Banyak perusahaan menginginkan biaya penyimpanan yang lebih rendah, tetapi pada saat yang sama ingin mencapai ketersediaan produk yang lebih tinggi. Kedua tujuan berada dalam konflik klasik: di satu sisi, tingkat stok yang tinggi menyebabkan ketersediaan dan kesiapan pengiriman yang tinggi, di sisi lain, itu juga memerlukan biaya penyimpanan yang tinggi. Yang terakhir memiliki pengaruh kuat pada likuiditas perusahaan Anda.

Jadi apa cara untuk mengurangi biaya penyimpanan

Definisi dan komposisi biaya penyimpanan

Pada dasarnya perusahaan manufaktur atau perusahaan dagang memiliki gudang yang berfungsi untuk menjamin ketersediaan barang yang dibutuhkan secara optimal.

Biaya penyimpanan mencakup semua biaya yang timbul dengan penyimpanan produk awal, penyediaan produk antara dan barang jadi.

Biaya-biaya yang terjadi di gudang dapat dirinci sebagai berikut:

a)   Biaya personil  (upah, gaji dan iuran jaminan sosial untuk staf yang bekerja di gudang)

b)       Biaya ruang penyimpanan  (sewa, biaya perawatan, listrik, bunga, dll)

c)        Biaya untuk barang yang disimpan  (dibagi menjadi biaya komitmen modal, biaya asuransi dan biaya risiko penyimpanan)

d)   Biaya subsidi  (depresiasi, biaya perawatan, biaya perbaikan, biaya operasional seperti listrik atau minyak, premi asuransi)

e)       Biaya bahan  (bahan kemasan, perlengkapan kantor)

Selanjutnya biaya penyimpanan juga dapat dibagi menurut jenisnya menjadi  biaya tetap  dan  biaya variabel . Ada biaya tetap untuk gaji dan sewa, sedangkan biaya variabel meliputi barang yang disimpan, biaya material dan biaya untuk subsidi.

1. Inventaris

Ciptakan transparansi di gudang Anda! Langkah pertama adalah saham Anda dan biaya komitmen modal. Untuk melakukan ini, tentukan stok saat ini. Jika inventaris dilakukan sebelumnya, Anda dapat menggunakan data ini. Selain pencatatan kuantitatif, penilaian moneter atas persediaan juga penting.  

Setelah mengambil stok, Anda harus membuka kedok penjual lambat yang menghabiskan ruang penyimpanan yang berharga. Singkirkan no-mover, karena mereka tidak menghasilkan penjualan apa pun.

Selanjutnya dapat dilakukan optimasi inventori yang komprehensif. Anda ingin menciptakan ketersediaan yang optimal untuk semua bahan yang dibutuhkan secara rutin tanpa menyimpan stok yang berlebihan. Pertimbangkan strategi pengoptimalan  inventaris berikut untuk membuat tingkat inventaris yang optimal. 

2. Biaya komitmen modal

Sebagai aturan, biaya komitmen modal merupakan proporsi terbesar dari biaya penyimpanan.Opportunity cost ini timbul dari komitmen modal dalam bentuk persediaan, yang belum dapat digunakan secara menguntungkan. Biaya modal dihitung dengan mengalikan nilai persediaan rata-rata dengan tingkat bunga yang diperhitungkan sebelumnya.

Jika Anda membeli barang dan bahan mentah di muka atau jika pelanggan Anda diberikan jangka waktu pembayaran yang lama, Anda tidak perlu mengikat modal kerja. Periode pembayaran yang lebih pendek membantu.

3. Kurangi risiko penyimpanan

Barang-barang di gudang dapat menjadi usang, rusak atau bahkan dicuri dan dapat sebagian atau tidak ditanggung sama sekali oleh asuransi. Sistem ERP dapat membantu Anda mencegah makanan rusak dengan mengelola nomor batch . Ini memantau barang Anda dan menentukan periode penyimpanan maksimumnya (bahkan untuk barang yang tidak mudah rusak).  

4. Proses yang dioptimalkan

Pertama, sistem pengiriman dapat disesuaikan. Dengan konsep just-in-time, barang yang dibutuhkan dikirimkan tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat untuk menekan biaya penyimpanan serendah mungkin. Secara teoritis, biaya penyimpanan paling rendah dengan ukuran lot 1. Di sisi lain, ukuran lot ini akan meningkatkan biaya yang ditetapkan untuk pesanan dan edisi. Karena hal ini tidak praktis, Anda harus melakukan perkiraan permintaan agar dapat menentukan ukuran lot yang sesuai untuk jumlah pesanan bisnis Anda.

5. Penyimpanan buffer dan dropshipping

Menyiapkan gudang call-off buffer memiliki keuntungan yang jelas: Anda menghemat biaya untuk kapasitas penyimpanan Anda sendiri dan membatalkan barang yang dibutuhkan dari pemasok Anda bila diperlukan. Dengan demikian, lead time pengisian ulang dikurangi seminimal mungkin, karena hanya terdiri dari waktu penanganan dan pengangkutan.

Anda juga menghemat biaya penyimpanan dengan konsep smart dropshipping . Dengan dropshipping, Anda menawarkan produk di toko web Anda tanpa memiliki stok sendiri atau tanpa memiliki gudang sama sekali. Ketika pelanggan Anda mengirimkan pesanan, itu dibagikan dengan grosir dropshipping. Ini mengambil alih pengiriman langsung ke pelanggan. 

6. Perjanjian Kerangka

Juga periksa apakah Anda dapat memperbaiki kondisi dengan pemasok Anda. Salah satu kemungkinan penghematan biaya dapat dicapai dengan kesepakatan kerangka kerja mengenai harga, syarat pembayaran dan pengiriman.

Tujuan utama dari perjanjian kerangka kerja adalah untuk menurunkan harga pembelian Anda. Selain itu, bagaimanapun, seringkali mungkin untuk menyepakati waktu penggantian yang jauh lebih singkat daripada dengan pesanan individu. Karena pemasok dapat merencanakan bahannya dengan sub-pemasoknya dengan pandangan ke depan.

Rekomendasi tindakan untuk mengurangi biaya penyimpanan

Strategi yang disajikan dapat membantu Anda mengurangi biaya penyimpanan. Namun, dari ukuran tertentu perusahaan Anda, manajemen gudang yang optimal hanya dapat dicapai dengan dukungan perangkat lunak. Sistem ERP atau ERP dapat membantu di sini dan mendukung Anda dalam proses berikut:

·       inventaris 

Sistem mengevaluasi dan memantau inventaris

Perhitungan mudah dari jumlah pesanan yang optimal

Pemberitahuan otomatis ketika stok minimum di gudang bahan baku atau pengiriman tercapai

·       Proses yang dioptimalkan 

perencanaan yang tepat dari proses gudang

proses yang efisien untuk distribusi dan pergudangan

sekilas tentang tokoh kunci rantai pasokan penting

·       Kurangi risiko penyimpanan 

Perlindungan terhadap pembusukan makanan/bahan mentah dll dengan mengelola nomor batch

Dengan bantuan solusi ERP atau sistem ERP, manajer gudang dapat membuat keputusan berdasarkan jumlah yang beralasan untuk menjaga biaya penyimpanan tetap rendah dalam jangka panjang.