Apa itu Sistem Dana Tetap?

Terdapat beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mengelola dana kas kecil, namun sistem dana ini dikenal sebagai salah satu metode akuntansi yang paling efisien. Hal tersebut mengacu pada saat Anda ingin mengisi kembali dana kas kecil pada jumlah uang yang sebelumnya sudah Anda tentukan.

Sistem dana tetap dari kas kecil ini akan menggunakan dokumentasi, seperti tanda terima kas kecil dan voucher agar bisa menentukan banyaknya dana yang harus diisi ulang dan jumlah aslinya.

Jadi, jika terdapat dana sebesar satu juta rupiah di awal bulan, dan 750 ribu rupiah Anda belanjakan selama satu bulan kedepan, maka jumlah kuitansi-nya harus sama dan jumlah tersebut harus dikembalikan dari rekening umum ke rekening kas kecil di awal bulan selanjutnya.

Bagaimana Cara Kerja Akun Dana Tetap?

Sistem ini mempunyai dua bagian utama, yaitu:

• Karyawan dikreditkan dengan jumlah yang mereka sudah belanjakan agar pengeluaran kas kecil setelah memberikan tanda terima diperoleh
• Semua dana diisi ulang ke jumlah asli di akhir periode waktu tertentu.

Agar lebih jelas lagi, katakanlah kotak kas kecil Anda diisi dengan uang sebesar 1 juta rupiah. Lalu, setiap kali ada karyawan yang mengeluarkan biaya kas kecil, maka mereka harus membawa tanda terima atau  faktur ke kasir kas kecil tersebut.

Bila disetujui, maka pengeluaran nantinya akan didebet dari kas kecil dan dikreditkan pada karyawan yang mengeluarkan uang sebanyak 100 ribu rupiah. Lalu, tanda terima untuk pembelian asil dan dokumen lainnya akan menghasilkan voucher kas kecil dan dicatat dalam buku kas kecil imprest.

Di setiap akhir periode akuntansi, dana kas kecil harus dikembalikan sebesar 100 ribu rupiah, jadi jumlahnya akan kembali lagi ke awal, dan pos pengeluaran umum perusahaan tersebut. Jumlah yang diberikan pada dana kas kecil harus sesuai dengan jumlah yang dibelanjakan selama satu periode akuntansi tersebut dan sesuai dengan nilai total penerimaan.

Jumlah uang yang digunakan untuk mengisi kembali kas kecil ke jumlah dana awal nantinya akan dicatat ke dalam buku besar umum sebagai pengeluaran kas kecil

Manfaat Menggunakan Sistem Dana Tetap untuk Bisnis

Secara umum, sistem ini dianggap sebagai sistem terbaik dalam mengelola kas kecil. Pasalnya, setiap pembelian harus bisa terdokumentasi, sehingga akan sulit sekali untuk melakukan kecurangan. Nah, beberapa manfaat dalam menggunakan sistem dana tetap adalah sebagai berikut:

1. Meminimalisir Pembelian yang Tidak Sah

Bila dibandingkan dengan sistem terbuka, pemegang kas kecil akan diberikan nominal tanpa adanya periode pengeluaran. Setelah dibelanjakan, maka pemegang kas kecil nantinya akan meminta lebih banyak dari akun pengeluaran umum.

Hal tersebut dinilai sebagai metode yang kurang baik bila dibandingkan dengan sistem dana tetap, karena di dalamnya tidak mendorong adanya konservasi pengeluaran.

Tanpa adanya suatu pedoman, maka orang akan cenderung membelanjakan uang untuk pembelian yang tidak perlu dan juga tidak saj. Tapi, dokumentasi yang disertai dengan sistem imprest akan mampu mencegah hal tersebut.

2. Manajemen Kas yang Lebih Ramping

Kas kecil yang terbuka akan menyebabkan pengeluaran yang dialokasikan pada kas kecil tidak pernah bisa dibelanjakan. Namun, masalah tersebut tidak akan Anda temui pada sistem dana tetap.

Sistem kas kecil yang terbuka artinya akan tetap ada periode tetap untuk membelanjakan uang, dan dana tersebut kemudian diberikan dalam jumlah yang sesuai dengan pengeluaran, bahkan jika jumlah penuhnya tidak dibelanjakan. Hal tersebut tergolong kompleks karena dana kas kecil bisa saja menumpuk.