiko adalah pembuatan rencana B/rencana krisis. Jika yang terburuk datang ke yang terburuk, ini siap untuk tangan, mengatur prosedur dan tanggung jawab dan memungkinkan tindakan cepat untuk diambil. Namun, risiko profesional dan manajemen proyek juga ditandai dengan fakta bahwa proyek tidak dilaksanakan jika analisis risiko menunjukkan bahwa risikonya pasti terlalu tinggi.

Pemantauan terus menerus

Selama keseluruhan proyek, manajer proyek harus secara teratur memeriksa apakah risiko yang teridentifikasi masih berlaku, apakah kemungkinan terjadinya dan/atau potensi risiko telah berubah dan apakah risiko baru telah muncul. Karena tidak ada yang diperbaiki - bahkan risikonya!